Gewinnen Sie Business-Intelligence-Erkenntnisse aus
Ihrem E-Mail-Archiv – GFI Archiver
MailInsights ist das Berichtstool für E-Mail-Archive, nach dem Sie gesucht haben. Als integraler Bestandteil von GFI Archiver™, der preisgekrönten E-Mail-Verwaltungslösung für Unternehmen, helfen Ihnen die MailInsights-Berichte dabei, potenzielle Sicherheitslücken, rechtliche Risiken und Produktivitätsprobleme zu erkennen, indem sie wichtige Daten aus Ihrem E-Mail-Archiv extrahieren. Berichte können auf Abruf erstellt oder zeitlich geplant und regelmäßig an Ihren Posteingang gesendet werden.
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Schützen Sie sensible Unternehmensdaten
Rechtliche Risiken minimieren
Sind Sie besorgt darüber, dass Mitarbeiter sensible persönliche und unternehmensbezogene Daten per E-Mail weitergeben? DerBericht zur Erkennung von Datenleckshilft Ihnen dabei, E-Mails zu identifizieren, die sensible Informationen enthalten, darunter Sozialversicherungsnummern, Kreditkartendaten und andere vertrauliche Angaben, die rechtliche oder finanzielle Risiken für Sie mit sich bringen könnten.
Muster in der Kommunikation
MailInsights identifiziert sie
Befürchten Sie, dass Mitarbeiter heimlich mit der Konkurrenz kommunizieren? DerKommunikationsflussberichtzeigt Ihnen, mit wem Ihre Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen regelmäßig kommunizieren. Anhand dieser Informationen kann die Geschäftsleitung erkennen, welche Nutzer am produktivsten sind, und Sie erhalten einen Überblick über die Kommunikationsnetzwerke, die sich innerhalb des Unternehmens bilden. Sollte ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen also plötzlich verlassen, kann sein Nachfolger nahtlos dort anknüpfen, wo der Vorgänger aufgehört hat.
Geschwindigkeit verblüfft
Wissen, auf wen man sich verlassen kann
Einige Ihrer Mitarbeiter sind sich dessen bewusst. Andere hingegen verpassen möglicherweise Chancen oder schaden Ihrem hart erarbeiteten Ruf, indem sie E-Mails nicht rechtzeitig beantworten.Der „E-Mail-Reaktionsbericht“von MailInsights hilft Ihnen dabei, die schnellsten und langsamsten Antwortgeber innerhalb einer Gruppe zu identifizieren – und gleichzeitig die durchschnittliche Antwortquote zu ermitteln.
Wovon reden denn alle?
Berichte auf der Grundlage von E-Mail-Inhalten erstellen
Aus E-Mails lassen sich viele Erkenntnisse darüber gewinnen, was Ihre Mitarbeiter denken. Erfassen Sie die Stimmung und analysieren Sie Inhalte anhand benutzerdefinierter Schlüsselwörter oder Phrasen. Mit dem Phrasensuchbericht können Sie E-Mails zu einem bestimmten Thema oder im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt finden und analysieren.
Aktivitäten außerhalb der Geschäftszeiten nachverfolgen
Erkennen Sie verdächtige Trends, sobald sie auftreten
Der„Out of Office“-Berichtist ein nützliches Tool, mit dem Sie Spitzen bei Aktivitäten außerhalb der Geschäftszeiten verfolgen und aufspüren können, um eventuelle Probleme – wie beispielsweise Datenlecks oder illegale Aktivitäten – zu untersuchen und zu beheben, bevor es zu spät ist.
Sicherheitsverletzungen verhindern
Inaktive E-Mail-Konten aufspüren
Inaktive E-Mail-Konten stellen eine Sicherheitsbedrohung für Ihr System dar, da jedes einzelne einen unnötigen Zugangspunkt zu Ihrem Netzwerk bietet. Nicht genutzte Posteingänge beanspruchen zudem einen erheblichen Teil des Speicherplatzes, der aktiven Benutzern zur Verfügung gestellt werden könnte. DerBericht „Inaktive Konten“hebt diese Konten hervor, sodass Sie umgehend Abhilfemaßnahmen ergreifen können.
