Las normas de cumplimiento normativo son estrictas en todo el mundo y Singapur no es una excepción. Sin embargo, las pymes de allí cuentan con una solución probada para sus problemas de cumplimiento: GFI Archiver®. El proveedor de servicios informáticos Bridges Integrity Services LLP (BIS) ayuda a sus clientes ofreciéndoles GFI Archiver, de GFI Software, una solución de software que almacena y recupera correos electrónicos de forma segura; además, permite archivar archivos y calendarios.
El archivado de correo electrónico viene al rescate del cumplimiento normativo en Singapur
La necesidad de BIS de contar con un sistema de seguridad para el correo electrónico surgió a instancias de sus clientes. «Nuestros clientes querían una herramienta de auditoría del correo electrónico que permitiera realizar un seguimiento de todos los mensajes entrantes y salientes con fines de auditoría jurídica y cumplimiento normativo», explicó el Sr. Joke Jong, director de proyectos y responsable técnico de la empresa.
La forma antigua de hacerlo simplemente no funcionaba. «Probamos a hacer una copia de todos los correos electrónicos de forma manual. Al principio funcionó, pero cuando el volumen de correos aumentó enormemente, la tarea se volvió demasiado abrumadora», explicó el Sr. Jong.
GFIArchiver® hace mucho más que simplemente almacenar correos electrónicos antiguos.
«En el caso de la implementación de GFIMailArchiver® (ahora GFIArchiver®) para nuestros clientes, pudimos realizar un seguimiento del uso del correo electrónico y generar informes para las partes interesadas clave, con el fin de evaluar si las comunicaciones por correo electrónico de los empleados con clientes y proveedores cumplían con las políticas de la organización. La auditoría del correo electrónico ha demostrado en numerosas ocasiones ser de gran ayuda para rastrear las comunicaciones por correo electrónico en las que se producían discrepancias, o cuando se daba un problema de «eliminación accidental de correos electrónicos» del buzón de un usuario», explicó el Sr. Jong.
La elección de GFI
La mayoría de las empresas evalúan varias herramientas antes de decidirse por una. En el caso de BIS, eso no fue así. «No probamos ningún producto de la competencia porque su precio no se ajustaba al presupuesto de las pequeñas empresas», afirmó el Sr. Jong.
«Es fácil de implementar y actualizar. Es sencillo de usar y el precio es asequible para las pymes», afirmó el Sr. Jong. En BIS están satisfechos con su elección y el producto cumple exactamente con lo que promete.
«Ayuda a agilizar el proceso de copia de seguridad y restauración cuando los usuarios borran elementos por error. La gestión de los problemas informáticos relacionados con el correo electrónico de los usuarios se reduce drásticamente», afirmó el Sr. Jong. Además, el producto no solo se amortiza con creces, sino que también «ayuda a reducir los costes de personal y elimina los posibles descuidos y errores propios del método de archivado manual».
«La estructura de licencias de GFI nos permite adquirir únicamente lo que necesitamos en cuanto al número de buzones de correo de los usuarios que deben archivarse», añadió el Sr. Jong.
Tanto el departamento de TI como los usuarios finales reconocen la importancia de poder almacenar, realizar un seguimiento y recuperar los correos electrónicos de forma segura.
«Podemos realizar un seguimiento y revisar los correos electrónicos registrados. Los usuarios pueden consultar sus propios correos archivados sin temor a no poder recuperarlos una vez que se hayan eliminado».
¿En resumen? Se tarda muy poco en recuperar y rastrear los correos electrónicos que los usuarios finales señalan como perdidos. «GFI Archiver es capaz de resolver estos problemas de forma eficaz». Además, se siente más seguro sabiendo que puede realizar auditorías y asegurarse de que todos los correos electrónicos están respaldados y se pueden rastrear.
La relación con GFI
BIS lleva en activo desde 1999 y comenzó a utilizar el software de GFI en 2009. Esta empresa, formada por nueve empleados, presta servicios de externalización para cubrir las necesidades informáticas de clientes con entre 5 y 300 empleados, muchos de los cuales deben cumplir con normativas de cumplimiento normativo o archivar el correo electrónico por motivos de seguridad, comodidad o simplemente para tener tranquilidad.
GFI Archiver® ha demostrado ser una herramienta sólida, muy fácil de gestionar.
«Apenas tuvimos tiempo de inactividad durante la configuración y la actualización. La aplicación simplemente funciona. Hubo momentos en los que falló debido a la enorme carga de correos electrónicos que estaba procesando, pero tras ajustar la configuración de la base de datos, el funcionamiento se normalizó», afirmó el Sr. Jong. «Y lo más importante: hay documentación suficiente y la ayuda es fácilmente accesible, lo que nos guía tanto en la configuración como cuando surgen problemas».
«Nos gustan los productos de GFI porque son fáciles de implementar e instalar, y también de actualizar. Las aplicaciones funcionan según lo previsto, con muy pocos problemas. Cuando surgían problemas, no hacía falta realizar grandes ajustes ni llevar a cabo un proceso de resolución de problemas en la aplicación o el entorno para solucionarlos», afirmó el Sr. Jong.
Para terminar, también le gustaría que los informes se pudieran personalizar más: «La personalización de MailInsights es cada vez más importante, ya que cada vez son más los propietarios y directivos de pymes interesados en consultar los informes sobre cómo utilizan sus empleados los sistemas de correo electrónico».
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