1. ¿Cómo funciona la conversión de correo electrónico a fax?

2. Pasos habituales para enviar fax por correo electrónico

3. ¿Cómo funciona el fax por correo electrónico?

4. Ventajas de usar el correo electrónico como fax y el fax como correo electrónico

5. Cómo enviar un correo electrónico a un fax usando GFI FaxMaker online

6. Cómo recibir un fax desde el correo electrónico usando GFI FaxMaker online

7. Blogs

8. Recursos de GFI de correo electrónico a fax/fax a correo electrónico

¿Cómo funciona la conversión de correo electrónico a fax?

Ya sea enviando faxes desde su cliente de correo electrónico o mediante una aplicación empresarial, el envío de faxes por correo electrónico ofrece a los usuarios la posibilidad de enviar faxes mediante un proceso eficaz que salva la distancia entre su necesidad de emplear el correo electrónico y la necesidad de los destinatarios de recibir faxes.

Los usuarios pueden enviar faxes directamente desde su cliente de correo electrónico estándar cuando usan una solución de fax electrónico. Realmente no hay curva de aprendizaje porque la mayoría de la gente ya sabe enviar correo electrónico. Y el proceso puede aumentar la productividad, puesto que los usuarios ya no tienen que imprimir un documento y enviarlo de forma manual desde una máquina de fax tradicional.

Con la mayoría de las soluciones de correo electrónico a fax, el usuario final puede enviar un correo electrónico a faxnumber@domain.com (donde domain.com es un dominio de fax personalizado) o a un contacto de fax de empresa de Outlook. Desde la perspectiva del usuario, este crea el correo electrónico, le pone una dirección, añade notas al asunto y/o al cuerpo, adjunta los documentos de fax deseados y hace clic en enviar.

Con las soluciones típicas de fax electrónico, la información acerca del remitente y el destinatario del fax, así como los campos de asunto y cuerpo del correo electrónico, se incluirán en la portada. Esto permite utilizar plantillas de portada que pueden usarse de forma dinámica en lugar de obligar al usuario a crear una portada personalizada cada vez que desee enviar un correo electrónico por fax. La inclusión del asunto y el cuerpo del mensaje de correo electrónico permite al usuario añadir instrucciones a la portada, de modo que pueda replicar la adición de notas manuales con el proceso de envío de correo electrónico a fax.

La solución de fax electrónico convierte el correo electrónico en fax para enviarlo mediante la red telefónica al destinatario remoto. Una vez completada la transmisión del fax, la solución de fax suele enviar un correo electrónico al remitente para informarle de si su envío de correo electrónico a fax se ha llevado a cabo correctamente o no. Normalmente, también se incluye el motivo del fallo y una opción para reintentar el fax.

La función de envío de correo electrónico a fax también permite una fácil integración con aplicaciones de terceros. Muchas organizaciones envían faxes mediante una aplicación empresarial, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), facturación o contabilidad. Con algunas de estas aplicaciones, el flujo de trabajo de correo electrónico a fax puede ser configurado por el administrador de TI, mientras que otras pueden requerir la personalización por parte del proveedor de software.

Aunque los detalles varían con las diferentes soluciones de fax electrónico, los pasos habituales para enviar un fax por correo electrónico son los siguientes:

1. Abra un nuevo correo electrónico

2. Introduzca el número de fax "Para" en la dirección de correo electrónico

3. Escriba el asunto y el cuerpo del mensaje

4. Adjunte cualquier documento

5. Envíe el correo electrónico: el servicio de fax convierte la información del correo electrónico en un fax y llama al número de fax

6. Reciba la confirmación: el servicio de fax enviará un correo electrónico confirmando si el fax se ha transmitido con éxito

¿Cómo funciona el fax por correo electrónico?

