Les municipalités sont jugées sur la qualité de leur gouvernance, et les fonctionnaires sont souvent évalués sur leur réactivité et leur ouverture. La municipalité de Denville, dans le New Jersey, s'efforce en permanence d'être plus réactive et plus utile à ses 16 000 citoyens. Même une petite commune comme Denville, qui compte quelque 125 employés municipaux, doit fournir un accès sécurisé à ses communications, et l'un des éléments les plus importants à cet égard est le courrier électronique.
L'archivage du courrier vient à la rescousse de la commune
"Nous fournissons régulièrement des e-mails dans le cadre de demandes d'archives publiques ouvertes", explique John Ciardi, responsable des installations de la municipalité.
Cela signifie que tous les messages doivent être stockés en toute sécurité et organisés pour une récupération rapide et facile. GFI Archiver® fournit tout cela aujourd'hui.
" À Denville (New Jersey), nous utilisons GFI Archiver depuis 2009. Il fonctionne toujours parfaitement et une assistance technique compétente est disponible en cas de besoin ", a déclaré M. Ciardi. "Nous avons regardé d'autres produits et n'avons pas trouvé de moyen plus économique d'archiver nos emails aussi efficacement que GFI Archiver".
On peut dire que presque toutes les entreprises pourraient utiliser l'archivage des courriers électroniques. Pour d'autres, il s'agit d'un besoin réel et défini. Pour le canton de Denville, il s'agit d'une exigence absolue.
La commune est dirigée par un maire et un conseil municipal, dont les sept membres sont élus pour quatre ans. En tant qu'entité publique, il existe des règles à suivre pour garantir un gouvernement ouvert et transparent. L'une d'entre elles est l'ouverture des dossiers publics. Cela signifie que tous les courriers doivent être conservés afin de pouvoir être consultés sur demande.
"Nous devons archiver les courriers électroniques afin de nous conformer à la loi du New Jersey sur les dossiers publics ouverts", a déclaré M. Ciardi. "C'est ce qui nous inquiète le plus. Nous leur disons de ne pas effacer les courriels, mais nous ne savons pas s'ils le font. (Avec Archiver, s'ils ne les trouvent pas, je sais au moins que j'en ai une copie.
En vertu de ces règles, la commune doit conserver "tout ce qui constitue une communication entre un fonctionnaire et quelqu'un d'extérieur, qu'il s'agisse d'un document écrit ou d'un document électronique - nous ne pouvons pas faire de distinction entre les deux", a-t-il ajouté".
Les demandes d'archives publiques arrivent régulièrement, le plus souvent de la part d'avocats ou d'autres parties à un litige, et la municipalité doit être prête à répondre à ces demandes.
"Il y a eu un cas récemment avec un grand projet et à un moment donné cela a mal tourné. Une personne dit une chose, une autre en dit une autre, et notre collaborateur dit 'aucun des deux n'a dit cela'. Nous avons dû retrouver les e-mails de tout le monde et les remettre aux avocats pour qu'ils trouvent une solution", explique M. Ciardi.
D'autres cas concernent des employés mécontents qui ont été licenciés. "Leurs avocats essaient de dire que des courriers électroniques ont été envoyés pour dire ceci ou cela - et les avocats demandent des courriers électroniques d'un certain type. Je consulte leurs e-mails normalement, mais je n'ai aucun moyen de savoir si quelque chose a été supprimé. Je consulte donc Archiver et je peux alors tout obtenir", explique M. Ciardi.
Archiver est essentiel pour résoudre les litiges, ce qui est l'une de ses principales caractéristiques.
"Quelqu'un me dit qu'il a envoyé un message électronique à quelqu'un qui était censé agir en fonction de ce message. Cette personne me dit qu'elle n'a jamais reçu ce message. Elle doit alors vérifier si elle l'a bien envoyé et si l'autre personne l'a bien reçu. On me demande de faire cela deux ou trois fois par an, juste pour éviter qu'un problème ne s'aggrave. C'est l'utilisation la plus importante d'Archiver pour nous", a déclaré M. Ciardi.