Extrayez des informations stratégiques à partir de
vos archives d'e-mails – GFI Archiver
MailInsights est l'outil de création de rapports sur les archives d'e-mails que vous recherchiez. Partie intégrante de GFI Archiver™, la solution primée de gestion des e-mails destinée aux entreprises, MailInsights vous permet, grâce à ses rapports, d'identifier les failles de sécurité potentielles, les risques juridiques et les problèmes de productivité en extrayant des données clés de vos archives d'e-mails. Les rapports peuvent être générés à la demande ou programmés pour être envoyés régulièrement dans votre boîte de réception.
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Protéger les données sensibles de l'entreprise
Réduire les risques juridiques
Vous craignez que des personnes ne partagent des informations personnelles et professionnelles sensibles par e-mail ? Lerapport de détection des fuites de donnéesvous aide à identifier les e-mails contenant des informations sensibles, notamment des numéros de sécurité sociale, des numéros de carte bancaire et d'autres données sensibles susceptibles de vous exposer à des risques juridiques ou financiers.
Modèles de messagerie
MailInsights les identifie
Vous craignez que certains de vos collaborateurs communiquent illicitement avec la concurrence ? Lerapport sur les flux de communicationvous indique avec qui vos collaborateurs, ou certains groupes d'entre eux, communiquent régulièrement. Ces informations peuvent aider la direction à identifier les utilisateurs les plus productifs et vous permettent de visualiser les réseaux de communication qui se tissent au sein de l'entreprise. Ainsi, si un collaborateur quitte soudainement votre entreprise, son remplaçant pourra prendre le relais là où il s'était arrêté.
Une vitesse époustouflante
Sachez sur qui vous pouvez compter
Certains de vos collaborateurs en sont conscients. D'autres risquent de passer à côté d'opportunités ou de nuire à votre réputation, fruit d'un travail acharné, en ne répondant pas aux e-mails dans les délais impartis.Le rapport sur la réactivité aux e-mailsde MailInsights vous aidera à identifier les personnes les plus rapides et les plus lentes à répondre au sein d'un groupe, tout en calculant le taux de réponse moyen.
Mais de quoi tout le monde parle-t-il ?
Créer des rapports à partir du contenu des e-mails
Les e-mails vous permettent d'en apprendre beaucoup sur ce que pensent vos collaborateurs. Évaluez le ton des messages et analysez leur contenu à partir de mots-clés ou d'expressions définis par l'utilisateur. Grâce au rapport de recherche par expression, vous pouvez identifier et analyser les e-mails portant sur un sujet particulier ou liés à un projet spécifique.
Suivre l'activité en dehors des heures d'ouverture
Détectez les tendances suspectes dès qu'elles apparaissent
Le rapport « Absence du bureau» est un outil utile qui vous aide à suivre et à repérer les pics d'activité en dehors des heures de travail, afin que vous puissiez enquêter et remédier à tout problème, tel qu'une fuite de données ou une activité illicite, avant qu'il ne soit trop tard.
Prévenir les failles de sécurité
Découvrir les comptes de messagerie inactifs
Les comptes de messagerie inactifs constituent une menace pour la sécurité de votre système, car chacun d'entre eux offre un point d'accès inutile à votre réseau. Les boîtes de réception inutilisées occupent également un espace de stockage considérable qui pourrait être attribué à des utilisateurs actifs. Lerapport sur les comptes inactifsmettra en évidence ces comptes, ce qui vous permettra de prendre immédiatement les mesures nécessaires.
Réduire les coûts de stockage des e-mails
Ne conservez que le strict nécessaire
Même si le coût du stockage diminue, la taille moyenne des fichiers envoyés par e-mail augmente. GFI Archiver vous propose des politiques de conservation basées sur le type et la taille des fichiers, et lerapport « Email Storage Report »de MailInsights vous indique ce qui est stocké dans les archives et par qui. Utilisez ce rapport pour alerter les utilisateurs, mettre en place les politiques de conservation appropriées et reprendre le contrôle de vos coûts de stockage.
Vos employés sont-ils satisfaits ?
Qui est à la recherche d'un nouvel emploi ?
Le rapport sur la recherche d'emploiest un outil utile pour évaluer le moral de vos collaborateurs. Il vous permet d'identifier ceux qui contactent des recruteurs par e-mail et reçoivent des alertes provenant de sites d'offres d'emploi, ce qui vous permet de traiter directement tout problème lié aux ressources humaines avant qu'il ne soit trop tard.
Veillez à ce que vos e-mails restent clairs et concis
Les propos de vos collaborateurs ont leur importance
Les e-mails inappropriés peuvent exposer votre entreprise à des poursuites judiciaires pour harcèlement. Les mots utilisés dans les e-mails en disent long sur un utilisateur et ses habitudes ; c'est pourquoi lerapport sur les mots inappropriésde MailInsights vous aidera à identifier et à gérer les contrevenants.
Évaluer les performances des salariés
Comprendre les habitudes de travail des salariés à partir de leur utilisation des e-mails
Le rapport « Indicateurs de performance des e-mails » permet aux responsables d'évaluer les performances professionnelles en leur offrant une meilleure compréhension de la manière dont les employés utilisent leur messagerie professionnelle. Ce rapport classe les collaborateurs en fonction de ceux qui utilisent le plus souvent les e-mails, de ceux qui y répondent le plus rapidement et de ceux qui communiquent avec le plus grand nombre de destinataires.
D'où viennent tous ces e-mails ?
Prenez le contrôle de votre flux d'e-mails
Qui envoie et reçoit le plus d'e-mails ? D'où proviennent-ils ? Qu'il s'agisse de spammeurs internes ou de clients externes, le rapport sur le trafic des utilisateurs permet aux entreprises de déterminer le nombre d'e-mails envoyés ou reçus, en interne ou en provenance de l'extérieur. Ce rapport offre aux entreprises une vision plus approfondie de leurs flux d'e-mails et aide les responsables à prendre des décisions et à identifier les problèmes, en s'appuyant sur des données réelles relatives aux tendances en matière d'e-mails.
Identifier et neutraliser les « spammeurs » internes
Nous recevons suffisamment de courrier indésirable
Certaines personnes ont besoin de communiquer régulièrement des messages à un large public, tandis que d'autres mettent de nombreux collègues en copie, même lorsqu'ils ne sont pas directement concernés. Ces e-mails superflus constituent une véritable perte de temps et nuisent à la productivité de leurs destinataires. Lerapport sur les « spammeurs internes »vous aidera à identifier les sources potentielles de perte de temps et à préserver vos ressources.
Suivre les e-mails volumineux
Détecter et gérer le nombre de fichiers volumineux envoyés par e-mail
Le rapport « E-mails volumineux » permet aux administrateurs de détecter et de gérer le nombre de fichiers volumineux envoyés par e-mail. Ce rapport peut s'avérer utile pour identifier les utilisateurs qui sollicitent excessivement votre infrastructure de messagerie, ainsi que pour déterminer le type de fichiers qu'ils envoient.
Quel est le sujet du moment qui fait le buzz dans les e-mails ?
Quelle est l'ambiance dans votre entreprise aujourd'hui ?
Le rapport « Thèmes des e-mails » identifie les principaux mots-clés les plus fréquemment utilisés et mesure le sentiment positif et négatif exprimé dans les e-mails à l'échelle de l'entreprise, offrant ainsi aux responsables des informations précieuses sur les facteurs qui motivent l'utilisation des e-mails par les collaborateurs et les clients.
Archivez vos e-mails, fichiers et agendas pour gagner en productivité, améliorer la gestion et limiter les risques juridiques en garantissant la conformité.