Tipy pro dodržování předpisů HIPAA při použití tradičního faxu
Výhody webového faxování pro zajištění faxů v souladu s HIPAA
V posledních 30 letech zavedlo mnoho zemí právní předpisy, které zajišťují důvěrnost záznamů o pacientech. Jednou z významných iniciativ byla část pravidel o ochraně soukromí v rámci zákona HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), která byla přijata ve Spojených státech v roce 1996. Ustanovení o bezpečnosti v rámci HIPAA vyžaduje, aby poskytovatelé zdravotní péče věnovali přiměřenou péči ochraně důvěrnosti chráněných zdravotnických informací (známých také jako PHI).
Pro odborníky na IT ve zdravotnictví je dodržování předpisů HIPAA trvalou výzvou, protože musí vymyslet, jak bezpečně ověřovat, přenášet a ukládat důvěrné lékařské dokumenty a údaje o pacientech. Ve skutečnosti se kolem produktů a služeb určených k tomu, aby pomohly organizacím splnit požadavky na ochranu dat HIPAA, vytvořilo celé odvětví. Toto množství pravidel a předpisů může vést veřejnost k přesvědčení, že jejich lékařská tajemství jsou v bezpečí, ale obrovské množství dat činí z bezpečnosti náročný úkol.
V USA se ročně uskuteční více než miliarda návštěv zdravotní péče a při každé interakci se zdravotní péčí vznikají údaje o pacientech, které se používají, sdílejí a analyzují. Efektivní zdravotní péče vyžaduje, aby tato data byla běžně sdílena mezi praktickými lékaři, specialisty, klinikami, lékárníky, nemocnicemi, zdravotními pojišťovnami, vládními agenturami a dalšími subjekty. Výsledkem těchto více než jedné miliardy návštěv zdravotní péče je odhadem 30 miliard zdravotnických transakcí ročně.1 Konzervativní odhady říkají, že polovina těchto transakcí je prováděna faxem..2
Kdysi se předpokládalo, že samostatné faxy budou nahrazeny e-mailovými zprávami. E-mail však nemůže vždy zaručit, že je stejně bezpečnou formou komunikace jako faxování. Například e-mailová zpráva a její obsah mohou být archivovány na libovolném počtu serverů. Přenos informací elektronickou poštou také naráží na problémy s agenturami pro dodržování předpisů a nařízení, jako je například HIPAA, které vyžadují vyšší zabezpečení. Na rozdíl od e-mailů nelze fax použít k přenosu viru, phishingu nebo poškození zabezpečení sítě společnosti.
Odhaduje se, že v současné době se na světě používá přibližně 125 milionů faxů a každý rok se jich koupí téměř šest milionů nových.3 Podle průzkumu z roku 2012 využívá nějakou formu faxování 85 procent amerických podniků.4
Existují tři hlavní důvody, proč je faxování pro organizace stále důležité:
Vzhledem k tomu, že faxování bude v dohledné době fungovat, hledají poskytovatelé zdravotní péče způsoby, jak bezpečně přenášet chráněné zdravotní informace (PHI) faxem. Bohužel, použití tradičního faxu může být při vytváření faxů v souladu s HIPAA obtížné.
Faxování je v kodexu HIPAA výslovně uvedeno jako přijatelný způsob předávání lékařských záznamů, výsledků testů a dalších zdravotnických informací a pokynů.5 Pravidlo o ochraně soukromí umožňuje poskytovatelům zdravotní péče předávat důvěrné informace, pokud používají "přiměřená ochranná opatření". I když se definice "přiměřeného zabezpečení" může bohužel lišit, jisté je, že přenos faxu v souladu s HIPAA je při použití tradičního faxu obtížný.
Při použití tradičního faxu musí být poskytovatelé velmi opatrní a musí zavést přísné protokoly faxování, aby se vyhnuli narušení bezpečnosti. Pouhé zadání jedné špatné číslice na faxu může vést k odeslání chráněných zdravotních informací (PHI) na nechtěné místo určení. Časopis HIPAA informoval, že sedm lékařských ordinací v Texasu omylem odfaxovalo PHI na nesprávné faxové číslo.6 Jména, anamnézy, lékařské výsledky a další typy informací o pacientech byly zaslány místní rozhlasové stanici. Jedna z nejvyšších pokut za porušení předpisů byla udělena kvůli porušení HIPAA - New York-Presbyterian Hospital a Columbia University za 4,8 milionu dolarů.7
Směrnice HIPAA doporučují před odesláním potvrdit neznámá faxová čísla, což však může být obtížné u větších zdravotnických zařízení, která používají stovky jednotlivých faxů.
