Windsor Health Group è una società di assistenza sanitaria con sede a Nashville, in Tennessee, che gestisce piani sanitari sponsorizzati dal governo e fornisce programmi sanitari gestiti sia alle assicurazioni che ai fornitori di servizi sanitari. L'azienda aveva bisogno di una soluzione che garantisse il rispetto di tutti i requisiti legali per lo scambio di immagini e documenti con qualsiasi fornitore di servizi sanitari in modo sicuro, e che fosse in grado di eliminare la carta e il collo di bottiglia dei dispositivi fax tradizionali condivisi all'interno dell'organizzazione. Per risolvere questi problemi, Windsor Health Group ha scelto GFI FaxMaker di GFI Software.

Sfide

Lo scambio delle cartelle cliniche dei pazienti, la loro riservatezza e la sicurezza dei dati sono di estrema importanza per le organizzazioni che forniscono servizi sanitari negli Stati Uniti. Le severe normative imposte nell'ambito dell'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), hanno costretto le aziende sanitarie a implementare sistemi e soluzioni software conformi all'HIPAA.

"Come azienda medica, eravamo consapevoli dei requisiti HIPAA per lo scambio di documenti e informazioni sui pazienti con qualsiasi operatore sanitario nel modo più sicuro possibile. Passare dal fax tradizionale a un fax server integrato che utilizzasse la nostra infrastruttura IT e di posta elettronica era fondamentale per noi, da cui il nostro interesse per GFI FaxMaker", ha dichiarato Barry Shermer, vice presidente del settore IT, Business Intelligence e Reporting.

Anche se la considerazione primaria era la trasmissione sicura della documentazione, Shermer ha detto che l'azienda voleva anche passare a un modello di ufficio senza carta ed eliminare il collo di bottiglia dei dispositivi fax tradizionali condivisi.

"Le macchine fax condivise non rappresentano solo una falla nella sicurezza, in quanto i documenti riservati possono essere visti da persone non autorizzate, ma hanno anche costi elevati in termini di carta e altri materiali. L'eliminazione di questo collo di bottiglia consente di risparmiare sui costi e di scambiare in modo sicuro le informazioni e la documentazione dei pazienti", ha aggiunto Shermer.

La soluzione per Windsor è stata quella di cercare una sistema software che affrontasse questi problemi in modo efficace dal punto di vista dei costi.

Implementazione

L'azienda aveva esaminato diversi prodotti sul mercato, tra cui GFI FaxMaker.

"Avevamo esaminato vari soluzioni e la nostra scelta era basata sui seguenti criteri: il prezzo, la possibilità di avere un instradamento facile verso le mailbox di Microsoft Exchange utilizzando DID e, all'epoca, la possibilità di esportare/archiviare i dati in una cartella condivisa (questo non è più un requisito per noi). La nostra decisione si è comunque basata sulla capacità di instradamento di GFI FaxMaker", ha spiegato Shermer.

Secondo Shermer, Windsor è stata in grado di aggiungere valore alle applicazioni aziendali grazie all'accesso al database di backend. "Ad esempio, la convalida all'interno di un'applicazione ha permesso di inviare con successo un[email automatica tramite GFI FaxMaker".

"Anche il miglioramento della produttività è stato subito evidente. I dipendenti si sono adattati molto rapidamente all'invio e alla ricezione di fax dal desktop; non hanno più bisogno di stampare documenti, portarli a un dispositivo per fax fisico e fare avanti e indietro per verificare se l'invio è andato a buon fine o meno. Ora possono fare tutto questo senza lasciare la loro postazione di lavoro", ha spiegato.

Gli utenti, ovviamente, utilizzano la propria postazione di lavoro per inviare e ricevere email; ogni fax ricevuto viene inviato direttamente alla casella di posta elettronica del destinatario e non a un fax fisico in ufficio, dove potrebbe essere visto da altri dipendenti e questo garantisce la riservatezza dei dati.

"Il tempo che veniva perso in precedenza con il dispositivo di fax fisico, come il caricamento della carta, l'attesa della conferma dell'invio e così via, ora viene impiegato per altre attività".

Vantaggi

L'azienda ha visto benefici in tre aree principali:

Da un punto di vista legale, gestionale e di conformità, "GFI FaxMaker ci permette di scambiare le cartelle cliniche praticamente da qualsiasi ufficio, anche da quelli senza accesso a Internet. I dati vengono trasferiti utilizzando un protocollo accettato dall'HIPAA, il fax, e forniamo la tracciabilità dei fax in entrata e in uscita ai fornitori di servizi medici. Con GFI FaxMaker, tutti i dati vengono registrati dal sistema invece di dover gestire le ricevute cartacee dei fax fisici.

Dal punto di vista tecnologico, GFI FaxMaker consente l'assegnazione di ID digitali dipartimentali (DID) alle caselle di posta elettronica di Exchange: "Più utenti, all'interno di un dipartimento, possono accedere alla casella di posta condivisa. L'espansione è facile anche in caso di crescita dell'azienda; ad esempio, siamo passati da una scheda analogica a una scheda Ti con modifiche minime alla configurazione di GFI FaxMaker", ha dichiarato Shermer.

Infine, da un punto di vista finanziario, il costo iniziale per l'acquisto e l'implementazione è stato modesto, mentre il costo di manutenzione è minimo. "Windsor riceve in media 920 fax in entrata e 720 in uscita ogni giorno. I guadagni di produttività ottenuti grazie al combinare tutta la documentazione medica di supporto in un'unica risposta in uscita sono significativi. Inoltre, se si verifica un errore di handshake, inviare nuovamente un 'pacchetto' è semplice come il reinvio di un'email", ha aggiunto Shermer.

Obiettivo raggiunto

Se l'obiettivo iniziale di Windsor - garantire la trasmissione e lo scambio sicuro di documenti medici - è stato raggiunto, l'azienda ha anche beneficiato di un sostanziale aumento della produttività, di un processo di invio e ricezione fax più efficiente per gli utenti e, cosa altrettanto importante, di un risparmio di risorse, come carta e toner, e di una riduzione dei costi di manutenzione delle macchine fisiche.

Link

Scarica qui la versione di prova di GFI FaxMaker