1. Perché la sicurezza è fondamentale quando si trasmettono informazioni

2. Problemi di sicurezza delle email

3. Problemi di sicurezza dei fax

4. Vantaggi dei fax di rete in termini di sicurezza

5. Cosa è più sicuro... il fax o l'email?

6. Garantisci la sicurezza con le soluzioni fax di rete di GFI Software

7. Blog

8. Risorse per la sicurezza dei fax

Perché la sicurezza è fondamentale quando si trasmettono informazioni

Quando si trasmettono documenti, le aziende non vogliono che le informazioni sensibili vengano intercettate e finiscano nelle mani sbagliate.

• Una violazione della trasmissione può esporre informazioni personali come numeri di telefono, numeri di previdenza sociale e dati finanziari che possono essere sfruttati dagli hacker.

• I segreti aziendali possono essere rubati, con conseguenti danni di milioni di dollari per un'azienda.

• La divulgazione dei dati dei clienti può lasciare i clienti insoddisfatti o perfino dare adito a contenziosi legali.

• Le istituzioni mediche e finanziarie possono incorrere in multe considerevoli da parte degli enti governativi se non vengono rispettate rigorosamente le norme di sicurezza, come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) negli Stati Uniti e il General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa.

Quale tipo di trasmissione è più sicura: l'email o il fax? Esistono vantaggi e rischi per la sicurezza sia per la posta elettronica che per il fax.

Problemi di sicurezza delle email

Molte persone credono che la posta elettronica sia sicura perché i programmi possono essere criptati e di solito c'è una procedura di accesso con login e password. I computer possono difendersi dagli attacchi informatici attraverso firewall e programmi anti-malware. Inoltre, le email possono essere inviate a computer di persone specifiche, a differenza dei fax che solitamente vengono trasmessi a un dispositivo fisico che spesso si trova in un ambiente molto trafficato.

Tuttavia, l'utilizzo delle email per la trasmissione di informazioni sensibili presenta ancora seri rischi.

• Le email possono contenere allegati dannosi, come spyware o virus che eludono i firewall e infettano il computer del destinatario.

• Le truffe di "phishing" possono indurre i destinatari delle email a fornire password e altre informazioni sensibili.

• L'invio di documenti giuridicamente vincolanti via email può essere più complicato e alcuni enti governativi non accettano la trasmissione di documenti legali se non via fax.

• Gli account di posta elettronica possono essere violati e le informazioni sensibili possono essere compromesse o rubate.

• I filtri possono reindirizzare i messaggi a caselle di posta elettronica indesiderate, per cui un destinatario potrebbe rimanere in attesa di un documento importante non rispettando scadenze importanti.

Le email vengono bloccate in molti "punti di controllo" prima di raggiungere il destinatario, come firewall, ISP, server, antivirus e a volte anche bot di raccolta dati. In ognuno di essi esiste il rischio di intercettazione e di hacking. Anche se le email originali possono essere criptate, di solito vengono poi salvate, copiate e inoltrate senza alcuna forma di crittografia.

Problemi di sicurezza dei fax

Tutte le trasmissioni fax utilizzano la rete telefonica pubblica commutata (PSTN) che garantisce una trasmissione punto a punto, rendendola più sicura della posta elettronica. Il fax inviato viene convertito in codice base64 all'origine, viaggia attraverso la PSTN e poi viene riassemblato sul fax del destinatario. La rete PSTN è molto meno suscettibile di hacking perché per comprometterla occorrerebbe un accesso manuale diretto alla linea telefonica. Anche se questo avvenisse, un file intercettato sarebbe un semplice insieme di dati non leggibili.

Sebbene l'hacking non sia un rischio rilevante, l'invio di documenti tramite fax non elimina tutti i potenziali problemi di sicurezza. Ad esempio, quando si utilizza un fax tradizionale, basta digitare una numero sbagliato per inviare informazioni riservate a un altro destinatario. In un caso famoso, sette studi medici in Texas hanno accidentalmente inviato via fax cartelle cliniche con dati sensibili a una radio locale. Anche se il mittente può verificare i numeri di fax sconosciuti prima di inviare a essi un fax, questa pratica di sicurezza non è realisticamente applicabile per aziende che dispongono di centinaia di dispositivi fax.

