Die Compliance-Vorschriften sind weltweit streng, und Singapur bildet da keine Ausnahme. Doch KMU-Kunden dort haben eine bewährte Lösung für ihre Compliance-Probleme – GFI Archiver®. Der IT-Dienstleister Bridges Integrity Services LLP (BIS) unterstützt seine Kunden mit dem GFI Archiver von GFI Software, einer Softwarelösung, die E-Mails sicher speichert und abruft; außerdem können damit Dateien und Kalender archiviert werden.
E-Mail-Archivierung hilft in Singapur bei der Einhaltung von Vorschriften
Der Bedarf von BIS an E-Mail-Sicherheit wurde von seinen Kunden vorangetrieben. „Unsere Kunden wünschten sich ein Tool zur E-Mail-Überwachung, mit dem alle ein- und ausgehenden E-Mails für rechtliche Prüfungen und zur Einhaltung von Vorschriften nachverfolgt werden können“, erklärte Joke Jong, Projektmanager und technischer Leiter des Unternehmens.
Die bisherige Vorgehensweise hat einfach nicht funktioniert. „Wir haben versucht, alle E-Mails manuell zu kopieren. Das hat anfangs funktioniert, aber als das E-Mail-Aufkommen enorm anstieg, wurde die Aufgabe zu groß“, erklärte Herr Jong.
GFIArchiver® kann mehr als nur alte E-Mails speichern.
„Bei der Implementierung von GFIMailArchiver® (jetzt GFIArchiver®) für unsere Kunden konnten wir die E-Mail-Nutzung nachverfolgen und Berichte für wichtige Entscheidungsträger erstellen, um die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter mit Kunden und Lieferanten daraufhin zu überprüfen, ob sie den Richtlinien des Unternehmens entspricht. Die E-Mail-Überprüfung hat sich bereits mehrfach als sehr hilfreich erwiesen, um die E-Mail-Kommunikation bei Unstimmigkeiten oder im Falle einer ‚versehentlichen Löschung von E-Mails‘ aus dem Postfach eines Benutzers nachzuvollziehen“, erklärte Herr Jong.
Die Wahl von GFI
Die meisten Unternehmen prüfen eine Reihe von Tools, bevor sie sich für eines entscheiden. Im Fall von BIS war das nicht der Fall. „Wir haben keine Konkurrenzprodukte getestet, da deren Preis das Budget kleiner Unternehmen überstieg“, sagte Herr Jong.
„Es lässt sich leicht implementieren und aktualisieren. Die Bedienung ist einfach, und der Preis ist für KMU erschwinglich“, sagte Herr Jong. BIS ist mit seiner Wahl zufrieden, und das Produkt hält genau das, was es verspricht.
„Es trägt dazu bei, den Sicherungs- und Wiederherstellungsprozess zu beschleunigen, wenn Nutzer versehentlich Elemente löschen. Der Verwaltungsaufwand für die IT im Zusammenhang mit E-Mail-Problemen der Nutzer wird drastisch reduziert“, sagte Herr Jong. Das Produkt macht sich nicht nur mehr als bezahlt, es „trägt auch dazu bei, Personalkosten zu senken und mögliche Unachtsamkeiten und Fehler bei der manuellen Archivierung zu vermeiden.“
„Die Lizenzstruktur von GFI ermöglicht es uns, genau das zu erwerben, was wir benötigen – und zwar in Bezug auf die Anzahl der Benutzerpostfächer, die archiviert werden müssen“, fügte Herr Jong hinzu.
Sowohl die IT-Abteilung als auch die Endnutzer erkennen den Nutzen darin, E-Mails sicher speichern, nachverfolgen und abrufen zu können.
„Wir können die protokollierten E-Mails nachverfolgen und durchsehen. Die Nutzer können ihre eigenen archivierten E-Mails einsehen, ohne befürchten zu müssen, dass sie diese nach dem Löschen nicht mehr abrufen können.“
Das Fazit? Es dauert nur wenig Zeit, E-Mails wiederherzustellen und nachzuverfolgen, die von Endnutzern als fehlend gemeldet werden. „GFI Archiver ist in der Lage, diese Probleme effizient zu lösen.“ Außerdem fühlt er sich sicherer, da er weiß, dass er alle E-Mails überprüfen und sicherstellen kann, dass sie gesichert und nachverfolgbar sind.
Die GFI-Beziehung
BIS besteht seit 1999 und setzt seit 2009 Software von GFI ein. Das Unternehmen mit neun Mitarbeitern fungiert als Outsourcing-Partner für die IT-Anforderungen von Kunden mit 5 bis 300 Mitarbeitern – von denen viele Compliance-Vorschriften einhalten oder E-Mails aus Sicherheitsgründen, aus praktischen Erwägungen oder einfach nur zur eigenen Beruhigung archivieren müssen.
GFI Archiver® hat sich als zuverlässiges, äußerst benutzerfreundliches und leicht zu verwaltendes Tool bewährt.
„Bei der Einrichtung und dem Upgrade gab es kaum Ausfallzeiten. Die Anwendung funktioniert einfach. Es kam zwar gelegentlich vor, dass sie aufgrund der schieren Menge an zu verarbeitenden E-Mails ausfiel, aber nach einer Feinabstimmung der Datenbankkonfiguration lief der Betrieb reibungslos“, sagte Herr Jong. „Am wichtigsten ist jedoch, dass es eine umfassende Dokumentation und gute Hilfsangebote gibt, die uns bei der Einrichtung oder bei Problemen weiterhelfen.“
„Wir schätzen die Produkte von GFI, weil sie einfach zu implementieren bzw. zu installieren und leicht zu aktualisieren sind. Die Anwendungen laufen wie erwartet und weisen nur minimale Probleme auf. Wenn doch einmal Probleme auftraten, waren zur Behebung keine umfangreichen Anpassungen oder Fehlerbehebungsmaßnahmen an der Anwendung oder der Umgebung erforderlich“, sagte Herr Jong.
Abschließend würde er sich außerdem mehr Anpassungsmöglichkeiten bei den Berichten wünschen: „Die Anpassbarkeit von MailInsights gewinnt zunehmend an Bedeutung, da immer mehr Inhaber und Führungskräfte von KMU daran interessiert sind, Berichte darüber zu erhalten, wie ihre E-Mail-Systeme von ihren Mitarbeitern genutzt werden.“
Haftungsausschluss: Alle hier genannten Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Nach unserem besten Wissen waren alle Angaben zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt; diese Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.