La société ROHDE KG doit satisfaire à des exigences très strictes afin de pouvoir exercer ses activités en Allemagne. Elle doit archiver tous ses documents pendant une décennie entière, qu'il s'agisse de documents papier ou électroniques. Karl-Heinz Rohde, PDG de cette entreprise de 60 employés, a déclaré que son entreprise est certifiée pour effectuer son travail depuis plus de 15 ans et que ces réglementations sont donc une nécessité absolue.

GFI Archiver aide une entreprise allemande à respecter des réglementations strictes

"Le règlement allemand HGB (=Handelsgesetzbuch) § 257 stipule que tous les documents professionnels doivent être conservés (et disponibles à tout moment) pendant au moins 10 ans. Dans le passé, cela concernait la correspondance sur papier, ce qui n'était pas si difficile. Il est plus difficile de le faire pour toute la correspondance électronique, comme les e-mails", a déclaré M. Rohde. "Pour les courriers électroniques, cela n'était pas possible sans une solution logicielle".

Après avoir vérifié ce qui était disponible sur le marché et consulté son administrateur externe, l'entreprise a choisi GFI Archiver®.

Sauvegarder le courrier de l'ancienne manière était encombrant et inefficace : "Auparavant, nous stockions tous les courriers électroniques importants dans Outlook. Puis la taille des comptes de messagerie de chacun est devenue importante. Retrouver les anciens messages n'était pas facile et prenait beaucoup de temps. Maintenant, avec GFI Archiver®, c'est très facile. Le transfert de tous les anciens messages des comptes dans GFI Archiver® a été un énorme avantage. Dans nos comptes, nous ne conservons que les emails utilisés - tous les autres emails sont supprimés après le travail. Cela nous permet de travailler plus rapidement et plus efficacement.

Comme l'entreprise produit des revêtements hygiéniques qu'elle vend aux hôpitaux, à l'industrie pharmaceutique et aux laboratoires à haut risque, des règles plus strictes s'appliquent. GFI Archiver® a été d'une aide précieuse, mais il a également apporté un plus à l'entreprise.

"Au début, GFI Archiver® n'était qu'une solution pour nous aider à nous conformer aux réglementations. Aujourd'hui, c'est aussi une bonne solution pour garder une vue d'ensemble de tous les courriels reçus, y compris ceux du passé", explique M. Rohde.

La fonction de tri et de recherche des e-mails est utilisée par presque tous les membres de notre équipe. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que l'entreprise ne perd aucun courriel important. Nous sommes satisfaits de la facilité avec laquelle nous pouvons rechercher les courriels archivés."

Installation et fonctionnement simples

L'installation et le fonctionnement de GFI Archiver® ont été un jeu d'enfant et, trois ans plus tard, l'entreprise est plus que satisfaite. Comme le dit M. Rohde, "l'installation de GFI Archiver a été effectuée par notre administrateur, rapidement et sans aucun problème. Le logiciel fonctionne en arrière-plan sur le serveur de l'entreprise, il n'y a donc pas de problème. Le logiciel a fonctionné dès le premier instant sans aucun problème. Il rend l'administration des emails plus facile et plus rapide.

GFI Archiver® a-t-il aidé votre entreprise à atteindre ses objectifs, M. Rohde ? "Parfait - 100%.

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