ROHDE KG tiene que cumplir unos requisitos muy estrictos para operar en Alemania. Debe archivar todos sus documentos durante una década. Esto incluye documentos en papel y electrónicos. Karl-Heinz Rohde, director general de esta empresa de 60 empleados, explica que su empresa lleva más de 15 años certificada para hacer su trabajo, por lo que esta normativa es absolutamente imprescindible.

GFI Archiver ayuda a una empresa alemana a cumplir las estrictas normativas

"La normativa alemana HGB (=Handelsgesetzbuch) § 257 establece que todos los documentos comerciales deben conservarse (y estar disponibles en cualquier momento) durante un mínimo de 10 años. En el pasado, esto era así para la correspondencia en papel, que no resultaba tan complicado. Es más difícil para toda la correspondencia electrónica, como los correos electrónicos", afirmó Rohde. "Para los correos electrónicos esto no era posible sin una solución basada en software".

Tras comprobar lo que había disponible en el mercado y consultar a su administrador externo, la empresa eligió GFI Archiver®.

Guardar el correo de la forma antigua era farragoso e ineficaz: "Antes guardábamos todos los correos importantes en Outlook. Entonces el tamaño de la cuenta de correo de cada uno se hizo muy grande. Encontrar mensajes antiguos no resultaba tan fácil y llevaba mucho tiempo. Ahora con GFI Archiver® es muy sencillo. Fue una gran ventaja poder transferir todos los correos antiguos de las cuentas a GFI Archiver®. En nuestras cuentas únicamente conservamos los correos electrónicos que están en uso,- todos los demás correos electrónicos se eliminan después del trabajo. Esto nos permite trabajar de forma más rápida y eficiente".

Como la empresa produce revestimientos higiénicos que vende a hospitales, la industria farmacéutica y laboratorios de alto riesgo, se aplican normativas más estrictas. GFI Archiver® fue de gran ayuda, pero también aportó a la empresa algo más.

"Al principio, GFI Archiver® era simplemente una solución que nos ayudaba a cumplir la normativa. Ahora también es una excelente solución para mantener una visión general de todos los correos electrónicos recibidos, incluidos los del pasado", afirmó el Sr. Rohde.

Poder recuperar los correos electrónicos también es una gran ventaja: "La función de clasificar y buscar correos electrónicos es empleada por casi todos los miembros de nuestro equipo. Esto ahorra tiempo y garantiza que la empresa no pierda ningún correo importante. Estamos encantados con la facilidad para buscar correos archivados".

Instalación y funcionamiento sencillos

La instalación y el funcionamiento de GFI Archiver® fue muy sencillo y, tres años después, la empresa está más que satisfecha. Como comenta el Sr. Rohde: "La instalación de GFI Archiver fue realizada por nuestro administrador, de forma rápida y sin problemas. El software se ejecuta en segundo plano en el servidor de la empresa, por lo que no se producen complicaciones. Funcionó desde el primer momento con total normalidad. Hace que la administración de los correos electrónicos sea más sencilla y rápida".

¿Le ayudó GFI Archiver® a su empresa a alcanzar sus objetivos, Sr. Rohde? "Perfecto - 100 %".

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