Limity se liší podle jurisdikce, ale běžným požadavkem je uchovávat informace o léčbě pacienta, například lékařské výsledky, po dobu sedmi až deseti let. Skutečná doba může být i delší. Instituce může být povinna uchovávat záznamy o nezletilých osobách, dokud pacient nedosáhne plnoletosti v dané jurisdikci.
Tyto zákonné požadavky na uchovávání jsou náročné pro záznamy v papírové podobě, jako jsou faxy. Tištěné soubory pacientů mohou zabírat značné množství místa. Může dojít k jejich ztrátě v důsledku krádeže nebo živelných pohrom (např. požáru). Vytištěné stránky s inkoustem mohou během zákonem stanovené doby archivace degradovat. Kromě toho je vyhledávání informací časově náročné, pokud se provádí ručně. Instituce se také vystavuje riziku, že faxy nebudou připojeny k záznamu pacienta, když bude požadováno předložení důkazu o informacích.
K některým ochranným opatřením PHI u tradičních faxů patří:
Práce s tradičními faxovými přístroji při vytváření faxů v souladu s HIPAA představuje pro pracovníky v první linii další zátěž. Z tohoto důvodu se mnoho poskytovatelů zdravotní péče obrací k webovému elektronickému faxování - pomocí faxovacího softwaru a síťových faxových serverů - aby lépe zajistili faxování v souladu s HIPAA.
Síťové faxování je navrženo tak, aby fungovalo se stávajícími systémy a využívalo stávající síť organizace. Nepotřebuje žádnou vyhrazenou telefonní linku ani faxový přístroj. Nepotřebuje papír, inkoust ani lidský dohled. Síťové faxování umožňuje zaměstnancům faxovat z aplikací elektronických zdravotních záznamů (EHR), softwaru pro řízení projektů (PM), z jejich stolních počítačů, z kancelářských aplikací prostřednictvím e-mailu, platformy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a mnoha dalších aplikací.
Síťové faxování odstraňuje mnoho problémů, které mají tradiční faxy při vytváření faxů v souladu s HIPAA:
Některé softwary pro síťové faxování mohou dokonce monitorovat všechny typy komunikace a dokonce zablokovat odesílání jakýchkoli informací, pokud je to v rozporu s předpisy nebo zásadami nemocnice.
Vyzkoušejte GFI FaxMaker zdarma
GFI FaxMaker je software síťového faxového serveru, který umožňuje převod e-mailu na fax a faxu na e-mail pro Exchange a další servery SMTP v zabezpečeném a šifrovaném prostředí.
Protokoly pro faxování téměř znemožňují zachytit fax uprostřed přenosu, takže je bezpečnější než e-mail. Elektronické faxování pomocí GFI FaxMaker umožňuje snadný přístup k tomuto bezpečnějšímu protokolu.
Organizace může faxovou službu GFI FaxMaker instalovat jako fyzickou, on-premise službu se standardním faxmodemem; jako virtuální Fax over IP (FoIP) prostřednictvím brány nebo VoIP telefonního systému, nebo jako hybridní faxování bez vybavení, ale integrované s cloudovým faxovým systémem.
GFI FaxMaker je ve zdravotnictví oblíbený nejen proto, že funguje jako faxová služba v souladu s HIPAA, ale také pro své snadné použití:
Součástí aplikace GFI FaxMaker je GFI Archiver. Zdravotnická zařízení musí používat rychlý, bezpečný a efektivní software pro ukládání faxů a dalších záznamů PHI. Archivaci lze provést pomocí softwaru GFI Archiver. Systém umožňuje inteligentní reportování a je již nakonfigurován pro spouštění reportů, které jsou v souladu s HIPAA a dalšími předpisy o důvěrnosti záznamů.
