1. Pourquoi la sécurité est cruciale lors de la transmission d'informations?

2. Problèmes de sécurité des e-mails

3. Problèmes de sécurité des fax

4. Avantages du fax en réseau pour éviter les problèmes de sécurité

5. Qu'est-ce qui est le plus sûr ? le fax ou l'e-mail ?

6. Assurer la sécurité avec les solutions de fax réseau de GFI Software

7. Blogs

8. Ressources sur la sécurité des fax

Pourquoi la sécurité est-elle cruciale lors de la transmission d'informations ?

Lors de la transmission de documents, les organisations ne veulent pas que des informations sensibles soient interceptées et tombent entre de mauvaises mains :

• Une violation de transmission peut exposer des informations personnelles telles que des numéros de téléphone, des numéros de sécurité sociale et des dossiers financiers qui peuvent ensuite être exploités par des pirates informatiques.
  
  Des secrets commerciaux exclusifs peuvent être volés, entraînant la perte de millions de dollars pour une entreprise.
  
  La divulgation par inadvertance de dossiers de clients peut entraîner le mécontentement de ces derniers, voire des litiges.
  
  Les institutions médicales et financières peuvent se voir infliger des amendes considérables par les instances dirigeantes si les règles de sécurité - telles que le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) aux États-Unis et le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe - ne sont pas strictement respectées.

Quel type de transmission est le plus sûr : l'e-mail ou le fax ? L'e-mail et le fax présentent tous deux des avantages et des risques en matière de sécurité.

Problèmes de sécurité des e-mails

De nombreuses personnes pensent que les e-mails sont sécurisés parce que leurs programmes peuvent être cryptés et qu'il existe généralement une procédure de connexion et de mot de passe. Les ordinateurs peuvent se prémunir contre les cyberattaques grâce à des pare-feu et des programmes anti-malware. En outre, les e-mails peuvent être envoyés à des personnes spécifiques sur leur ordinateur, contrairement aux fax qui peuvent être transmises à une machine centrale dans un espace très fréquenté.

Cependant, l'utilisation du courrier électronique pour la transmission d'informations sensibles présente encore de sérieux risques:

• Les e-mails peuvent contenir des pièces jointes malveillantes, telles que des logiciels espions ou des virus qui contournent les pare-feu et infectent l'ordinateur du destinataire.

• Les escroqueries de type "phishing" peuvent inciter les destinataires du courrier électronique à fournir des mots de passe et d'autres informations sensibles.

• Il peut être plus difficile d'envoyer des documents juridiquement contraignants par courrier électronique - et certains organes gouvernementaux n'acceptent pas la transmission de documents juridiques autrement que par télécopie.

• Les comptes de messagerie peuvent être piratés et les informations sensibles peuvent être corrompues ou volées.

• Les filtres peuvent rediriger les messages directement vers des boîtes de courrier indésirable, de sorte qu'un destinataire peut attendre un document urgent et manquer des échéances critiques.

Les messages électroniques sont arrêtés à de nombreux "points de contrôle" avant d'atteindre le destinataire, tels que les pare-feu, les fournisseurs de services Internet, les serveurs, les contrôleurs de virus et peut-être même les robots de collecte de données. À chaque point de contrôle, il y a une possibilité d'interception et de piratage. Bien que l'e-mail original puisse être crypté, il est ensuite sauvegardé, copié et transféré sans aucune forme de cryptage.

Problèmes de sécurité des fax

Toutes les transmissions par fax utilisent le réseau téléphonique public commuté (RTPC) qui assure une transmission point à point, ce qui la rend plus sûre que l’e-mail. Un fax envoyé est converti en binaire base64 à sa source, voyage via le RTPC et est ensuite réassemblée sur le fax du destinataire. Le RTPC est beaucoup moins susceptible d'être piraté, car il nécessiterait un accès manuel direct à la ligne téléphonique. Même dans ce cas, un fichier intercepté apparaîtrait comme un simple bruit et serait donc illisible.

