Caso práctico: Clínica Médica BayView
La Clínica Médica Bayview, situada en Nanaimo (Columbia Británica, Canadá), es una consulta de medicina familiar que cuenta con tres médicos y tres empleados. Utilizan un software de historias clínicas electrónicas (EMR) de última generación y otros sistemas que permiten el funcionamiento de la consulta, pero no disponen de un equipo informático específico para mantener y gestionar todo ello. Esto significaba que la aplicación de parches a sus valiosas aplicaciones de software no siempre se realizaba con la frecuencia necesaria. Parte de la responsabilidad recae sobre el Dr. Rob Carruthers, de Bayview. La consulta, siempre a rebosar, y sus médicos, igualmente ocupados, tenían dificultades para mantener el software que se ejecutaba en su red de 12 ordenadores. Los ordenadores sin parches son un blanco fácil para los piratas informáticos.
Actualizaciones automáticas: justo lo que hacía falta
La solución para aplicar los parches necesarios a los sistemas de la consulta y resolver otros problemas de seguridad consistió en instalar GFI LanGuard, de GFI Software, empresa con la que Carruthers mantiene una relación duradera desde entonces.
Carruthers descubrió GFI LanGuard sin demasiadas complicaciones. «Una búsqueda en Internet me llevó a identificar GFI LanGuard como un buen producto para mis necesidades», recuerda.
¿El resultado? Una red más segura y eficiente. «Ahora se identifican todas las correcciones y vulnerabilidades evidentes, y se gestionan de forma activa y rápida. En dos ordenadores, Windows Update llevaba casi dos años desactivado por completo, y en otros dos, el software antivirus había dejado de actualizar sus archivos seis meses antes», explicó el Dr. Carruthers. «En concreto, Java y los productos de Adobe de uso frecuente, como Acrobat, Reader y Flash Player, estaban todos prácticamente irremediablemente desactualizados. También teníamos varios navegadores instalados. No había ninguna necesidad empresarial para ello, así que eliminé todos los navegadores excepto el IE, que se actualiza a través de Windows Update».
Como parte de su proceso de limpieza, revisó todos los equipos con lupa. «Llevé a cabo una limpieza a fondo en todos los ordenadores, eliminando por completo el software que no se utilizaba y actualizando todo el software necesario a la última versión. Probablemente he reducido los programas instalados en un 50 % o más. Ahora sé exactamente qué software hay en cada ordenador y GFI se encarga de mantenerlo actualizado. Además, ahora dispongo de una lista con todo el software esencial que debe instalarse en cualquier ordenador nuevo», explicó el Dr. Carruthers.
De hecho, aplicar parches a Java, a las herramientas de Adobe e incluso a las aplicaciones de Apple es cada vez más importante, y supone una amenaza igual o mayor que la de Microsoft Windows, Internet Explorer y otras herramientas de Microsoft. Las medidas de Carruthers, junto con la aplicación de parches multiplataforma de GFI LanGuard, contribuyen a que la red sea más sencilla y segura.
A pesar del papel activo del Dr. Carruthers, GFI LanGuard es un componente de seguridad esencial, ya que permite aplicar parches de forma amplia y exhaustiva. Gran parte de esto gira en torno al «Patch Tuesday» de Microsoft, en el que, una vez al mes, el gigante del software lanza parches y actualizaciones. «Realizar el mantenimiento del software manualmente cada mes en 12 ordenadores resultaría muy costoso si se subcontratara, y muy laborioso si no se hiciera así. Básicamente, el mantenimiento no se llevaba a cabo, ni podía realizarse en absoluto, hasta que se instaló GFI LanGuard», afirmó el Dr. Carruthers.
