Les règles de conformité sont strictes dans le monde entier et Singapour ne fait pas exception. Mais les PME clientes ont une réponse éprouvée à leurs problèmes de conformité : GFI Archiver®. Le fournisseur de services informatiques Bridges Integrity Services LLP (BIS) aide ses clients en leur proposant GFI Archiver de GFI Software, une solution logicielle qui stocke et récupère les e-mails en toute sécurité ; elle peut également archiver des fichiers et des calendriers.

L'archivage des courriers électroniques au secours de la conformité à Singapour

Le besoin de BIS en matière de sécurité du courrier électronique a été motivé par ses clients. "Nos clients voulaient un outil d'audit des e-mails pour suivre tous les e-mails entrants et sortants à des fins d'audit juridique et de conformité", a déclaré M. Joke Jong, chef de projet/chef technique de l'entreprise.

L'ancienne méthode ne fonctionnait tout simplement pas. "Nous avons essayé la méthode manuelle consistant à faire une copie de tous les messages électroniques. Cela a fonctionné au début, mais lorsque le volume d'emails a augmenté considérablement, la tâche est devenue trop lourde ", a expliqué M. Jong.

GFI Archiver® ne se contente pas de stocker les anciens messages.

"Dans le cas de l'implémentation de GFI MailArchiver® (maintenant GFI Archiver®) pour nos clients, nous avons été en mesure de suivre l'utilisation des emails et de générer des rapports pour les parties prenantes clés afin d'évaluer les communications par email des employés avec les clients et les fournisseurs pour savoir si elles sont conformes aux politiques de l'organisation. L'audit de messagerie s'est avéré très utile à plusieurs reprises pour retracer les communications par courrier électronique en cas de divergences ou de suppression accidentelle de courriers électroniques dans la boîte aux lettres d'un utilisateur", a expliqué M. Jong.

Le choix de GFI

La plupart des entreprises comparent plusieurs outils avant d'en choisir un. Dans le cas de BIS, cela n'a pas été le cas. "Nous n'avons pas essayé de produits concurrents parce que leur prix ne correspondait pas au budget des petites entreprises", explique M. Jong.

"Il est facile à mettre en œuvre et à mettre à niveau. Il est simple à utiliser et son prix est gérable pour les PME", a ajouté M. Jong. BIS est satisfaite de son choix et le produit fait exactement ce qui est indiqué sur la boîte.

"Il permet d'accélérer le processus de sauvegarde et de restauration lorsque les utilisateurs suppriment accidentellement des éléments. La gestion de l'informatique liée aux problèmes de messagerie des utilisateurs est considérablement réduite", explique M. Jong. Le produit est également plus que rentable. Il "aide à réduire les coûts de main-d'œuvre et élimine les éventuelles négligences et erreurs de la méthodologie d'archivage manuel".

"La structure de licence de GFI nous permet d'acheter uniquement ce dont nous avons besoin en termes de nombre de boîtes aux lettres d'utilisateurs nécessitant un archivage", a ajouté M. Jong.

Les services informatiques et les utilisateurs finaux reconnaissent la valeur de la capacité à stocker, suivre et récupérer les e-mails en toute sécurité.

"Nous sommes en mesure de suivre et de parcourir les e-mails enregistrés. Les utilisateurs peuvent voir leurs propres courriels archivés sans craindre de ne pas pouvoir les récupérer une fois qu'ils ont été supprimés."

Conclusion ? Il faut peu de temps pour restaurer et suivre les e-mails que les utilisateurs finaux signalent comme manquants. "GFI Archiver est capable de résoudre efficacement ces problèmes. Il se sent également plus en sécurité en sachant qu'il peut auditer et s'assurer que tous les e-mails sont sauvegardés et traçables.

La relation avec GFI

BIS existe depuis 1999 et a commencé à utiliser les logiciels GFI en 2009. L'entreprise, qui compte aujourd'hui neuf employés, agit en tant que sous-traitant pour les besoins informatiques de clients comptant de 5 à 300 employés - dont beaucoup ont besoin de respecter les réglementations en matière de conformité ou d'archiver les courriels pour des raisons de sécurité, de commodité ou tout simplement de tranquillité d'esprit.

GFI Archiver® s'est avéré être un outil solide, éminemment et facilement gérable.

"Nous avons rencontré peu de temps d'arrêt pendant l'installation et la mise à jour. L'application fonctionne tout simplement. Il est arrivé qu'elle tombe en panne à cause de la charge de courrier électronique qu'elle traitait, mais après avoir ajusté la configuration de la base de données, les opérations se sont déroulées sans problème ", a déclaré M. Jong. "Le plus important, c'est qu'il y a suffisamment de documentation et d'accessibilité à l'aide, pour nous guider dans l'installation, ou lorsque les choses ne vont pas.

"Nous aimons les produits GFI parce qu'ils sont faciles à mettre en œuvre/installer et faciles à mettre à niveau. Les applications fonctionnent comme prévu avec un minimum de problèmes. Lorsque des problèmes surviennent, il n'est pas nécessaire de personnaliser ou de dépanner l'application ou l'environnement pour résoudre le problème", a déclaré M. Jong.

En conclusion, il souhaiterait que les rapports soient davantage personnalisés : "La personnalisation de MailInsights devient de plus en plus cruciale, car de plus en plus de propriétaires et de gestionnaires de PME sont intéressés par les rapports sur la façon dont leurs systèmes de messagerie sont utilisés par leurs employés."

Clause de non-responsabilité : Tous les noms de produits et d'entreprises mentionnés ici peuvent être des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. À notre connaissance, tous les détails étaient corrects au moment de la publication ; ces informations peuvent être modifiées sans préavis.