Výhody síťového faxování pro zamezení bezpečnostních problémů
Zajištění bezpečnosti pomocí síťových faxových řešení GFI Software
Při přenosu dokumentů organizace nechtějí, aby byly citlivé informace zachyceny a dostaly se do nesprávných rukou:
Který typ přenosu je bezpečnější: e-mail nebo fax? Jak e-mail, tak fax mají své bezpečnostní výhody a rizika.
Mnoho lidí se domnívá, že e-maily jsou bezpečné, protože jejich programy mohou být šifrované a obvykle existuje postup přihlášení a zadání hesla. Počítače se mohou chránit před kybernetickými útoky prostřednictvím firewallů a antimalwarových programů. Dále mohou být e-maily zasílány konkrétním osobám na jejich počítačích, na rozdíl od faxů, které mohou být přenášeny na centrální stroj ve vysoce frekventovaném prostoru.
Používání e-mailů k přenosu citlivých informací však stále představuje vážná rizika:
Filtry mohou přesměrovat zprávy přímo do spamových schránek, takže příjemce může čekat na časově citlivý dokument a zmeškat kritické termíny.
Než se e-maily dostanou k příjemci, jsou zastaveny na mnoha "kontrolních bodech", jako jsou firewally, poskytovatelé internetových služeb, servery, antivirové programy a případně i roboty pro sběr dat. S každým kontrolním bodem je spojena možnost zachycení a hackerského útoku. Původní e-maily sice mohou být šifrovány, ale později jsou ukládány, kopírovány a přeposílány bez jakékoli formy šifrování.
Veškeré faxové přenosy využívají veřejnou telefonní síť (PSTN), která zajišťuje přenos z bodu do bodu, takže je bezpečnější než e-mail. Odeslaný fax je u zdroje převeden na binární kód base64, prochází sítí PSTN a poté je znovu sestaven ve faxu příjemce. PSTN je mnohem méně náchylná k hackerským útokům, protože by to znamenalo přímý ruční přístup k telefonní lince. I v takovém případě by se zachycený soubor jevil jako pouhý šum, a tudíž nečitelný.
Přestože hackerské útoky nepředstavují zásadní riziko, odesílání dokumentů prostřednictvím faxové technologie neeliminuje všechny potenciální bezpečnostní problémy. Například při použití tradičního faxu může pouhé zadání jedné chybné číslice na faxu odeslat důvěrné informace nechtěnému adresátovi. V jednom případě sedm lékařských ordinací v Texasu omylem odfaxovalo citlivé záznamy pacientů do místní rozhlasové stanice.1 Odesílatel sice může před odesláním potvrdit neznámá faxová čísla, ale tento bezpečnostní postup se může stát nepraktickým pro společnosti, které mohou mít v provozu stovky jednotlivých faxů.
Při používání faxů k přenosu citlivých informací existují i další vážná rizika:
Práce s tradičními faxovými přístroji při vytváření zabezpečených faxů zvyšuje již tak velkou pracovní zátěž administrativních pracovníků. Z tohoto důvodu se mnoho podniků obrací k webovému elektronickému (síťovému) faxování. Síťové faxování využívá faxovací software a síťové faxové servery, které lépe zajišťují bezpečný přenos citlivých informací.
Síťové faxování je navrženo tak, aby fungovalo se stávajícími systémy a využívalo stávající síť organizace. Nepotřebuje žádnou vyhrazenou telefonní linku ani faxový přístroj. Nepotřebuje papír, inkoust ani lidský dohled. Síťové faxování umožňuje zaměstnancům faxovat z aplikací elektronických zdravotních záznamů (EHR), softwaru pro řízení projektů (PM), z jejich stolních počítačů, z kancelářských aplikací prostřednictvím e-mailu, platformy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a mnoha dalších aplikací.
Síťové faxování odstraňuje mnoho problémů, které mají tradiční faxy při vytváření bezpečných přenosů:
Ačkoli existují bezpečnostní výhody i rizika faxů i e-mailů, faxování - zejména síťové faxování - může stále představovat jeden z nejbezpečnějších způsobů přenosu dokumentů. V posledních letech stále více společností využívá síťové faxování díky pokročilým funkcím, které poskytuje, a ještě lepšímu zabezpečení než analogové faxy. Tři výhody související s bezpečností, které síťové faxování poskytuje oproti e-mailům, jsou následující:
Bezpečnost právních dokumentů. Protože e-maily jsou náchylnější k podvodům, manipulaci, zachycení a hackerskému útoku, je mnohem obtížnější je přijmout jako právně závazný dokument, který je přípustný u soudu. Síťový fax je u soudu obecně přijímán jako autentický, a tudíž přípustný. Také obchodní transakce obvykle uznávají faxové podpisy jako právně platné. Síťový fax navíc poskytuje pohodlí při odesílání faxů prostřednictvím e-mailu.
