Die Redding Handelsbank kennt den Wert von E-Mails und weiß, wie wichtig es ist, sie sicher zu speichern und einfach abrufen zu können. Angesichts der einzuhaltenden Compliance-Vorschriften ist die Archivierung von E-Mails keine Option - sie ist ein absolutes Muss. Aus diesem Grund hat sich die Bank für GFI Archiver® entschieden, um die strengen Compliance-Vorschriften zu erfüllen und ihren 180 Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, verloren gegangene oder versehentlich gelöschte Nachrichten problemlos wiederzufinden.
Archivierung bewahrt die E-Mail-Werte der Bank im Tresor auf
Rob McQueen, stellvertretender Sicherheitsanalyst bei Redding, sagte, dass die Bank GFI Archiver im Jahr 2005 installiert hat, um Audit- und gesetzliche Anforderungen für ihre E-Mail-Kommunikation zu erfüllen.
Die Archivierung von E-Mails und Dateien kann Unternehmen vor massiven Bußgeldern und gesetzlichen Strafen bewahren. Wenn Wirtschaftsprüfer anrufen, sollten Sie alle wichtigen elektronischen Kommunikationsdaten zur Hand haben.
Für Herrn McQueen haben Audits, Compliance und HR-Belange oberste Priorität: "GFI erfüllt die Anforderungen, die an ein Finanzinstitut unserer Größe und Art gestellt werden. Audits und HR-Probleme treten von Zeit zu Zeit auf und die GFI-Lösung erfüllt oder übertrifft unsere Anforderungen immer wieder."
GFI-Wahl
Es gibt eine ganze Reihe von Archivierungstools auf dem Markt. Was hat Redding dazu bewogen, sich für GFI zu entscheiden?
"Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, des geringen Zeitaufwands für das Anwendungs-/Server-Backend, der hohen Betriebszeit, der Berichts- und Suchfunktionen", erklärt McQueen.
Die Entscheidung hat sich ausgezahlt. "Als derjenige, der die Archivierungslösung verwaltet, habe ich festgestellt, dass sie einfach zu implementieren und zu aktualisieren ist und dass sie für meine Endbenutzer selten, wenn überhaupt, ausfällt", fügt er hinzu.
McQueen hat kürzlich ein Upgrade seiner GFI Archiver-Implementierung durchgeführt und diese auf einem neuen Server installiert.
"Dies erforderte die Demontage von Datenbanken und eine zeitliche Abstimmung, damit die E-Mails während der Umstellung nicht verloren gehen. Ich konnte dies schrittweise bewerkstelligen, indem ich die GFI Archiver Software auf dem neuen Server erstellte und installierte und dann die Umstellung außerhalb der Geschäftszeiten plante. Die Mitarbeiter des GFI-Supports haben mich durch den Prozess geführt und konnten meine Fragen schnell beantworten, ohne mich zu vertrösten, wie es beim Support von Unternehmen üblich ist. Die Umstellung verlief wie geplant, und wir sind von der neuesten Version angenehm überrascht, insbesondere von den Berichtsfunktionen. Das obere Management liebt Berichte, und die neuen Funktionen in der neuesten Version von GFI lassen uns wirklich gut aussehen", so McQueen.
Das Upgrade verlief nicht nur für die IT-Abteilung reibungslos, sondern auch für die Endbenutzer. "Unsere unmittelbaren Ergebnisse waren die kontinuierliche Archivierung von E-Mails und kein Verlust von Informationen. Es gab keinerlei Beschwerden von unseren Anwendern, die auf die neuere Version umgestiegen sind."
GFI-Ökonomie
Die Wirtschaftlichkeit von GFI Archiver ist sowohl auf Geschäfts- als auch auf IT-Seite gegeben.
"Das Produkt ist erschwinglich und erfüllt unsere Anforderungen im Rahmen des geplanten Budgets. Wenn wir im Rahmen der Personalarbeit oder eines Audits nach den benötigten Informationen suchen müssen, verkürzt sich der Zeitaufwand mit dem Produkt drastisch", so McQueen. "Wir sind der Meinung, dass die Lizenzkosten wettbewerbsfähig sind und die Speicherkosten kein Problem darstellen, da es sich um gesetzlich vorgeschriebene Kosten handelt."
Mit seiner fortschrittlichen, auf Volltextindizierung basierenden Suchmaschine kann man anhand einer Reihe von Kriterien nach Wörtern in E-Mail-Textkörpern, Anhängen und Dateien suchen. Herr McQueen hält diese Art der Suche für sehr praktisch: "Die Möglichkeit, 4-5 Jahre alte E-Mails schnell zu finden, ohne sich durch Exchange-Backups wühlen zu müssen, spart uns Stunden an Zeit."
"GFI Archiver gehört zu den Anwendungen, die wir am liebsten verwalten, weil sie nur selten Aufmerksamkeit benötigen. Jeder Server bzw. jede Anwendung, die nicht ständig überwacht werden muss, ist ein echter Gewinn für jedes Unternehmensrechenzentrum. Wenn wir uns nach Software für andere Anwendungen umsehen, neigen wir dazu, das zu verwenden, von dem wir wissen, dass es funktioniert. GFI ist eine davon", so McQueen. "Es tut wirklich das, was wir brauchen. Es kommt immer wieder vor, dass Software versucht, zu viel zu tun, was zu Problemen führt. GFI Archiver ist einfach gehalten und erfüllt damit unsere Anforderungen perfekt.
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