L'uso del fax per trasmettere informazioni sensibili comporta altri gravi rischi:

• Tutti i fax (compresi quelli elettronici o di rete) utilizzano lo stesso protocollo. Pertanto, un fax inviato da un apparecchio può essere ricevuto da un qualsiasi altro fax, con il rischio di essere intercettato prima di arrivare al destinatario.

• I documenti cartacei inviati via fax possono essere voluminosi e difficili da catalogare, archiviare e conservare, poiché l'inchiostro e la carta si deteriorano nel tempo.

• I documenti cartacei lasciati incustoditi in un dispositivo fax tradizionale, sia quando vengono inviati che quando vengono ricevuti, rimangono esposti per lungo tempo e possono venire letti da persone non autorizzate.

• I documenti cartacei possono essere rubati: dall'apparecchio fax, dalla scrivania di una persona o da un archivio fisico.

Vantaggi dei fax di rete in termini di sicurezza

L'utilizzo di macchine fax tradizionali aggiunge un onere a un carico di lavoro già pesante per il personale amministrativo. Per questo motivo, molte aziende si stanno rivolgendo al fax elettronico (di rete) basato sul web. Il fax di rete utilizza un software di gestione fax e server fax di rete per garantire una trasmissione più sicura delle informazioni sensibili.

Il fax di rete è progettato per funzionare con i sistemi e la rete esistente dell'organizzazione. Non necessita di una linea telefonica dedicata o di un apparecchio fax. Non richiede carta, inchiostro e controllo umano. Il fax di rete consente al personale di inviare fax dalle applicazioni per la gestione delle cartelle cliniche elettroniche (EHR), dal software di Project Management (PM), dal proprio desktop, dalle applicazioni per ufficio tramite email, dalla piattaforma di Customer Relationship Management (CRM) e da molte altre applicazioni.

Il fax di rete elimina molti dei problemi che le macchine fax tradizionali hanno nel creare trasmissioni sicure:

• I fax vengono ricevuti elettronicamente, cosa che evita il problema dei fax che rimangono a lungo sul dispositivo fax tradizionale dove possono essere letti da chiunque passi.

• Viene eliminato il processo di composizione manuale del numero di telefono, in modo da ridurre notevolmente i casi di invio di un fax con informazioni sensibili al numero di fax sbagliato.

• In un fax elettronico possono essere programmati automaticamente i fogli di copertina con le dichiarazioni di riservatezza legale.

• Non è più necessario scansionare i fax prima di inserirli nelle varie applicazioni di archiviazione.

• Il software di faxing di rete è in grado di catalogare, indicizzare e archiviare automaticamente i fax in modo sicuro, eliminando i problemi di archiviazione su carta.

• L'invio di fax in rete, insieme all'archiviazione elettronica, consente di rintracciare e recuperare più facilmente i fax passati, con la possibilità di tracciare ogni singolo fax in modo accurato.

• Alcuni software per l'invio di fax in rete sono in grado di monitorare tutti i tipi di comunicazioni e di bloccare l'invio di informazioni se questo è contrario alle normative o alle politiche aziendali.

Cosa è più sicuro... il fax o l'email?

Sebbene i fax e le email presentino ciascuno vantaggi e rischi in termini di sicurezza, l'invio di fax, soprattutto quelli di rete, rappresenta, ancora oggi, uno dei metodi più sicuri per la trasmissione di documenti. Negli ultimi anni, un numero sempre maggiore di aziende ha adottato il fax di rete grazie alle funzioni avanzate che offre e a una sicurezza ancora maggiore rispetto al fax tradizionale. I tre vantaggi principali in termini di sicurezza che il fax di rete offre rispetto alla posta elettronica sono:

Sicurezza per i documenti legali. Dato che le email sono più vulnerabili a frodi, manipolazioni, intercettazioni e hacking, è molto più difficile che vengano accettate come documenti legalmente vincolanti e ammissibili in tribunale. Un fax è viene generalmente riconosciuto in tribunale come documento autentico e quindi ammissibile. Inoltre, nelle transazioni commerciali, le firme inviate via fax sono generalmente accettate come legalmente valide. Il fax di rete offre la comodità di inviare fax tramite email.

