Die Compliance-Vorschriften sind weltweit streng, und Singapur ist da keine Ausnahme. Doch für KMUs gibt es eine bewährte Lösung für ihre Compliance-Probleme - GFI Archiver®. Der IT-Dienstleister Bridges Integrity Services LLP (BIS) unterstützt seine Kunden mit GFI Archiver von GFI Software, einer Softwarelösung zum sicheren Speichern und Abrufen von E-Mails, die auch Dateien und Kalender archivieren kann.
E-Mail-Archivierung hilft bei der Einhaltung von Vorschriften in Singapur
Das Bedürfnis von BIS nach E-Mail-Sicherheit wurde von seinen Kunden angetrieben. "Unsere Kunden wünschten sich ein E-Mail-Prüfungstool, mit dem sie alle ein- und ausgehenden E-Mails für die rechtliche Prüfung und Einhaltung von Vorschriften nachverfolgen können", sagt Joke Jong, Projektmanager und technischer Leiter des Unternehmens.
Die alte Methode, dies zu tun, funktionierte einfach nicht. "Wir haben versucht, manuell eine Kopie aller E-Mails zu erstellen. Anfangs hat das auch funktioniert, aber als das E-Mail-Volumen enorm anstieg, wurde die Aufgabe zu umfangreich", erklärt Joke Jong.
GFI Archiver® kann mehr als nur alte E-Mails speichern.
"Bei der Implementierung von GFI MailArchiver® (jetzt GFI Archiver®) für unsere Kunden waren wir in der Lage, die E-Mail-Nutzung zu verfolgen und Berichte für wichtige Stakeholder zu erstellen, um die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter mit Kunden und Lieferanten daraufhin zu überprüfen, ob sie mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Die E-Mail-Überwachung hat sich in vielen Fällen als sehr hilfreich erwiesen, um die E-Mail-Kommunikation bei Unstimmigkeiten oder beim versehentlichen Löschen von E-Mails aus dem Postfach eines Benutzers nachzuvollziehen", erklärt Jong.
Die GFI-Wahl
Die meisten Unternehmen prüfen eine Reihe von Tools, bevor sie sich für eines entscheiden. Im Fall von BIS war das nicht der Fall. "Wir haben keine Konkurrenzprodukte ausprobiert, weil deren Preis nicht im Budget kleiner Unternehmen lag", sagte Herr Jong.
"Es ist leicht zu implementieren und zu aktualisieren. Es ist einfach zu bedienen und der Preis ist für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich", so Herr Jong. BIS ist mit seiner Wahl zufrieden und das Produkt hält genau das, was auf der Verpackung steht.
"Es hilft, den Backup- und Wiederherstellungsprozess zu beschleunigen, wenn Benutzer versehentlich Objekte löschen. Die IT-Verwaltung, die sich mit E-Mail-Problemen der Benutzer befasst, wird drastisch reduziert", so Jong. Das Produkt macht sich zudem mehr als bezahlt, denn es "trägt dazu bei, die Personalkosten zu senken und mögliche Unachtsamkeiten und Fehler bei der manuellen Archivierungsmethode zu vermeiden."
"Die Lizenzstruktur von GFI ermöglicht es uns, nur so viel zu kaufen, wie wir in Bezug auf die Anzahl der zu archivierenden Benutzerpostfächer benötigen", so Jong weiter.
Sowohl die IT-Abteilung als auch die Endanwender schätzen die Möglichkeit, E-Mails sicher speichern, verfolgen und abrufen zu können.
"Wir sind in der Lage, die protokollierten E-Mails zu verfolgen und durchzugehen. Die Benutzer können ihre eigenen archivierten E-Mails sehen, ohne befürchten zu müssen, dass sie diese nicht mehr abrufen können, wenn sie gelöscht wurden."
Die Quintessenz? Die Wiederherstellung und Nachverfolgung von E-Mails, die von Endanwendern als vermisst gemeldet werden, nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. "GFI Archiver ist in der Lage, diese Probleme effizient zu lösen.” Er fühlt sich auch sicherer, weil er weiß, dass alle E-Mails gesichert und nachvollziehbar sind.
Die GFI-Beziehung
BIS besteht seit 1999 und setzt seit 2009 GFI-Software ein. Das neun Mitarbeiter starke Unternehmen fungiert als Outsourcer für den IT-Bedarf von Kunden mit 5 bis 300 Mitarbeitern - viele von ihnen müssen Compliance-Vorschriften einhalten oder E-Mails aus Sicherheitsgründen, zur Vereinfachung oder einfach nur zur Beruhigung archivieren.
GFI Archiver® hat sich als solides, einfach zu verwaltendes Tool erwiesen.
"Wir hatten während der Einrichtung und des Upgrades kaum Ausfallzeiten. Die Anwendung funktioniert einfach. Es gab Zeiten, in denen sie aufgrund der schieren Menge an zu verarbeitenden E-Mails nicht funktionierte, aber nach einer Feinabstimmung der Datenbankkonfiguration verlief der Betrieb reibungslos", so Jong. "Das Wichtigste ist, dass es genügend Dokumentationen und Zugang zu Hilfe gibt, um uns bei der Einrichtung zu unterstützen, oder wenn etwas nicht funktioniert."
"Wir mögen die Produkte von GFI, weil sie einfach zu implementieren und zu installieren sind und sich leicht aktualisieren lassen. Die Anwendungen funktionieren wie erwartet mit minimalen Problemen. Wenn Probleme auftraten, waren keine großen Anpassungen oder Fehlerbehebungen an der Anwendung oder der Umgebung erforderlich, um das Problem zu beheben", so Jong.
Abschließend würde er sich auch mehr Anpassungsmöglichkeiten für die Berichte wünschen: "Die Anpassung von MailInsights wird immer wichtiger, da immer mehr Inhaber und Manager kleiner und mittlerer Unternehmen daran interessiert sind, die Berichte darüber zu sehen, wie ihre E-Mail-Systeme von ihren Mitarbeitern genutzt werden."
Haftungsausschluss: Alle hier genannten Produkt- und Firmennamen können Marken der jeweiligen Eigentümer sein. Nach unserem besten Wissen waren alle Angaben zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt; diese Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.