Bien que le piratage ne soit pas un risque majeur, l'envoi de documents par télécopie n'élimine pas tous les problèmes de sécurité potentiels. Par exemple, lors de l'utilisation d'un télécopieur traditionnel, il suffit de taper un mauvais chiffre pour envoyer des informations confidentielles à une destination non voulue. Dans un cas, sept cabinets médicaux du Texas ont accidentellement faxé des dossiers de patients sensibles à une station de radio locale.1 Bien qu'un expéditeur puisse confirmer les numéros de fax inconnus avant de les envoyer, cette pratique de sécurité peut s'avérer peu pratique pour les entreprises qui peuvent avoir des centaines de fax individuels en service.

L'utilisation de télécopieurs pour transmettre des informations sensibles présente d'autres risques sérieux:

• Tous les télécopieurs (y compris les télécopieurs électroniques ou en réseau) utilisent le même protocole. Ainsi, un fax envoyé par un appareil peut être reçu par n'importe quel autre télécopieur, au risque d'être interceptée avant d'arriver à son destinataire.

• Les documents papier télécopiés peuvent être volumineux et difficiles à cataloguer, à classer et à stocker, l'encre et le papier se dégradant avec le temps.

• Les documents papier laissés sans surveillance dans un fax à l'une ou l'autre extrémité du trajet deviennent vulnérables et peuvent être consultés par des personnes non autorisées.

• Les documents papier peuvent être volés - sur le télécopieur, sur le bureau d'une personne ou dans une armoire de classement.

Avantages du fax en réseau pour éviter les problèmes de sécurité

L'utilisation de fax traditionnels pour produire des télécopies sécurisées alourdit la charge de travail du personnel administratif. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers le fax électronique (en réseau) basée sur le web. Le fax en réseau utilise des logiciels de télécopie et des serveurs de fax en réseau pour mieux garantir la transmission sécurisée d'informations sensibles.

Le fax en réseau est conçu pour fonctionner avec les systèmes existants et utiliser le réseau existant d'une organisation. Il ne nécessite pas de ligne téléphonique dédiée ni de fax. Il ne nécessite ni papier, ni encre, ni contrôle humain. Le fax en réseau permet au personnel d'envoyer des fax à partir d'applications de dossiers médicaux électroniques (EHR), de logiciels de gestion de projets (PM), de leur bureau, d'applications bureautiques par courrier électronique, d'une plateforme de gestion des relations avec la clientèle (CRM) et de bien d'autres applications.

Le fax en réseau élimine bon nombre des problèmes que rencontrent les fax traditionnels pour créer des transmissions sécurisées:

• Les fax sont reçus par voie électronique, ce qui élimine le problème de laisser par inadvertance des fax sur le télécopieur pour que n'importe qui puisse les lire.

• Le processus de composition manuelle du numéro de téléphone est supprimé, ce qui réduit considérablement l'envoi d’un fax contenant des informations sensibles à un mauvais numéro de fax.

• Les pages de garde contenant des déclarations légales de confidentialité peuvent être automatiquement programmées dans un fax électronique.

• Il n'est plus nécessaire de numériser les fax avant de les introduire dans diverses applications de stockage.

• Les logiciels de fax en réseau peuvent cataloguer, indexer et archiver automatiquement les fax en toute sécurité, éliminant ainsi les problèmes de stockage sur papier.

• Le fax en réseau, associé à l'archivage électronique, facilite le suivi et la récupération des fax antérieurs, créant ainsi une piste d'audit précise de chaque fax.

• Certains logiciels de fax en réseau peuvent même surveiller tous les types de communication et bloquer l'envoi d'informations si celles-ci sont contraires à la réglementation ou à la politique de l'entreprise.

Qu'est-ce qui est le plus sûr ... le fax ou le courrier électronique?

Bien que les fax et les courriers électroniques présentent des avantages et des risques en matière de sécurité, le fax, et plus particulièrement le fax en réseau, reste l'une des méthodes de transmission de documents les plus sûres. Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises adoptent le fax en réseau en raison des fonctions avancées qu'elle offre et d'une sécurité encore meilleure que celle des fax analogiques. Les trois avantages du fax en réseau par rapport au courrier électronique en matière de sécurité sont les suivants :

Sécurité des documents juridiques. Les courriers électroniques étant plus vulnérables à la fraude, à la manipulation, à l'interception et au piratage, il leur est beaucoup plus difficile d'être acceptés en tant que document juridiquement contraignant et recevable devant un tribunal. Un fax réseau est généralement acceptée par les tribunaux comme étant authentique et donc recevable. En outre, les transactions commerciales acceptent généralement les signatures faxées comme légalement valables. En outre, le fax en réseau offre la possibilité d'envoyer des fax par courrier électronique.