La experiencia con GFI LanGuard
Es cierto que GFI LanGuard simplifica la red de la Clínica Médica Bayview, pero ¿es fácil de usar? «Hay una curva de aprendizaje, pero GFI LanGuard es fácil de usar una vez que llevas un tiempo utilizándolo», afirmó el Dr. Carruthers. «LanGuard es bastante fácil de instalar. Instalé el software en mi propio ordenador y GFI LanGuard instaló los “agentes” en los demás ordenadores conectados a la red. Para ello solo hay que conocer el nombre de usuario y la contraseña de administrador de cada ordenador de la red. Lo que más tiempo lleva es resolver todos los problemas de software detectados. Tenemos 12 ordenadores que llevan en uso entre uno y cinco años y a los que apenas se les han aplicado parches», explicó. «Ahora puedo mantener de forma eficiente toda la red de 12 ordenadores con un rápido inicio de sesión desde casa cada 2-4 semanas. Aplicar las actualizaciones los fines de semana o por las tardes es muy fácil, ya que la oficina está cerrada».
Los usuarios finales de Bayview tampoco sufren interrupciones en su jornada laboral. «Prácticamente no hay cambios visibles en el flujo de trabajo para los usuarios y ya no aparecen mensajes del tipo «Hay que actualizar Adobe Flash Player». Tenemos la necesidad empresarial de mantener Java actualizado y ahora GFI se encarga de ello a través del módulo de corrección», afirmó.
Cuando surgen problemas técnicos con GFI LanGuard, las soluciones son sencillas y las llevan a cabo GFI y el Dr. Carruthers trabajando en colaboración. «He estado utilizando TeamViewer (un software de control remoto) para acceder de forma remota a los ordenadores de la oficina. GFI detecta el problema y TeamViewer me permite acceder fácilmente para solucionarlo, ya sea a través del módulo de corrección del servidor de GFI LanGuard (mi ordenador de la oficina) o directamente en los demás ordenadores, según sea necesario», explicó el Dr. Carruthers.
Un pequeño consejo sobre GFI LanGuard
Aunque GFI LanGuard es una solución rentable, ahorra tiempo y es fácil de mantener en perfecto funcionamiento, hay dos aspectos sobre los que Carruthers ofrece algunos consejos. «La primera incidencia de asistencia técnica puede resultar bastante complicada para una pequeña empresa que no cuente con técnicos informáticos especializados. No basta con llamar por teléfono a GFI LanGuard y describir el problema por teléfono», explicó el Dr. Carruthers.
Añadió que, para informar de un incidente, «hay que ejecutar la herramienta de resolución de problemas de GFI Languard en el servidor o el ordenador en el que esté instalado GFI Languard, localizar el archivo generado, comprimirlo en un archivo .zip (con WinZip u otras utilidades), nombrarlo siguiendo las directrices de GFI y, a continuación, subirlo vía FTP a GFI Languard».
«La primera vez me llevó bastante tiempo completar todos y cada uno de estos pasos. Hace muchos años que no he tenido que comprimir un archivo ni utilizar FTP. Muchos clientes a los que les vendría bien GFI Languard nunca habrán oído hablar de los «archivos zip» ni del «FTP». Una vez que hayas superado las dificultades del primer ticket, enviar el segundo te llevará unos minutos, no horas. La buena noticia es que solo he tenido que enviar un ticket en cuatro meses».
«Una vez que completé con éxito los pasos anteriores, me resultó muy fácil coordinarme con GFI por correo electrónico para resolver el problema. Supongo que GFI probablemente ayudaría a los clientes con este proceso si se quedaran atascados».
La otra objeción se refiere a la información técnica.
«Me gustaría que la página web de GFI contara con una base de conocimientos de preguntas frecuentes mucho más amplia y mejor organizada. Para muchos problemas, sería mucho más fácil y rápido encontrar una solución rápida en las preguntas frecuentes, en lugar de tener que enviar una solicitud de asistencia», concluyó.
Contar con varias herramientas de un mismo proveedor ofrece una ventaja en materia de asistencia técnica: es lo que se conoce como «un único punto de contacto». «La asistencia técnica es buena. Si me pongo en contacto con un empleado del servicio de asistencia de GFI, puedo plantearle otra pregunta sobre otro producto», concluyó Jakubowski.
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