Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine Technologie, die Dokumente wie gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder digitale Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umwandelt. Die OCR-Technologie hat die Art und Weise verbessert, wie Informationen gespeichert, weitergegeben und bearbeitet werden. Vor der Einführung der OCR musste jede Seite einzeln abgetippt werden, wenn man ein Buch in eine Datendatei umwandeln wollte.

Ein optischer Scanner erfasst den Text auf einer Seite und zerlegt die Schriftzeichen in eine Reihe von Punkten, die als Bitmap bezeichnet werden. (OCR-Software kann die meisten gängigen Schriftarten lesen und erkennen, wo Zeilen beginnen und enden.) Die Bitmap wird anschließend in Computerttext umgewandelt.

Zum einen bietet es mehr Flexibilität. Nutzer können Faxe als bearbeitbare Dokumente statt als statische Seiten empfangen. Außerdem kann es Arbeitsabläufe optimieren, Zeit sparen und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Es beschleunigt die Dateneingabe, da das Kopieren und Einfügen bei großen Datenmengen in der Regel schneller ist. Zudem spart es Speicherplatz (und Kosten), da digitale Informationen weniger Platz beanspruchen als Unterlagen in Papierform.

OCR reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe und ermöglicht eine einfache Indizierung und Archivierung von Fax-zu-E-Mail-Dokumenten. Die Suche nach Stichwörtern oder Phrasen erfolgt schneller und effizienter. Darüber hinaus ermöglicht OCR eine Weiterleitung auf Basis des tatsächlichen Faxinhalts. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die besagt, dass das Fax an die Auftragsabteilung weitergeleitet wird, sobald der Begriff „Online-Bestellformular“ erkannt wird. GFI FaxMaker wandelt das Faxbild in Text um, und wenn der Regeltext gefunden wird, wird das Fax entsprechend weitergeleitet.

Nein. Das OCR-Modul ermöglicht eine schnelle Konvertierung und Weiterleitung, sodass die Netzwerkleistung nicht beeinträchtigt wird.

Ja. Nachdem ein gescanntes Dokument in eine durchsuchbare Textdatei umgewandelt wurde, können Sie den Text wiederverwenden, indem Sie ihn in andere Dateiformate wie Word oder Excel kopieren.

Ja. Das OCR-Modul ist optional, bietet jedoch zusätzliche Funktionen und Vorteile. Es kann die Produktivität steigern, Speicherplatz einsparen und die Risiken verringern, die mit dem erneuten Eingeben oder Umformatieren von Informationen verbunden sind.

Ja. ImVerwaltungs- und Konfigurationshandbuch finden Sie detaillierte Anweisungen.

Das OCR-Modul ist in der Testversion von GFI FaxMaker bereits aktiviert, sodass keine Installation erforderlich ist.