1. Come funziona l'invio di fax tramite posta elettronica?

2. I passi da seguire per inviare fax tramite posta elettronica

3. Come funzionano i sistemi fax to email?

4. I vantaggi di gestire fax tramite posta elettronica

5. Come inviare un fax tramite email utilizzando GFI FaxMaker online

6. Come ricevere un fax tramite email utilizzando GFI FaxMaker online

7. Blog

8. Risorse GFI per i fax

Come funziona l'invio di fax tramite posta elettronica?

Sia che si tratti di inviare fax dal proprio client di posta elettronica che attraverso un'applicazione aziendale, il sistema email to fax consente agli utenti di inviare fax attraverso un processo efficiente che rende la posta elettronica lo strumento ideale per gestire i fax.

Quando utilizzano una soluzione di fax elettronico, gli utenti possono inviare i fax direttamente dal loro client di posta elettronica. Non c'è alcuna curva di apprendimento perché la maggior parte delle persone sanno già come inviare email. Inoltre, il processo aumenta la produttività, poiché gli utenti non devono più stampare un documento e inviarlo manualmente da un fax tradizionale.

Con la maggior parte delle soluzioni email to fax, l'utente finale invia un messaggio di posta elettronica all'indirizzo faxnumber@domain.com (dove domain.com è un dominio fax personalizzato) o a un contatto fax aziendale di Outlook. Dal punto di vista dell'utente, l'utente crea l'email, aggiunge un oggetto ed eventuali note all'oggetto e/o al corpo dell'email, allega i documenti desiderati da inviare via fax e clicca su Invia.

Con le tipiche soluzioni di fax elettronico, le informazioni sul mittente e sul destinatario del fax, e i campi relativi all'oggetto e al corpo dell'email, sono inclusi nel frontespizio. È possibile utilizzare modelli di frontespizio in modo dinamico, anziché richiedere all'utente di creare un frontespizio personalizzato ogni volta che desidera inviare un fax. L'inclusione dell'oggetto e del corpo del messaggio di posta elettronica consente all'utente di aggiungere istruzioni al frontespizio, in modo da poter replicare l'aggiunta di note manuali.

Le soluzioni di fax elettronico convertono l'email in fax, che vengono consegnati attraverso la rete telefonica al destinatario remoto. Una volta completata la trasmissione del fax, le soluzioni fax di solito inviano un messaggio di posta elettronica al mittente per informarlo se l'invio è andato a buon fine o se la trasmissione non è riuscita. In genere, sono inclusi anche il motivo del fallimento e un'opzione per riprovare a inviare il fax.

La possibilità di inviare un'email a un fax consente anche una facile integrazione con applicazioni di terze parti. Molte organizzazioni inviano i fax attraverso un'applicazione aziendale come un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), di fatturazione o di contabilità. Con alcune di queste applicazioni, il flusso di lavoro da email a fax può essere configurato dall'amministratore IT, mentre altre richiedono la personalizzazione da parte del fornitore del software.

Anche se i dettagli variano a seconda delle diverse soluzioni di fax elettronico, solitamente i passi da seguire per inviare un fax tramite email sono i seguenti:

1. Creare un nuovo messaggio di posta elettronica

2. Inserire il numero di fax nel campo del destinatario sotto forma di indirizzo email

3. Scrivere l'oggetto e il corpo dell'email

4. Allegare eventuali documenti

5. Inviare l'email: il servizio fax converte le informazioni dell'email in un fax e compone il numero di fax

6. Ricevere la conferma: il servizio fax invia un'email di conferma della corretta trasmissione del fax

Come funzionano i sistemi fax to email?

Il processo fax to email consente al mittente di utilizzare un apparecchio fax tradizionale, un servizio fax o un server fax per inviare il documento in tempo reale attraverso la rete telefonica, ma offre al destinatario la comodità della consegna via email. L'implementazione di una soluzione di fax elettronico colma il divario tra il fax e la posta elettronica.