Livello di crittografia più elevato. Come già detto, le trasmissioni fax utilizzano la rete telefonica pubblica commutata (PSTN) che garantisce la sicurezza della trasmissione punto a punto, riducendo notevolmente la possibilità di hackeraggio. Con i servizi di posta elettronica crittografati, in genere solo il messaggio è crittografato: l'oggetto e l'indirizzo email del destinatario sono ancora esposti e vulnerabili. La crittografia delle email è inoltre più complessa: il mittente e il destinatario devono disporre di un software di crittografia compatibile o di una chiave di decrittografia. Infine, solitamente le email che vengono archiviate non sono crittografate.

Più facile rispetto dei requisiti normativi. Le aziende e le altre istituzioni sono sempre più soggette a vincoli sulla sicurezza dei dati, con l'introduzione di una serie di normative come GDPR, MiFID II, HIPPA, PCI-DSS e FERPA. Ad esempio, le istituzioni mediche e finanziarie possono incorrere in sanzioni elevate da parte degli enti governativi se i protocolli di sicurezza - come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) negli Stati Uniti e il General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa - non vengono rigorosamente seguiti. Con i fax di rete, solo il destinatario autorizzato può ricevere il fax. Il software del server fax di rete è in grado di tracciare dove, quando e a chi sono state inviate le informazioni; le aziende possono così dimostrare più facilmente alle autorità di regolamentazione di essere conformi alle normative.

Garantisci la sicurezza con le soluzioni fax di rete di GFI Software

GFI FaxMaker è un software per server fax di rete che consente di gestire fax tramite posta elettronica con Exchange e altri server SMTP in un ambiente sicuro e crittografato. I protocolli di faxing rendono quasi impossibile intercettare un fax durante la trasmissione o la ricezione, rendendolo più sicuro della posta elettronica. Il fax elettronico con FaxMaker semplifica l'accesso a questo protocollo più sicuro.

Le aziende possono installare il servizio fax di FaxMaker come servizio fisico on-premise con un modem fax standard, come Fax over IP (FoIP) virtuale attraverso un gateway o un sistema telefonico VoIP, o come fax ibrido senza apparecchiature ma integrato con un sistema di fax basato su cloud.

FaxMaker viene apprezzato non solo per la maggiore sicurezza della trasmissione, ma anche per la sua facilità d'uso:

• Gli utenti possono accedere al client Web di FaxMaker, preparare il contenuto del fax sullo schermo, aggiungere gli allegati e semplicemente cliccare su invia.

• FaxMaker consente agli utenti di inviare fax direttamente attraverso un'applicazione di posta elettronica. È sufficiente iniziare a creare un'email e nel campo del destinatario inserire il numero di fax seguito da "@faxmaker.com". Poi occorre compilare l'oggetto, aggiungere il testo e gli allegati e inviare.

• I fax in arrivo passano attraverso un modulo OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) che consente di effettuare ricerche nel testo del fax. Questa funzione è particolarmente utile quando si devono ricercare i fax più vecchi.

• Il sistema offre anche funzioni quali API (Application Program Interfaces), avvisi SMS e firme digitali.

Un sistema che si integra perfettamente con GFI FaxMaker è GFI Archiver. Le aziende hanno bisogno di un software di archiviazione dei fax rapido, sicuro ed efficiente. Tutto questo può essere ottenuto con GFI Archiver. Il sistema consente una reportistica intelligente ed è già configurato per eseguire report conformi ai requisiti di riservatezza dei documenti.

Blog

Risorse per la sicurezza dei fax

Note a piè di pagina

1. Faxing Error Sees PHI Sent to Local Media Outlet. HIPAA Journal Feb 16 febbraio 2017