1. Comment fonctionne l'envoi d’e-mails par fax?

2. Les étapes habituelles de l'envoi d'un e-mail vers un fax

3. Comment fonctionne le fax par e-mail?

4. Avantages de l'utilisation de l'e-mail vers le fax et du fax vers l'e-mail

5. Comment envoyer un email à un fax en utilisant GFI FaxMaker online?

6. Comment recevoir un fax à partir d'un email en utilisant GFI FaxMaker online?

7. Blogs

8. Ressources GFI email to fax/fax to email

Comment fonctionne l'envoi d’e-mails par fax?

Qu'il s'agisse d'envoyer des fax à partir de leur client de messagerie électronique ou d'une application professionnelle, le fax électronique permet aux utilisateurs d'envoyer des fax par le biais d'un processus efficace qui comble le fossé entre leur besoin d'utiliser la messagerie électronique et le besoin de recevoir des fax de la part des destinataires.

Les utilisateurs peuvent envoyer des fax directement à partir de leur client de messagerie standard lorsqu'ils utilisent une solution de fax électronique. Il n'y a pas vraiment de courbe d'apprentissage car la plupart des gens savent déjà comment envoyer des e-mails. De plus, le processus peut stimuler la productivité car les utilisateurs n'ont plus à imprimer un document et à l'envoyer manuellement à partir d'un fax traditionnel.

Avec la plupart des solutions de fax par e-mail, l'utilisateur final peut envoyer un e-mail à faxnumber@domain.com (où domain.com est un domaine de fax personnalisé) ou à un contact de fax professionnel Outlook. Du point de vue de l'utilisateur, il crée l'e-mail, l'adresse, ajoute des notes à l'objet et/ou au corps du message, joint les documents de fax souhaités et clique sur envoyer.

Avec les solutions de fax électronique classiques, les informations relatives à l'expéditeur et au destinataire du fax, ainsi que les champs de l'objet et du corps du message électronique, sont inclus dans la page de couverture. Cela permet d'utiliser des modèles de page de couverture qui peuvent être utilisés de manière dynamique plutôt que d'obliger l'utilisateur à créer une page de couverture personnalisée chaque fois qu'il souhaite envoyer un courrier électronique par fax. L'inclusion de l'objet et du corps du message permet à l'utilisateur d'ajouter des instructions à la page de garde, de sorte qu'il peut reproduire l'ajout de notes manuelles dans le cadre du processus d'envoi d'un message électronique par fax.

La solution de fax électronique convertit l'e-mail en fax pour l'envoyer au destinataire distant via le réseau téléphonique. Une fois la transmission de la fax terminée, la solution de fax renvoie généralement un courrier électronique à l'expéditeur pour lui indiquer si l'envoi de son courrier électronique en fax a réussi ou si la transmission a échoué. En général, la raison de l'échec et une option permettant de réessayer le fax sont également incluses.

La possibilité d'envoyer un e-mail par fax permet également une intégration facile avec des applications tierces. De nombreuses organisations envoient des fax par l'intermédiaire d'une application commerciale telle qu'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP), de facturation ou de comptabilité. Avec certaines de ces applications, le flux de travail de l'e-mail vers le fax peut être configuré par l'administrateur informatique, tandis que d'autres peuvent nécessiter une personnalisation par le fournisseur du logiciel.

Bien que les spécificités varient selon les solutions de fax électronique, les étapes habituelles de l'envoi d'un e-mail vers un fax sont les suivantes:

1. Ouvrez un nouvel e-mail

2. Inscrivez le numéro de fax dans l'adresse électronique

3. Créez une ligne d'objet et le corps du message

4. Ajoutez les documents

5. Envoyez l'e-mail - le service de fax convertit les informations de l'e-mail en fax et appelle le numéro de fax.

6. Recevez la confirmation - le service de fax envoie un e-mail confirmant que le fax a été transmis avec succès.

Comment fonctionne le fax par e-mail?