Vyšší úroveň šifrování. Jak již bylo uvedeno dříve, faxové přenosy využívají veřejnou komutovanou telefonní síť (PSTN), která zajišťuje bezpečnost přenosu z bodu do bodu, což výrazně snižuje možnost hackerského útoku. I u šifrovaných e-mailových služeb je zpravidla šifrována pouze zpráva - předmět a e-mailová adresa příjemce jsou stále náchylné k odhalení. Šifrování e-mailu je také obtížnější - odesílatel i příjemce musí mít kompatibilní šifrovací software nebo dešifrovací klíč. A konečně, uložené e-maily obvykle nejsou šifrovány.
Snadnější dodržování předpisů. Podniky a další instituce stále častěji čelí větší kontrole týkající se zabezpečení dat prostřednictvím abecední polévky předpisů - například GDPR, MiFID II, HIPPA, PCI-DSS a FERPA. Například zdravotnickým a finančním institucím mohou hrozit značné pokuty od řídicích orgánů, pokud nebudou bezpečnostní protokoly - jako je zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPPA) v USA a obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) v Evropě - přísně dodržovány. U síťových faxů je může přijímat pouze oprávněný příjemce. Software síťového faxového serveru obvykle dokáže sledovat, kam, kdy a komu byly informace odeslány. Organizace pak mohou regulačním orgánům snáze doložit, že dodržují předpisy.
je software síťového faxového serveru, který umožňuje přenos e-mailu na fax a faxu na e-mail pro Exchange a další servery SMTP v bezpečném a šifrovaném prostředí. Protokoly pro faxování téměř znemožňují zachytit fax uprostřed přenosu - je tedy bezpečnější než e-mail. Elektronické faxování pomocí programu FaxMaker usnadňuje přístup k tomuto bezpečnějšímu protokolu.
Organizace může faxovou službu FaxMaker nainstalovat jako fyzickou, lokální službu se standardním faxovým modemem; jako virtuální službu Fax over IP (FoIP) prostřednictvím brány nebo telefonního systému VoIP nebo prostřednictvím hybridního faxování bez vybavení, ale integrovaného s faxovým systémem založeným na cloudu.
FaxMaker je oblíbený nejen díky vyšší bezpečnosti přenosu, ale také díky snadnému použití:
Součástí aplikace GFI FaxMaker je GFI Archiver. Podniky musí používat rychlý, bezpečný a efektivní software pro ukládání faxů. Archivaci lze provádět pomocí programu GFI Archiver. Systém umožňuje inteligentní reportování a je již nakonfigurován pro spouštění reportů, které splňují požadavky na důvěrnost záznamů.
Proč organizace přesouvají fax na e-mail (část 1)
Zjistěte důvody, které stojí za trendem stále větší integrace a překrývání faxu do e-mailu pro příchozí faxový provoz.
Proč organizace přecházejí z e-mailu na fax (2. část)
Zjistěte, jak e-mail na fax umožňuje uživatelům odesílat faxy prostřednictvím efektivního procesu.
Jak online faxování vyřeší rozšířenou bolest hlavy ve zdravotnictví
Zjistěte, proč zdravotnická zařízení využívají webové kancelářské sady pro vyšší efektivitu a hospodárnost.
GFI FaxMaker má nový vzhled!
Seznamte se s novým rozhraním GFI FaxMaker - umožňuje administrátorům snadno sledovat a spravovat veškeré faxové a SMS aktivity.
Zkušební verze programu GFI FaxMaker
Vyzkoušejte si GFI FaxMaker zdarma na 30 dní s přístupem ke všem funkcím GFI FaxMaker a zákaznické podpoře.
Efektivita faxu díky automatizaci
Zjistěte, jak se síťové faxování stává jednodušším a dostupnějším než kdykoli předtím.
15. 10. 2023
Explore the essentials of NIS2 compliance in the healthcare sector and uncover how NIS2 standards are crucial for protecting patient data amidst the growing digital threats. We also introduce how tools like GFI LanGuard can aid in navigating the compliance pathway, making the journey toward enhanced data security more straightforward for healthcare providers.
4. 10. 2023
Dive into the capabilities of the GFI AppManager in our upcoming launch webinar. We'll be unveiling all its groundbreaking features and showcasing a live demonstration of this revolutionary cloud platform. Register now to explore how GFI AppManager is set to redefine IT management and secure your spot in the session.
19. 9. 2023
Vstupte na letošní Managed Services Summit v Londýně. V tomto blogu se můžete podívat do první řady na transformační partnerství mezi společnostmi GFI Software a QBS a na představení GFI AppManager, naší cloudové platformy, která má přinést revoluci v oblasti MSP. Od přesvědčivé keynote našeho CEO Erica Vaughana až po produktové zajímavosti se dozvíte, jak měníme budoucnost spravovaných služeb.
13. 9. 2023
Spolupráce má posílit MSP řešení společnosti GFI ve Velké Británii, se zvláštním důrazem na zcela nové účelové MSP řešení GFI AppManager.
7. 9. 2023
Společnost GFI Software, lídr v oblasti IT nástrojů pro SMB trh, dnes představila průlomovou iniciativu, jejímž cílem je posílit celé portfolio svých produktů o funkce GenAI. Společnost GFI Software zavede do každého svého produktu komponentu GenAI "CoPilot" a posune tak svou pozici na špici softwarových společností s řešeními založenými na GenAI.
12. 8. 2021
Zjednodušení obchodních procesů začleněním faxu do e-mailu