Pravidla pro dodržování předpisů jsou přísná po celém světě a Singapur není výjimkou. Zákazníci z řad malých a středních podniků tam však mají osvědčené řešení svých problémů s dodržováním předpisů – GFI Archiver®. Poskytovatel IT služeb Bridges Integrity Services LLP (BIS) pomáhá svým klientům tím, že jim nabízí produkt GFI Archiver od společnosti GFI Software, softwarové řešení, které bezpečně ukládá a vyhledává e-maily; umožňuje také archivovat soubory a kalendáře.
Archivace e-mailů pomáhá zajistit dodržování předpisů v Singapuru
Potřeba společnosti BIS zajistit bezpečnost e-mailové komunikace vycházela z požadavků jejích zákazníků. „Naši klienti požadovali nástroj pro audit e-mailů, který by sledoval veškerou příchozí i odchozí e-mailovou korespondenci pro účely právního auditu a dodržování předpisů,“ uvedl pan Joke Jong, projektový manažer a technický vedoucí společnosti.
Starý způsob, jak to řešit, prostě nefungoval. „Zkoušeli jsme ručně kopírovat všechny e-maily. Ze začátku to fungovalo, ale když se objem e-mailů enormně zvýšil, stal se tento úkol příliš náročný,“ vysvětlil pan Jong.
GFIArchiver® umí víc než jen ukládat staré e-maily.
„Při zavádění řešení GFIMailArchiver® (nyní GFIArchiver®) u našich klientů jsme byli schopni sledovat využívání e-mailů a generovat zprávy pro klíčové zainteresované strany, aby mohly posoudit, zda e-mailová komunikace zaměstnanců s klienty a dodavateli odpovídá zásadám organizace. Audit e-mailové komunikace se již mnohokrát osvědčil jako velmi užitečný nástroj pro dohledávání e-mailové komunikace v případech, kdy došlo k nesrovnalostem, nebo když se vyskytl problém s ‚náhodným smazáním e-mailů‘ z uživatelské schránky,“ vysvětlil pan Jong.
Volba GFI
Většina firem před výběrem konkrétního nástroje vyhodnocuje celou řadu možností. V případě společnosti BIS tomu tak nebylo. „Žádné konkurenční produkty jsme nevyzkoušeli, protože jejich cena přesahovala rozpočet malých podniků,“ uvedl pan Jong.
„Je snadné jej zavést a aktualizovat. Je jednoduchý na používání a cena je pro malé a střední podniky přijatelná,“ uvedl pan Jong. Společnost BIS je se svou volbou spokojena a produkt splňuje přesně to, co slibuje.
„Pomáhá to urychlit proces zálohování a obnovy v případě, že uživatelé omylem smažou některé položky. Výrazně se tím sníží administrativní zátěž IT oddělení související s problémy s e-maily uživatelů,“ uvedl pan Jong. Produkt se navíc více než vyplatí; „pomáhá také snížit náklady na pracovní sílu a eliminuje případnou nedbalost a chyby spojené s ruční metodou archivace.“
„Díky licenční struktuře GFI si můžeme pořídit pouze to, co skutečně potřebujeme, a to z hlediska počtu uživatelských schránek, které je třeba archivovat,“ dodal pan Jong.
Jak IT odborníci, tak koncoví uživatelé si uvědomují, jak je důležité mít možnost bezpečně ukládat, sledovat a vyhledávat e-maily.
„Jsme schopni sledovat a procházet zaznamenané e-maily. Uživatelé si mohou prohlížet své vlastní archivované e-maily, aniž by se museli obávat, že je po smazání již nebudou moci obnovit.“
Závěr? Obnova a dohledání e-mailů, které koncoví uživatelé nahlásí jako ztracené, zabere jen málo času. „GFI Archiver dokáže tyto problémy efektivně řešit.“ Také se cítí bezpečněji, protože ví, že může provádět audity a ujistit se, že všechny e-maily jsou zálohovány a lze je dohledat.
Vztah s GFI
Společnost BIS působí na trhu od roku 1999 a software GFI začala používat v roce 2009. Tato firma s devíti zaměstnanci poskytuje outsourcingové služby v oblasti IT pro klienty s 5 až 300 zaměstnanci – z nichž mnozí musí splňovat předpisy o dodržování předpisů nebo archivovat e-maily z důvodu bezpečnosti, pohodlí či prostě pro vlastní klid.
GFI Archiver® se osvědčil jako spolehlivý, mimořádně snadno ovladatelný nástroj.
„Během instalace a aktualizace jsme zaznamenali jen minimální výpadky. Aplikace prostě funguje. Občas došlo k výpadku kvůli obrovskému množství e-mailů, které zpracovávala, ale po doladění konfigurace databáze už vše běželo hladce,“ uvedl pan Jong. „A co je nejdůležitější, k dispozici je dostatek dokumentace a přístup k nápovědě, které nám pomáhají při instalaci i v případě, že se něco pokazí.“
„Produkty GFI se nám líbí, protože se snadno implementují a instalují a lze je snadno aktualizovat. Aplikace fungují podle očekávání a vyskytuje se u nich jen minimum problémů. Když se nějaké potíže objevily, jejich vyřešení nevyžadovalo rozsáhlé úpravy ani složité odstraňování závad v aplikaci či prostředí,“ uvedl pan Jong.
Na závěr by také uvítal větší možnosti přizpůsobení v rámci přehledů: „Přizpůsobení nástroje MailInsights nabývá na významu, protože stále více majitelů a manažerů malých a středních podniků má zájem o přehledy o tom, jak jejich zaměstnanci využívají e-mailové systémy.“
Upozornění: Všechny názvy produktů a společností uvedené v tomto dokumentu mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našich nejlepších znalostí byly všechny údaje v době zveřejnění správné; tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.