Geringere Kosten für die E-Mail-Speicherung
Bewahre nur das Nötigste auf
Obwohl die Speicherkosten sinken, nimmt die durchschnittliche Größe der per E-Mail versendeten Dateien zu. GFI Archiver bietet Ihnen Aufbewahrungsrichtlinien basierend auf Dateityp und -größe, und derE-Mail-Speicherberichtin MailInsights zeigt Ihnen, welche Daten im Archiv gespeichert werden und von wem. Nutzen Sie diesen Bericht, um Benutzer darauf hinzuweisen, geeignete Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen und wieder die Kontrolle über Ihre Speicherkosten zu erlangen.
Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden?
Wer ist auf der Suche nach einem neuen Job?
Der Bericht zur Stellensucheist ein nützliches Instrument, um die Stimmung Ihrer Belegschaft einzuschätzen. Er zeigt Ihnen, wer E-Mails an Personalvermittler schickt und Benachrichtigungen von Jobbörsen erhält, sodass Sie eventuelle Personalprobleme direkt angehen können, bevor es zu spät ist.
Halten Sie Ihre E-Mails übersichtlich
Die Worte Ihrer Mitarbeiter sind wichtig
Unangemessene E-Mails können Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten bringen und zu Klagen wegen Belästigung führen. Anhand der in E-Mails verwendeten Wörter lässt sich viel über einen Nutzer und dessen Gewohnheiten erkennen. Deshalb hilft Ihnen derBericht „Unangemessene Wörter“in MailInsights dabei, die Verursacher zu identifizieren und zu verwalten.
Die Leistung der Mitarbeiter messen
Verstehen Sie die Arbeitsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter anhand ihrer E-Mail-Nutzung
Der Bericht „E-Mail-Leistungskennzahlen“ bietet Führungskräften die Möglichkeit, die Arbeitsleistung zu bewerten, indem er ein besseres Verständnis dafür vermittelt, wie Mitarbeiter ihre Büro-E-Mail nutzen. Dieser Bericht erstellt eine Rangliste der Mitarbeiter danach, wer E-Mails am häufigsten nutzt, wer am schnellsten auf E-Mails antwortet und wer mit der größten Anzahl von Empfängern kommuniziert.
Woher kommen denn all diese E-Mails?
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren E-Mail-Verkehr
Wer versendet und empfängt die meisten E-Mails? Woher kommen sie alle? Ganz gleich, ob es sich um interne Spammer oder externe Kunden handelt – mit dem Nutzerverkehrsbericht können Unternehmen die Anzahl der versendeten oder empfangenen E-Mails ermitteln, sei es intern oder von außerhalb des Unternehmens. Der Bericht bietet Unternehmen tiefere Einblicke in ihren E-Mail-Verkehr und hilft Führungskräften dabei, auf der Grundlage realer Daten zu E-Mail-Trends Entscheidungen zu treffen und Probleme zu erkennen.
Interne „Spammer“ aufspüren und stoppen
Wir erhalten genug unerwünschte Post
Manche Menschen müssen regelmäßig Nachrichten an ein breites Publikum senden, andere hingegen setzen viele Kollegen in CC, auch wenn diese nicht direkt betroffen sind. Diese überflüssigen E-Mails sind eine enorme Zeitverschwendung und beeinträchtigen die Produktivität der Empfänger. Der„Internal Spammers Report“hilft Ihnen dabei, potenzielle Zeitfresser zu identifizieren und Ihre Ressourcen zu schonen.
Behalten Sie den Überblick über umfangreiche E-Mails
Erfassung und Verwaltung der Anzahl großer Dateien, die per E-Mail versendet werden
Mit dem Bericht „Große E-Mails“ können Administratoren die Anzahl der per E-Mail versendeten großen Dateien ermitteln und verwalten. Dieser Bericht kann dabei helfen, Benutzer zu identifizieren, die Ihre E-Mail-Infrastruktur belasten, und festzustellen, welche Art von Dateien sie versenden.
Was ist derzeit das heißeste Thema in Sachen E-Mail?
Wie ist heute die Stimmung in Ihrem Unternehmen?
Der Bericht „E-Mail-Themen“ ermittelt die am häufigsten verwendeten Schlüsselwörter und misst die positive und negative Stimmung in E-Mails im gesamten Unternehmen. Damit liefert er Führungskräften wertvolle Einblicke in die Faktoren, die die E-Mail-Nutzung von Mitarbeitern und Kunden beeinflussen.
Archivieren Sie E-Mails, Dateien und Kalender, um die Produktivität zu steigern, die Verwaltung zu optimieren und rechtliche Risiken durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu minimieren.