Je m'appelle Alan Warne et je suis le chef d'équipe opérationnel TIC pour Environment Canterbury. Environment Canterbury est le conseil régional de la région de Canterbury, dans l'île du Sud de la Nouvelle-Zélande. Nous avons trois entités principales, Environment Canterbury lui-même, qui s'occupe de la gestion de nos ressources naturelles, à savoir le sol, l'air, l'eau et la région côtière. Il y a également le service Metro, qui supervise la fourniture des services de bus à travers le comté, et la défense civile. Environment Canterbury a commencé à utiliser les produits GFI en 2005. Ils cherchaient une solution au problème d'archivage du courrier qu'ils avaient à l'époque. Nous devons nous conformer à la loi sur les archives publiques (Public Records Act) et nous devons donc capturer tous nos courriels. Avant d'avoir MailArchiver, nous avions un désordre de fichiers PST dans toute l'organisation.
En 2005, nous utilisions Exchange 2003, dont la capacité était très limitée, de sorte que de nombreux membres du personnel devaient copier leurs courriers électroniques dans diverses situations incontrôlées. MailArchiver nous permet de capturer tous les courriers électroniques entrant et sortant de l'organisation avant qu'ils ne soient reçus par le membre du personnel, ce qui signifie que même si un membre du personnel supprime accidentellement un message, nous disposons toujours de cet enregistrement, de sorte que lorsque nous en arrivons aux demandes LGOIMA (loi sur les informations officielles du gouvernement local), nous disposons de toutes les informations. Grâce à la centralisation dans MailArchiver, nous pouvons retrouver l’e-mail, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps et d'efforts, et nous permet de répondre aux demandes LGOIMA beaucoup plus rapidement. L'avantage de MailArchiver est qu'il est basé sur le web, de sorte que les utilisateurs peuvent accéder à leurs archives de courrier électronique depuis n'importe quelle machine. Ils n'ont pas besoin d'aller dans Outlook. Ils n'ont pas besoin d'ouvrir un produit, ils n'ont pas besoin d'être sur une certaine machine où un certain logiciel est installé, donc pour l'utilisateur c'est une excellente solution parce qu'il peut accéder à ses courriels et rechercher tout son historique de n'importe où.
Les produits GFI utilisent tous des produits Microsoft standard. Il est très facile pour nous de les intégrer dans notre environnement, nous avons déjà tous ces produits, nous comprenons cette architecture, donc d'un point de vue architectural, leurs produits fonctionnent simplement dans l'informatique. Nous comprenons leurs besoins et il nous est très facile de les mettre en œuvre. MailArchiver nous permet d'atténuer les risques associés aux demandes de la LGOIMA. Nous pouvons garantir que nous disposons de tous nos documents publics en ce qui concerne les courriers électroniques, de sorte que toutes les interactions que nous avons avec le public sont couvertes. Il y a environ deux ans, nous avons rencontré un problème avec notre MailArchiver parce que nous l'exécutions sur un serveur physique et que nous n'avions plus de disque physique. Nous avons donc créé un environnement virtuel, nous avons utilisé les derniers systèmes d'exploitation des serveurs et nous avons installé la dernière version de GFI MailArchiver. C'était bien à l'époque parce que MailArchiver prenait en charge le serveur 2012 R2 et que ce système d'exploitation venait tout juste d'être mis sur le marché ; nous n'avons donc pas été freinés par le logiciel que nous essayions d'installer.
En passant d'un environnement physique à un environnement virtuel, nous pouvons très facilement ajouter un disque supplémentaire et MailArchiver peut continuer à se développer et nous n'avons jamais cessé de le faire. Depuis que nous sommes passés d'un environnement physique à un environnement virtuel, nous n'avons eu aucun problème pour capturer tous nos courriers électroniques. Lorsque nous avons effectué les migrations dans le passé entre les versions, nous avons trouvé cela très facile et l'assistance que nous recevons de GFI nous a vraiment aidés à progresser, bien que nous n'ayons pas eu à les appeler si souvent parce que la plupart du temps, cela fonctionne simplement. Lors de la migration, nous avons déplacé 2 téraoctets de fichiers de base de données. Environ seize millions et demi d'e-mails étaient archivés dans ces fichiers à l'époque, ce qui représentait une quantité considérable de données que nous traînions sur le réseau. Nous avons donc été très satisfaits de respecter notre délai et de voir que tout fonctionnait, que toutes les bases de données étaient rétablies et que le personnel continuait à travailler, sans même s'apercevoir que nous avions effectué le changement.