Sia che si tratti di un servizio online che di un server fax di rete, questi sistemi consentono in genere diverse opzioni per la consegna dei fax all'utente tramite email. La prima riguarda l'instradamento dei fax in entrata. Mentre i sistemi di fax elettronici più semplici consentono di consegnare i fax a un singolo destinatario per la distribuzione manuale, le soluzioni più avanzate offrono opzioni di instradamento dinamico per la consegna automatica.

Ad esempio, a ogni utente o reparto può essere assegnato un numero di fax unico per la consegna dei fax direttamente sulla casella di posta elettronica. In questo modo non solo l'esperienza dell'utente è più efficiente, ma l'organizzazione può anche controllare la consegna dei fax e garantire che solo il corretto destinatario visualizzi le informazioni.

Rispetto all'invio tradizionale di fax, che prevede la stampa delle pagine fax ricevute, che possono essere viste da chiunque passa davanti all'apparecchio fax, il processo di invio di fax tramite posta elettronica rappresenta un miglioramento significativo delle pratiche di sicurezza dell'organizzazione.

Dal punto di vista dell'utente finale, la possibilità di ricevere il fax come file PDF o TIF offre due distinti vantaggi rispetto alle macchine fax standard. Oltre a lavorare in modo più produttivo con la consegna del fax tramite email anziché dover andare ad utilizzare l'apparecchio fax, l'utente può integrare facilmente il fax nei propri flussi di lavoro aziendali, poiché sono già in formato elettronico.

Anche se i dettagli variano a seconda delle soluzioni di fax elettronico, i passaggi abituali per inviare un fax a un indirizzo email sono:

1. Ill fax viene preparato e inviato da un apparecchio fax

2. Il servizio fax risponde alla linea fax e l'apparecchio fax invia i dati al servizio fax

3. Il fax ricevuto viene memorizzato dal servizio fax

4. Il servizio fax converte i dati del fax in un file PDF e lo invia tramite posta elettronica all'indirizzo o agli indirizzi impostati

I vantaggi di gestire fax tramite la posta elettronica

Un tempo si riteneva che i tradizionali apparecchi fax sarebbero stati sostituiti dalla messaggistica elettronica. Ma la posta elettronica non può sempre garantire una forma di comunicazione sicura come il fax.

Ad esempio, un messaggio di posta elettronica e il suo contenuto potrebbero essere archiviati su diversi server. La trasmissione di informazioni via email incontra anche problemi con le agenzie e le normative più severe, come la HIPAA, che richiedono una maggiore sicurezza.

A differenza delle email, un fax non può essere utilizzato per:

• trasportare un virus

• effettuare phishing

• compromettere la sicurezza della rete aziendale

Si stima che oggi nel mondo siano in uso circa 125 milioni di dispositivi fax e che ogni anno vengano acquistati quasi sei milioni di nuovi apparecchi. Secondo un sondaggio del 2012, l'85% delle aziende statunitensi utilizza ancora i fax.

Sono tre le ragioni principali per cui il fax è ancora importante per queste aziende.

1. Disporre di una linea telefonica e di un fax è ancora il modo più semplice e meno complicato tecnicamente per una piccola azienda per iniziare a comunicare con il mondo esterno.

2. Molte aziende, soprattutto quelle del settore sanitario, legale e assicurativo, devono trasmettere i dati via fax per rispettare le normative.

3. Le aziende mantengono applicazioni legacy, come i sistemi di acquisto e di fatturazione, che spesso sono in grado di trasmettere un documento solo via fax.

Il processo, relativamente semplice, di creazione di una soluzione integrata di fax di rete può aumentare significativamente l'efficienza e la produttività di un'azienda. Con una soluzione di fax di rete, è possibile risparmiare migliaia di dollari solo sui costi del lavoro. Inoltre, i fax possono diventare più sicuri e facili da preparare e aggiungono un elemento di professionalità alle comunicazioni commerciali dell'azienda.

