Die ROHDE KG muss einige sehr strenge Anforderungen erfüllen, um in Deutschland Geschäfte machen zu können. Sie muss alle ihre Dokumente ein ganzes Jahrzehnt lang archivieren. Karl-Heinz Rohde, Geschäftsführer des 60 Mitarbeiter zählenden Unternehmens, sagte, dass sein Unternehmen seit über 15 Jahren für seine Arbeit zertifiziert ist und dass diese Vorschriften daher ein absolutes Muss sind.

GFI Archiver unterstützt deutsche Firma bei der Einhaltung strenger Vorschriften

"Die deutsche Verordnung HGB (=Handelsgesetzbuch) § 257 legt fest, dass alle Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden (und jederzeit verfügbar sein) müssen. In der Vergangenheit war dies für papierbasierte Korrespondenz nicht so schwierig. Bei elektronischer Korrespondenz, wie E-Mails, ist das schwieriger", so Rohde. "Für E-Mails war dies ohne eine softwarebasierte Lösung nicht möglich."

Nach einer Prüfung der auf dem Markt erhältlichen Produkte und der Beratung durch einen externen Administrator entschied sich das Unternehmen für GFI Archiver®.

Das Speichern von E-Mails auf die alte Art war umständlich und ineffizient: "In der Vergangenheit haben wir alle wichtigen E-Mails in Outlook gespeichert. Dann wurde der Umfang des E-Mail-Kontos eines jeden Mitarbeiters sehr groß. Das Auffinden älterer Nachrichten war nicht so einfach und hat viel Zeit in Anspruch genommen. Mit GFI Archiver® ist das jetzt ganz einfach. Es war ein großer Vorteil, alle alten E-Mails aus den Konten in GFI Archiver® zu übertragen. In unseren Konten bewahren wir nur die E-Mails auf, die gerade in Gebrauch sind - alle anderen E-Mails werden nach der Arbeit gelöscht. So können wir schneller und effektiver arbeiten."

Da das Unternehmen hygienische Beschichtungen herstellt, die es an Krankenhäuser, die pharmazeutische Industrie und Hochrisikolabore verkauft, gelten strengere Vorschriften. GFI Archiver® war nicht nur eine große Hilfe, sondern gab dem Unternehmen auch das gewisse Extra.

"Am Anfang war GFI Archiver® nur eine Lösung, die uns dabei half, die Vorschriften einzuhalten. Jetzt ist es auch eine gute Lösung, um den Überblick über alle eingegangenen E-Mails zu behalten - auch über die aus der Vergangenheit", erklärt Rohde.

Auch das Zurückholen von E-Mails ist ein großer Vorteil: "Die Funktion zum Sortieren und Nachschlagen von E-Mails wird von fast allen Mitgliedern unseres Teams genutzt. Das spart Zeit und stellt sicher, dass das Unternehmen keine wichtigen E-Mails verliert. Wir sind sehr zufrieden mit der Einfachheit, mit der wir nach archivierten E-Mails suchen können."

Unkomplizierte Installation und Bedienung

Die Installation und der Betrieb von GFI Archiver® waren ein Kinderspiel, und auch drei Jahre später ist das Unternehmen mehr als zufrieden. Herr Rohde sagte: "Die Installation von GFI Archiver wurde von unserem Administrator schnell und problemlos durchgeführt. Die Software läuft im Hintergrund auf dem Unternehmensserver, so dass es keine Probleme gibt. Sie funktionierte vom ersten Moment an ohne Probleme. Die Verwaltung von E-Mails wird dadurch einfacher und schneller."

Hat GFI Archiver® Ihrem Unternehmen geholfen, seine Ziele zu erreichen, Herr Rohde? "Perfekt - 100%."

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