1. Por qué es crucial la seguridad en la transmisión de información

2. Problemas de seguridad del correo electrónico

3. Problemas de seguridad del fax

4. Ventajas del fax en red para evitar problemas de seguridad

5. ¿Qué es más seguro... el fax o el correo electrónico?

6. Garantice la seguridad con las soluciones de fax en red de GFI Software

7. Blogs

8. Recursos de seguridad para faxes

Por qué es crucial la seguridad en la transmisión de información

Al transmitir documentos, las organizaciones no quieren que la información sensible sea interceptada y acabe en manos equivocadas:

• Una brecha en la transmisión puede exponer información personal como números de teléfono, números de la seguridad social y registros financieros que pueden ser explotados por piratas informáticos.

• Se pueden robar secretos comerciales, lo que puede suponer pérdidas millonarias para una empresa.

• La revelación inadvertida de registros de clientes puede dar lugar a clientes descontentos, e incluso litigantes.

• Las instituciones médicas y financieras pueden enfrentarse a multas cuantiosas de los organismos reguladores si no se cumplen estrictamente las normas de seguridad, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA) en Estados Unidos y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa.

¿Qué tipo de transmisión resulta más segura: el correo electrónico o el fax? Tanto el correo electrónico como el fax presentan ventajas y riesgos para la seguridad.

Problemas de seguridad del correo electrónico

Mucha gente considera que los correos electrónicos son seguros porque sus programas pueden estar encriptados y suele haber un procedimiento de inicio de sesión y contraseña. Los ordenadores pueden protegerse de los ciberataques mediante cortafuegos y programas antimalware. Asimismo, los correos electrónicos pueden enviarse a personas concretas en sus ordenadores, a diferencia de los faxes, que pueden transmitirse a una máquina central en un espacio muy transitado.

Pero el uso del correo electrónico para transmitir información sensible aún entraña graves riesgos:

• Los correos electrónicos pueden contener archivos adjuntos maliciosos, como programas espía o virus que sortean los cortafuegos e infectan el ordenador del destinatario.

• Las estafas de "phishing" pueden engañar a los destinatarios para que faciliten contraseñas y otros datos confidenciales.

• Puede resultar más pesado enviar documentos legalmente vinculantes por correo electrónico, y algunos órganos de gobierno únicamente aceptan la transmisión de documentos legales por fax.

• Las cuentas de correo electrónico pueden ser pirateadas y la información confidencial corrompida o robada.

• Los filtros pueden redirigir los mensajes directamente a los buzones de correo no deseado, por lo que un destinatario puede estar esperando un documento urgente y perder plazos críticos.

Los correos electrónicos se detienen en muchos "puntos de control" antes de llegar al destinatario, como cortafuegos, ISP, servidores, antivirus e incluso robots de recopilación de datos. En cada punto de control existe la posibilidad de interceptación y pirateo. Aunque el correo electrónico original puede estar cifrado, posteriormente se guarda, copia y reenvía sin ningún tipo de cifrado.

Problemas de seguridad del fax

Todas las transmisiones de fax emplean la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), que garantiza la transmisión punto a punto, lo que la hace más segura que el correo electrónico. Un fax enviado se convierte en binario base64 en su origen, viaja por la PSTN y se vuelve a ensamblar en la máquina de fax del destinatario. La RTPC es mucho menos susceptible de ser pirateada porque supondría un acceso manual directo a la línea telefónica. Incluso entonces, un archivo interceptado parecería simplemente ruido y, por tanto, ilegible.

Aunque el hackeo no es un riesgo importante, el envío de documentos mediante tecnología de fax no elimina todos los posibles problemas de seguridad. Por ejemplo, cuando se emplea una máquina de fax tradicional, basta con teclear un dígito equivocado para enviar información confidencial a un destino no previsto. En un caso, siete consultas médicas de Texas enviaron por error historiales confidenciales de pacientes a una emisora de radio local.1 Aunque un remitente puede confirmar números de fax desconocidos antes de enviarlos, esta práctica de seguridad puede volverse poco práctica para empresas que pueden tener cientos de máquinas de fax individuales en uso.

El uso del fax para transmitir información confidencial presenta otros riesgos graves:

• Todas las máquinas de fax (incluidos los faxes electrónicos o en red) usan el mismo protocolo. Así, un fax enviado desde una máquina puede ser recibido por cualquier otro fax, corriendo el riesgo de ser interceptado antes de llegar a su destinatario.

• Los documentos en papel enviados por fax pueden ser voluminosos y resultar difíciles de catalogar, archivar y almacenar, ya que la tinta y el papel se degradan con el tiempo.

• Los documentos en papel que se dejan desatendidos en una máquina de fax en cualquiera de los puntos del trayecto se vuelven vulnerables y personas no autorizadas podrían acceder a ellos.

• Los documentos en papel pueden ser robados: de la máquina de fax física, de la mesa de una persona o de un archivador.

Ventajas del fax en red para evitar problemas de seguridad

Trabajar con máquinas de fax tradicionales para producir faxes seguros añade una carga de trabajo a la ya de por sí pesada tarea del personal administrativo. Por ello, muchas empresas están recurriendo al fax electrónico basado en web (en red). El fax en red emplea software de fax y servidores de fax en red para garantizar mejor la transmisión segura de información confidencial.

El fax en red está diseñado para funcionar con los sistemas existentes y usar la red existente de una organización. No necesita línea telefónica dedicada ni máquina de fax. No necesita papel, tinta ni supervisión humana. El fax en red permite al personal enviar faxes desde aplicaciones de historia clínica electrónica (HCE), software de gestión de proyectos (PM), su escritorio, desde aplicaciones de oficina por correo electrónico, una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y muchas otras aplicaciones.