El proceso de fax a correo electrónico permite al remitente usar una máquina de fax tradicional, un servicio de fax o un servidor de fax para enviar el documento en tiempo real a través de la red telefónica, pero brinda al destinatario la comodidad de la entrega por correo electrónico. La implantación de una solución de fax electrónico acorta la distancia entre el fax y el correo electrónico.

Tanto si se implementan como un servicio en línea o un servidor de fax en red, estos sistemas suelen ofrecer varias opciones para entregar los faxes entrantes al usuario a través del correo electrónico. La primera consideración es el enrutamiento de los faxes entrantes. Mientras que los sistemas de fax electrónico sencillos permiten entregar los faxes a un único destinatario para su distribución manual, las soluciones más avanzadas incluyen opciones de enrutamiento dinámico para la entrega automática.

Por ejemplo, a cada usuario o departamento se le puede asignar un número de fax único para que reciba el fax por correo electrónico directamente en su buzón. Esto no solo permite que el usuario tenga una experiencia más eficiente, sino que también permite a la organización controlar la entrega de tráfico de fax confidencial y garantizar que únicamente el destinatario correcto pueda ver la información.

Si lo comparamos con el fax tradicional, que imprimía las páginas de fax recibidas donde podía verlas cualquiera que pasara por allí, el proceso de fax a correo electrónico supone una mejora considerable de las prácticas de seguridad de la organización.

Desde el punto de vista del usuario final, la posibilidad de recibir el fax como archivo PDF o TIF presenta dos ventajas claras con respecto a las máquinas de fax estándar. Además de trabajar de forma más productiva con la entrega del fax por correo electrónico en vez de visitar la máquina de fax, también pueden integrar con facilidad el envío de faxes en sus flujos de trabajo empresariales, ya que el fax ya está en formato electrónico.

Si bien los detalles varían con las distintas soluciones de fax electrónico, los pasos habituales para enviar un fax a una dirección de correo electrónico son:

1. Preparación y envío del fax desde una máquina de fax

2. El servicio de fax responde a la línea de fax y la máquina de fax envía los datos de fax al servicio de fax

3. El servicio de fax almacena el fax recibido

4. El servicio de fax convierte los datos de fax en una copia PDF del fax y la envía como correo electrónico a la dirección o direcciones de correo electrónico indicadas

Ventajas de usar el correo electrónico como fax y el fax como correo electrónico

Antes se creía que los faxes independientes serían sustituidos por la mensajería por correo electrónico. Pero el correo electrónico no siempre puede garantizar ser una forma de comunicación tan segura como el fax.

Por ejemplo, un mensaje de correo electrónico y su contenido pueden archivarse en cualquier número de servidores. La transmisión de información a través del correo electrónico también se enfrenta a problemas con organismos y normativas de cumplimiento, como la HIPAA, que exigen una mayor seguridad.

A diferencia de los correos electrónicos, un fax no puede emplearse para:

• almacenar un virus

• phishing

• dañar la seguridad de la red de una empresa

Se estima que actualmente se utilizan en el mundo unos 125 millones de máquinas de fax, y se compran cerca de seis millones nuevas cada año. Según una encuesta de 2012, el 85 % de las empresas estadounidenses recurren al fax de alguna forma.

Existen tres motivos principales por los que el fax continúa siendo importante para estas organizaciones:

1. Obtener una línea telefónica y una máquina de fax es todavía la forma más sencilla y menos técnica para que una pequeña empresa empiece a comunicarse con el mundo exterior.

2. Muchas empresas, especialmente las del ámbito sanitario, jurídico y de seguros, están obligadas a transmitir datos por fax por cuestiones de cumplimiento normativo.

3. Las empresas mantienen aplicaciones heredadas, como sistemas de compras y facturación, que únicamente pueden transmitir un documento por fax.

El proceso relativamente sencillo de configurar una solución integrada de fax en red puede incrementar considerablemente la eficacia y la productividad de una empresa. Con una solución de fax en red, pueden ahorrarse miles de dólares solamente en costes de mano de obra. Además, los faxes pueden ser más seguros, prepararse fácilmente y añadir una apariencia de profesionalidad a las comunicaciones comerciales de la empresa.