Le processus de fax par courrier électronique permet à l'expéditeur d'utiliser un fax traditionnel, un service de fax ou un serveur de fax pour envoyer le document en temps réel sur le réseau téléphonique, tout en offrant au destinataire la commodité de l'envoi par e-mail. La mise en œuvre d'une solution de fax électronique permet de combler le fossé entre le fax et le courrier électronique.

Qu'il s'agisse d'un service en ligne ou d'un serveur de fax en réseau, ces systèmes offrent généralement plusieurs options pour la livraison des fax entrantes à l'utilisateur par courrier électronique. Le premier élément à prendre en compte est l'acheminement des fax entrants. Alors que les systèmes de fax électronique simples permettent d'envoyer les fax à un seul destinataire pour une distribution manuelle, les solutions plus avancées offrent des options de routage dynamique pour une livraison automatique.

Ainsi, chaque utilisateur ou service pourrait se voir attribuer un numéro de fax unique pour que la livraison des fax par courrier électronique se fasse directement dans sa boîte aux lettres. Cela permet non seulement d'améliorer l'expérience de l'utilisateur, mais aussi à l'organisation de contrôler l'envoi de fax sensibles et de s'assurer que seul le bon destinataire consulte l'information.

Par rapport au fax traditionnel, qui imprime les pages de fax reçues à la vue de n'importe quel passant, le processus de fax par courrier électronique représente une amélioration significative des pratiques de sécurité de l'organisation.

Du point de vue de l'utilisateur final, la possibilité de recevoir le fax sous forme de fichier PDF ou TIF offre deux avantages distincts par rapport aux fax classiques. En plus de travailler de manière plus productive avec la livraison du fax par courrier électronique plutôt que de se rendre au fax, ils sont également en mesure d'intégrer facilement la transmission par fax dans leurs flux de travail, puisque le fax est déjà dans un format électronique.

Bien que les spécificités varient selon les solutions de fax électronique, les étapes habituelles pour envoyer un fax à une adresse électronique sont les suivantes:

1. Préparer et envoyer le fax depuis un télécopieur

2. Le service de fax répond à la ligne de télécopie et le télécopieur envoie les données de la télécopie au service de fax.

3. Le fax reçu est stocké par le service de fax

4. Le service de télécopie convertit les données du fax en une copie PDF du fax et l'envoie par courrier électronique à l'adresse (aux adresses) de courrier électronique désignée(s).

Avantages de l'utilisation de l'e-mail vers le fax et du fax vers l'e-mail

Il fut un temps où l'on pensait que les fax autonomes seraient remplacés par la messagerie électronique. Mais le courrier électronique ne peut pas toujours garantir une forme de communication aussi sûre que le fax.

Un message électronique et son contenu peuvent, par exemple, être archivés sur un certain nombre de serveurs. La transmission d'informations par courrier électronique se heurte également à des problèmes liés aux agences de conformité et aux réglementations, telles que HIPAA, qui exigent une plus grande sécurité.

Contrairement aux e-mails, un fax ne peut pas être utilisé pour :

• transporter un virus

• hameçonner

• nuire à la sécurité du réseau d'une entreprise

On estime qu'il existe environ 125 millions de télécopieurs en service dans le monde aujourd'hui, et que près de six millions d'entre eux sont achetés chaque année. Selon une étude réalisée en 2012, 85 % des entreprises américaines utilisent le fax sous une forme ou une autre.

Il y a trois raisons principales pour lesquelles le fax est toujours important pour ces organisations :

1. Obtenir une ligne téléphonique et un fax reste le moyen le plus simple et le moins technique pour une petite entreprise de commencer à communiquer avec le monde extérieur.

2. De nombreuses entreprises, en particulier celles des secteurs de la santé, du droit et de l'assurance, sont tenues de transmettre des données par fax pour des raisons de conformité.

3. Les entreprises conservent des applications anciennes, telles que les systèmes d'achat et de facturation, qui ne peuvent transmettre un document que par fax.

Le processus relativement simple de mise en place d'une solution intégrée de fax en réseau peut accroître considérablement l'efficacité et la productivité d'une entreprise. Avec une solution de fax en réseau, des milliers d'euros peuvent être économisés rien qu'en coûts de main-d'œuvre. En outre, les fax peuvent être plus sûrs, facilement préparés et ajouter une apparence de professionnalisme aux communications commerciales de l'entreprise.