El fax en red elimina muchos de los problemas que tienen las máquinas de fax tradicionales para crear transmisiones seguras:

• Los faxes se reciben de forma electrónica, lo que elimina el problema de dejar inadvertidamente faxes en la máquina de fax para que cualquiera pueda leerlos.

• Se elimina el proceso de marcación telefónica manual, por lo que se reduce considerablemente el envío de un fax con información sensible al número de fax equivocado.

• Las portadas con declaraciones de confidencialidad legal pueden programarse de forma automática en un fax electrónico.

• Ya no es necesario escanear los faxes antes de introducirlos en las distintas aplicaciones de almacenamiento.

• El software de fax en red puede catalogar, indexar y archivar faxes de forma segura y automática, eliminando los problemas de almacenamiento en papel.

• El fax en red, junto con el archivado electrónico, facilita el seguimiento y la recuperación de faxes anteriores, creando una pista de auditoría precisa de cada fax.

• Algunos programas de fax en red pueden incluso controlar todo tipo de comunicaciones y bloquear el envío de información si va en contra de la normativa o las políticas de la empresa.

¿Qué es más seguro... el fax o el correo electrónico?

Aunque tanto el fax como el correo electrónico ofrecen ventajas y riesgos de seguridad, el fax, especialmente el fax en red, puede seguir siendo uno de los métodos más seguros de transmisión de documentos. En los últimos años, cada vez más empresas están adoptando el fax en red por las avanzadas funciones que ofrece e incluso por la mayor seguridad que ofrece respecto a los faxes analógicos. Tres ventajas relacionadas con la seguridad que ofrece el fax en red frente al correo electrónico son:

Seguridad para documentos legales: como los correos electrónicos son más vulnerables al fraude, la manipulación, la interceptación y la piratería informática, es mucho más difícil aceptarlos como documento legalmente vinculante y admisible ante un tribunal. Un fax en red suele aceptarse en los tribunales como auténtico y, por tanto, admisible. Además, las transacciones comerciales suelen aceptar las firmas por fax como legalmente válidas y el fax en red ofrece la comodidad de enviar faxes a través del correo electrónico.

Mayor nivel de cifrado: como se ha dicho antes, las transmisiones por fax emplean la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), que garantiza la seguridad de la transmisión punto a punto, lo que reduce enormemente la posibilidad de hackeo. Incluso con los servicios de correo electrónico cifrado, por lo general únicamente se cifra el mensaje: el asunto y la dirección de correo electrónico del destinatario siguen siendo vulnerables a la exposición. El cifrado del correo electrónico también resulta más engorroso: el remitente y el destinatario deben disponer de un software de cifrado compatible o de una clave de descifrado. Por último, los correos electrónicos almacenados no suelen estar cifrados.

Cumplimiento de la normativa más fácil: las empresas y otras instituciones se enfrentan cada vez a un mayor escrutinio en lo que respecta a la seguridad de los datos mediante una sopa de letras de normativas como GDPR, MiFID II, HIPPA, PCI-DSS y FERPA. Por ejemplo, las instituciones médicas y financieras pueden enfrentarse a multas cuantiosas de los organismos reguladores si no se siguen estrictamente los protocolos de seguridad, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA) en Estados Unidos y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa. Con los faxes en red, únicamente el destinatario autorizado puede recibirlos. Por lo general, el software de servidor de fax en red puede rastrear dónde, cuándo y a quién se ha enviado la información. De este modo, las organizaciones pueden demostrar más fácilmente a los organismos reguladores que cumplen la normativa.

Garantice la seguridad con las soluciones de fax en red de GFI Software

GFI FaxMaker 

es un software de servidor de fax en red que permite el envío de correo electrónico a fax y de fax a correo electrónico para Exchange y otros servidores SMTP en un entorno seguro y cifrado. Los protocolos de fax hacen que resulte casi imposible interceptar un fax en mitad de la transmisión, lo que lo hace más seguro que el correo electrónico. El fax electrónico con FaxMaker facilita el acceso a este protocolo más seguro.

Una organización puede instalar el servicio de fax FaxMaker como un servicio físico, in situ, con un módem de fax estándar; como un Fax sobre IP (FoIP) virtual mediante un gateway o un sistema telefónico VoIP, o mediante un fax híbrido sin equipos, pero integrado con un sistema de fax basado en la nube.

FaxMaker no solamente es popular por su mayor seguridad de transmisión, sino también por su facilidad de uso:

• Los usuarios pueden iniciar sesión en el cliente web FaxMaker, rellenar el contenido del fax en pantalla, añadir archivos adjuntos y simplemente hacer clic en enviar.

• FaxMaker permite a los usuarios enviar faxes directamente mediante una aplicación de correo electrónico. Basta con comenzar a redactar un correo electrónico y en la casilla "Para:" introducir un número de fax con "@faxmaker.com" al final. Rellene el asunto, añada el contenido del cuerpo y los archivos adjuntos y envíe.

• Los faxes entrantes pasan por un módulo OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que permite buscar en el cuerpo del fax. Esta función es útil cuando hay que recuperar faxes antiguos.

• Ofrece funciones como interfaces de programas de aplicación (API), alertas de servicio de mensajes cortos (SMS) y firmas digitales.

Un compañero de GFI FaxMaker es GFI Archiver. Las empresas deben emplear un software de almacenamiento rápido, seguro y eficaz para los faxes. El archivado puede realizarse con GFI Archiver. El sistema permite la generación inteligente de informes, y ya está configurado para ejecutar informes que cumplan con los mandatos de confidencialidad de registros.

Blogs

Recursos de seguridad del fax

Notas a pie de página

1. Un error en el envío de faxes hace que se envíe PHI a un medio de comunicación local. HIPAA Journal 16 de febrero de 2017