Al emplear las tecnologías existentes, como las aplicaciones de procesamiento de textos y mensajería, una organización obtiene mayores beneficios de las aplicaciones existentes sin costes adicionales en software ni gastos adicionales en formación. La solución de fax en red integrada ofrece un alto rendimiento de la inversión y realmente no hay curva de aprendizaje: sus beneficios pueden obtenerse prácticamente en cuestión de minutos.

EJEMPLO

Cómo enviar un correo electrónico a un fax usando GFI FaxMaker online

Una solución de fax integrada muy popular es GFI FaxMaker Online. Se trata de un servicio de fax por Internet que no necesita instalación. La solución ofrece muchas de las mismas ventajas que otras soluciones de fax, como que no hay que comprar, instalar ni configurar costosos equipos o programas de fax. Tampoco hay necesidad de comprar papel, tóner o contar con complejos sistemas telefónicos.

Con GFI FaxMaker Online, los usuarios pueden enviar faxes de forma directa desde su cliente de correo electrónico creando un mensaje y rellenando los siguientes datos:

• Asunto

• Mensaje de correo electrónico en el cuerpo

• Archivos adjuntos

• Destinatario del fax

Puede adjuntar hasta cinco archivos que estén en un formato de archivo compatible. GFI FaxMaker Online añade el contenido de los archivos adjuntos al fax. El tamaño total de todos los archivos adjuntos no puede superar los 20 MB.

En el campo Para, introduzca el número de fax del destinatario. A continuación, introduzca el número de fax en el siguiente formato: faxnumber@gfifax.com. Sustituya faxnumber por el número de fax completo del destinatario. Puede introducir hasta doscientos números de destinatario, usando el mismo formato para cada uno y separados por punto y coma (;).

Notas importantes para el envío de faxes

1. El número de fax debe incluir siempre el símbolo de llamada internacional "+", el prefijo del país y el prefijo de la zona. Esto también se aplica cuando se envían faxes de forma local, por ejemplo, de Nueva York a Nueva York.
   Para más información, consulte Especificar destinatarios de fax.

2. GFI FaxMaker Online acepta correos electrónicos de hasta 20 MB. El tamaño total de todos los archivos adjuntos y del contenido del correo electrónico no puede superar este límite. Algunos servidores de correo electrónico limitan el tamaño de los mensajes a un valor inferior (por ejemplo, 15 MB). En este caso, envíe faxes que sean más pequeños que el límite del servidor de correo.

3. El remitente de fax debe estar incluido en la lista de usuarios de GFI FaxMaker Online. Los remitentes que no tengan una cuenta configurada en GFI FaxMaker Online no podrán enviar faxes.
   Para más información, consulte Usuarios.

4. Tras enviar un fax, se notifica al usuario el estado del fax mediante informes de transmisión. Para más información, consulte Informes de transmisión.

Para obtener más información, consulte la Guía de primeros pasos.

EJEMPLO

Cómo recibir un fax desde el correo electrónico usando GFI FaxMaker online

Un usuario que tenga un número de fax dedicado puede recibir faxes a través de GFI FaxMaker Online. De forma predeterminada, los faxes recibidos se reenvían al usuario por correo electrónico. Las aplicaciones de terceros se pueden configurar para descargar correos electrónicos directamente desde los servidores de GFI FaxMaker Online a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API).

Cuando se recibe un fax, GFI FaxMaker Online lo convierte a un formato configurable, como un PDF.

En función del número al que se haya recibido el fax, GFI FaxMaker Online envía el fax por correo electrónico a la dirección de correo electrónico receptora. El correo electrónico incluye un informe de fax y el archivo de fax como archivo adjunto.

Para obtener más información, consulte Configuración de fax del usuario.

Blogs