Jak online faxování řeší rozšířenou bolest hlavy ve zdravotnictví
Přečtěte si, proč nabízí online faxování funkčnější způsob faxování.
Sedm důvodů, proč je online faxování dobré pro poskytovatele zdravotní péče
Přečtěte si sedm hlavních výhod, které online faxování nabízí vaší firmě.
Faxování ve zdravotnictví - dodržování HIPAA
Přečtěte si, proč jsou faxové servery jediným způsobem bezpečného přenosu důvěrných údajů o pacientech.
Zkušební verze programu GFI FaxMaker
Vyzkoušejte faxovou službu GFI FaxMaker zdarma na 30 dní s přístupem ke všem funkcím GFI FaxMaker a zákaznické podpoře.
Efektivita faxování díky automatizaci
Podívejte se, proč je v mnoha zemích faxování stále jediným způsobem elektronického zasílání dokumentů, které splňují požadavky.
Faxování ve zdravotnictví
Podívejte se na toto krátké video a zjistěte více o faxování ve zdravotnictví.
Integrované síťové faxování je klíčem ke zvýšení produktivity a bezpečnosti informací
Stáhněte si tuto bílou knihu a zjistěte, jak síťové faxování snižuje náklady na pracovní sílu a zvyšuje bezpečnost informací.
Integrated network faxing key to improved productivity and information security. GFI white paper. 2011.
Survey: 85% of US Businesses Rely on Fax Technology. David Kelleher blog - November 8, 2012.
330 Healthcare Statistics That Keep Hospital Executives Up At Night. Rick Hammer blog.
Ibid
Does the HIPAA Privacy Rule permit …. hhs.gov Q&A - November 3, 2003.
Faxing Error Sees PHI Sent to Local Media Outlet. HIPAA Journal - Feb 16, 2017.
New York-Presbyterian, Columbia to pay largest HIPAA settlement: $4.8 million. Modern Healthcare article - May 07, 2014.
15. 10. 2023
Explore the essentials of NIS2 compliance in the healthcare sector and uncover how NIS2 standards are crucial for protecting patient data amidst the growing digital threats. We also introduce how tools like GFI LanGuard can aid in navigating the compliance pathway, making the journey toward enhanced data security more straightforward for healthcare providers.
4. 10. 2023
Dive into the capabilities of the GFI AppManager in our upcoming launch webinar. We'll be unveiling all its groundbreaking features and showcasing a live demonstration of this revolutionary cloud platform. Register now to explore how GFI AppManager is set to redefine IT management and secure your spot in the session.
19. 9. 2023
Vstupte na letošní Managed Services Summit v Londýně. V tomto blogu se můžete podívat do první řady na transformační partnerství mezi společnostmi GFI Software a QBS a na představení GFI AppManager, naší cloudové platformy, která má přinést revoluci v oblasti MSP. Od přesvědčivé keynote našeho CEO Erica Vaughana až po produktové zajímavosti se dozvíte, jak měníme budoucnost spravovaných služeb.
13. 9. 2023
Spolupráce má posílit MSP řešení společnosti GFI ve Velké Británii, se zvláštním důrazem na zcela nové účelové MSP řešení GFI AppManager.
7. 9. 2023
Společnost GFI Software, lídr v oblasti IT nástrojů pro SMB trh, dnes představila průlomovou iniciativu, jejímž cílem je posílit celé portfolio svých produktů o funkce GenAI. Společnost GFI Software zavede do každého svého produktu komponentu GenAI "CoPilot" a posune tak svou pozici na špici softwarových společností s řešeními založenými na GenAI.
23. 8. 2023
GFI Software bude spolu s partnerem GFI, společností QBS, hlavním sponzorem nadcházejícího Managed Services Summitu v Londýně, který se uskuteční 13. září 2023. pGFI Software bude spolu s partnerem GFI, společností QBS, hlavním sponzorem nadcházejícího Managed Services Summitu v Londýně, který se uskuteční 13. září 2023. Na této prestižní akci se setkávají lídři, inovátoři a odborníci v oblasti řízených služeb, aby se seznámili s nejnovějšími trendy, technologiemi a strategiemi, které formují budoucnost IT služeb.