Utilizzando le tecnologie esistenti, come le applicazioni di videoscrittura e di messaggistica, le aziende possono sfruttare al massimo le applicazioni esistenti, senza costi aggiuntivi per il software o per la formazione. La soluzione di fax di rete integrata ha un elevato ritorno sull'investimento e non presenta alcuna curva di apprendimento: i suoi vantaggi possono iniziare a verificarsi già dopo pochissimi minuti.

ESEMPIO

Come inviare fax attraverso la posta elettronica utilizzando GFI FaxMaker online

Una soluzione di fax integrato molto diffusa è GFI FaxMaker Online. È un servizio di fax via Internet che non richiede alcuna installazione. La soluzione presenta molti degli stessi vantaggi di altre soluzioni fax, come l'assenza di hardware o software costosi da acquistare, installare e configurare. Inoltre, utilizzandolo, non è più necessario acquistare carta, toner o sistemi telefonici complessi.

Grazie a GFI FaxMaker Online, gli utenti possono inviare fax direttamente dal proprio client di posta elettronica creando un messaggio di posta elettronica e inserendo i seguenti dati:

• Oggetto

• Messaggio email

• Eventuali allegati

• Destinatario del fax

È possibile allegare fino a cinque file in un formato supportato e GFI FaxMaker Online aggiunge automaticamente il contenuto degli allegati al fax. La dimensione totale di tutti gli allegati non può superare i 20 MB.

Nel campo "To:" (A:), occorre scrivere il numero di fax del destinatario nel seguente formato: faxnumber@gfifax.com, dove "faxnumber" è il numero di fax completo del destinatario. È possibile inserire fino a duecento destinatari, utilizzando lo stesso formato per ognuno di essi e separandoli con un punto e virgola (;).

Note importanti per l'invio di fax

1. Il numero di fax deve sempre includere il simbolo di composizione internazionale "+", il prefisso del Paese e quello della zona. Questo vale anche per l'invio di fax a livello locale, ad esempio da Roma a Milano.
   Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla sezione sui destinatari.

2. GFI FaxMaker Online accetta messaggi di posta elettronica di dimensioni fino a 20 MB. Le dimensioni totali di tutti gli allegati e del contenuto dell'email non possono superare 20 Mb. Alcuni server di posta elettronica hanno un limite inferiore (ad esempio 15 MB). In questo caso, occorre inviare fax di dimensioni inferiori al limite imposto dal server.

3. Il mittente del fax deve essere incluso nell'elenco degli utenti di GFI FaxMaker Online. I mittenti che non hanno un account configurato su GFI FaxMaker Online non sono in grado di inviare fax utilizzando questo sistema.
   Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Utenti.

4. Dopo l'invio di un fax, l'utente viene informato sullo stato del fax tramite i rapporti di trasmissione. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione dei rapporti di trasmissione.

Per ulteriori informazioni fare riferimento alla guida su come iniziare.

ESEMPIO

Come ricevere fax attraverso la posta elettronica utilizzando GFI FaxMaker online

Un utente che dispone di un numero di fax dedicato può ricevere i fax tramite GFI FaxMaker Online. Per impostazione predefinita, i fax ricevuti vengono inoltrati all'utente tramite email. Possono anche essere configurate applicazioni di terze parti per scaricare i messaggi di posta elettronica direttamente dai server di GFI FaxMaker Online tramite un'API.

Quando si riceve un fax, GFI FaxMaker Online lo converte in un formato a scelta, ad esempio un PDF.

A seconda del numero di fax che era stato selezionato, GFI FaxMaker Online invia il fax via email all'indirizzo del destinatario corretto. Il messaggio di posta elettronica contiene un rapporto sullo stato del fax e il file del fax come allegato.

Per ulteriori informazioni, fare riferimento alle Impostazioni Utente..

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