Niveau de cryptage plus élevé. Comme indiqué précédemment, les transmissions par fax utilisent le réseau téléphonique public commuté (RTPC) qui garantit la sécurité de la transmission point à point, ce qui réduit considérablement les possibilités de piratage. Même avec les services de courrier électronique crypté, seul le message est généralement crypté - l'objet et l'adresse électronique du destinataire risquent toujours d'être dévoilés. Le cryptage des e-mails est également plus compliqué : l'expéditeur et le destinataire doivent disposer d'un logiciel de cryptage compatible ou d'une clé de décryptage. Enfin, les courriels stockés ne sont généralement pas cryptés.

Une conformité facilitée. Les entreprises et autres institutions sont de plus en plus confrontées à une surveillance accrue de la sécurité des données par le biais d'une soupe alphabétique de réglementations - telles que GDPR, MiFID II, HIPPA, PCI-DSS et FERPA. Par exemple, les institutions médicales et financières peuvent se voir infliger des amendes considérables par les organes directeurs si les protocoles de sécurité - tels que le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) aux États-Unis et le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe - ne sont pas strictement respectés. Avec les fax en réseau, seul le destinataire autorisé peut les recevoir. Le logiciel de serveur de fax en réseau permet généralement de savoir où, quand et à qui les informations ont été envoyées. Les organisations peuvent alors plus facilement prouver aux autorités de régulation qu'elles sont en conformité avec les réglementations.

Assurer la sécurité avec les solutions de fax réseau de GFI Software

GFI FaxMaker est un logiciel de serveur de fax en réseau qui permet d'envoyer des e-mails par fax et des fax par e-mail pour Exchange et d'autres serveurs SMTP dans un environnement sécurisé et crypté. Les protocoles de télécopie rendent presque impossible l'interception d'un fax en cours de transmission, ce qui le rend plus sûr que le courrier électronique. Le fax électronique avec FaxMaker facilite l'accès à ce protocole plus sûr.

Une organisation peut installer le service de fax FaxMaker comme un service physique, sur place, avec un modem fax standard ; comme un fax virtuel sur IP (FoIP) par le biais d'une passerelle ou d'un système téléphonique VoIP, ou par le biais du fax hybride sans équipement mais intégré à un système de fax basé sur le nuage.

FaxMaker n'est pas seulement populaire en raison de sa plus grande sécurité de transmission, mais aussi en raison de sa facilité d'utilisation:

• Les utilisateurs peuvent se connecter au client web FaxMaker, remplir le contenu du fax à l'écran, ajouter des pièces jointes et cliquer simplement sur envoyer.

• FaxMaker permet aux utilisateurs d'envoyer des fax directement par l'intermédiaire d'une application de courrier électronique. Il suffit de commencer à composer un e-mail et, dans la case "À :", d'entrer un numéro de fax avec "@faxmaker.com" à la fin. Remplissez la ligne d'objet, ajoutez le corps du message et les pièces jointes, puis envoyez.

• Les fax entrants passent par un module OCR (reconnaissance optique de caractères) qui permet d'effectuer des recherches dans le corps du fax. Cette fonction est utile lorsqu'il s'agit de retrouver des fax plus anciens.

• Il offre des fonctionnalités telles que les interfaces de programme d'application (API), les alertes SMS (Short Message Service) et les signatures numériques.

Le compagnon de GFI FaxMaker est GFI Archiver. Les entreprises doivent utiliser un logiciel de stockage rapide, sûr et efficace pour les fax. L'archivage peut être réalisé avec GFI Archiver. Le système permet d'établir des rapports intelligents et il est déjà configuré pour exécuter des rapports conformes aux exigences de confidentialité des enregistrements.

Blogs

Ressources sur la sécurité des fax

Notes de bas de page

1. Faxing Error Sees PHI Sent to Local Media Outlet. HIPAA Journal Feb 16, 2017