En utilisant les technologies existantes, telles que les applications de traitement de texte et de messagerie, une organisation obtient de plus grands avantages des applications existantes sans coût supplémentaire de logiciel ou de formation. La solution intégrée de fax en réseau a un retour sur investissement élevé et il n'y a pas vraiment de courbe d'apprentissage - ses avantages peuvent être obtenus littéralement en quelques minutes.

EXEMPLE

Comment envoyer un email à un fax en utilisant GFI FaxMaker online?

Une solution de fax intégrée très répandue est GFI FaxMaker Online. Il s'agit d'un service de fax par internet qui ne nécessite aucune installation. Cette solution présente les mêmes avantages que les autres solutions de fax : il n'est pas nécessaire d'acheter, d'installer et de configurer du matériel ou des logiciels de fax onéreux. Il n'est pas non plus nécessaire d'acheter du papier, un toner ou des systèmes téléphoniques complexes.

Avec GFI FaxMaker Online, les utilisateurs peuvent envoyer des fax directement depuis leur client email en créant un email et en remplissant les détails suivants :

• Objet

• Message dans le corps du message

• Pièces jointes éventuelles

• Destinataire du fax

Vous pouvez joindre jusqu'à cinq fichiers dans un format de fichier pris en charge. GFI FaxMaker Online ajoute le contenu des pièces jointes au fax. La taille totale du fichier de toutes les pièces jointes ne peut pas dépasser 20 Mo.

Dans le champ A, entrez le numéro de fax du destinataire. Saisissez ensuite le numéro de fax au format suivant : faxnumber@gfifax.com. Remplacez faxnumber par le numéro de fax complet du destinataire. Vous pouvez saisir jusqu'à deux cents numéros de destinataires, en utilisant le même format pour chacun d'entre eux et en les séparant par un point-virgule (;).

Remarques importantes pour l'envoi de fax

1. Le numéro de fax doit toujours comporter le symbole de composition internationale "+", l'indicatif du pays et l'indicatif régional. Cette règle s'applique également à l'envoi de fax au niveau local, par exemple de New York à New York.
   Pour plus d'informations, voir Spécification des destinataires de fax.

2. GFI FaxMaker Online accepte les emails jusqu'à 20MB. La taille totale de toutes les pièces jointes et du contenu de l'e-mail ne peut pas dépasser ce seuil. Certains serveurs de messagerie ont une limite de taille d'email inférieure (par exemple 15MB). Dans ce cas, envoyez des fax dont la taille est inférieure à la limite du serveur de messagerie.

3. L'expéditeur du fax doit être inclus dans la liste des utilisateurs de GFI FaxMaker Online. Les expéditeurs qui n'ont pas de compte configuré dans GFI FaxMaker Online ne pourront pas envoyer de fax.
   Pour plus d'informations, consultez Utilisateurs.

4. Après l'envoi d'un fax, l'utilisateur est informé de l'état du fax par le biais de rapports de transmission. Pour plus d'informations, consultez les rapports de transmission.

Pour plus d'informations, consultez le Guide de démarrage.

EXEMPLE

Comment recevoir un fax à partir d'un email en utilisant GFI FaxMaker online?

Un utilisateur disposant d'un numéro de fax dédié peut recevoir des fax par l'intermédiaire de GFI FaxMaker Online. Par défaut, les fax reçus sont transmis à l'utilisateur par email. Des applications tierces peuvent être configurées pour télécharger des e-mails directement depuis les serveurs de GFI FaxMaker Online via une interface de programmation d'applications (API).

Lorsqu'un fax est reçu, GFI FaxMaker Online le convertit dans un format configurable, tel qu'un PDF.

En fonction du numéro de réception du fax, GFI FaxMaker Online envoie le fax par email à l'adresse email de réception. L'email contient un rapport de fax et le fichier de fax en pièce jointe.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Paramètres de fax de l'utilisateur.

Blogs