Windsor Health Group est une société de gestion de soins de santé, basée à Nashville, dans le Tennessee, qui gère des plans de santé parrainés par le gouvernement et fournit des services de gestion de soins spécialisés à la fois aux compagnies d'assurance et aux prestataires de soins de santé. L'entreprise avait besoin d'une solution qui garantisse la conformité aux exigences d'échange d'images de documents avec n'importe quel prestataire de soins de santé de manière sécurisée, qui l'aide à évoluer vers un bureau sans papier et qui élimine le goulot d'étranglement des télécopieurs physiques partagés au sein de l'organisation. Pour résoudre ces problèmes, Windsor Health Group a choisi GFI FaxMaker de GFI Software.

Défis

L'échange des dossiers médicaux des patients, la confidentialité des patients et la sécurité des données sont de la plus haute importance pour les organisations fournissant des services de santé aux États-Unis. Compte tenu des réglementations strictes imposées dans le cadre du Health Insurance Portability and Accountability Act, les organismes de soins de santé ont dû mettre en place des systèmes et des solutions logicielles conformes à l'HIPAA.

En tant qu'organisme de soins de santé, nous étions conscients des exigences de l'HIPAA en matière d'échange de documents et d'informations sur les patients avec tout prestataire de soins de santé, de la manière la plus sûre possible. Passer du télécopieur traditionnel à un serveur de fax intégré qui utilise notre infrastructure informatique et de messagerie était une étape importante pour nous, d'où notre intérêt pour GFI FaxMaker", a déclaré Barry Shermer, VP IT, Business Intelligence & Reporting.

Bien que la transmission sécurisée de documents soit une considération primordiale, M. Shermer a déclaré que la société voulait également faire un pas de plus vers un bureau sans papier et éliminer le goulot d'étranglement des télécopieurs physiques partagés.

"Les télécopieurs partagés ne sont pas seulement une faille de sécurité, dans la mesure où des documents confidentiels pourraient être vus par des personnes non autorisées au sein de l'entreprise, mais il y a aussi un fort élément de coût en termes de papier et d'autres ressources matérielles. L'élimination de ce goulot d'étranglement permettrait de réaliser des économies et de sécuriser l'échange d'informations et de documents sur les patients", ajoute M. Shermer.

Pour Windsor, la solution a consisté à rechercher une solution logicielle capable de résoudre ces problèmes de manière rentable.

Mise en place

La société avait étudié un certain nombre de produits sur le marché, dont GFI FaxMaker.

Nous avions examiné d'autres solutions et notre choix était basé sur les critères suivants : le prix, la possibilité de router facilement par DID vers des boîtes aux lettres Microsoft Exchange et, à l'époque, la possibilité d'exporter/archiver vers un dossier de partage - cependant ce n'est plus une exigence pour nous. Notre décision s'est toutefois fondée sur la capacité de routage d'OR FaxMaker", a expliqué M. Shermer.

Selon M. Shermer, Windsor a été en mesure d'apporter une "valeur ajoutée" aux applications construites par l'entreprise depuis que la base de données dorsale est accessible : "Par exemple, la validation au sein d'une application a entraîné l'envoi d'un e-mail automatisé avec succès via GFI FaxMaker".

"Les améliorations de la productivité ont également été immédiatement perceptibles. Les employés se sont adaptés très rapidement à l'envoi et à la réception de fax à partir du bureau. Ils n'ont plus besoin d'imprimer des documents, de les apporter à un télécopieur physique, puis de faire plusieurs voyages pour vérifier s'ils ont été envoyés avec succès ou non. Ils le font maintenant sans quitter leur poste de travail, explique-t-il.

Comme les utilisateurs utilisent leur poste de travail pour envoyer et recevoir des e-mails, la confidentialité est également garantie car chaque fax reçu, par exemple, est directement envoyé dans la boîte aux lettres du destinataire et non dans un télécopieur physique dans le bureau où il pourrait être vu par d'autres employés.

Le temps passé auparavant avec le télécopieur physique, à alimenter les fax, à attendre la livraison, etc. a été réduit et ce temps est maintenant consacré à d'autres tâches".

Avantages

L'entreprise en a bénéficié dans trois domaines principaux :

D'un point de vue juridique, de gestion ou de conformité, "GFI FaxMaker nous permet d'échanger des dossiers médicaux par pratiquement n'importe quel bureau de fournisseur, même ceux qui n'ont pas accès à Internet. Les données sont transférées à l'aide d'un protocole accepté par l'HIPAA, le fax, et nous avons maintenant la responsabilité des fax entrants et sortants aux fournisseurs médicaux. Avec GFI FaxMaker, ceux-ci sont enregistrés par le système au lieu des reçus papier des télécopieurs physiques :

D'un point de vue technologique, GFI FaxMaker permet l'attribution d'identifiants numériques départementaux (DID) aux boîtes de réception Exchange : "Plusieurs utilisateurs d'un même département ont accès à la boîte de réception partagée. L'expansion est également facile au fur et à mesure que l'entreprise se développe ; par exemple, nous sommes passés d'une carte analogique à une carte Ti avec des changements minimes à notre configuration GFI FaxMaker:Mr Shermer a dit.

Enfin, d'un point de vue financier, le coût initial d'achat et de mise en œuvre a été modéré tandis que le coût de maintenance est minime. "Windsor reçoit en moyenne 920 fax entrants et 720 fax sortants par jour. Les gains de productivité réalisés grâce au regroupement de la documentation médicale en une seule réponse sortante ont été importants. En outre, en cas d'échec de la prise de contact, le renvoi d'un "paquet médical" est aussi simple que le renvoi d'un e-mail, ajoute-t-il.

Objectif atteint

Si l'objectif initial de Windsor - assurer la transmission et l'échange de documents médicaux en toute sécurité - a été atteint, l'entreprise a également bénéficié de gains de productivité substantiels, d'un processus de télécopie plus efficace pour les utilisateurs et, ce qui est tout aussi important, d'économies sur les ressources telles que le papier, le toner et la maintenance des machines physiques.

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