La Redding Bank of Commerce est consciente de la valeur du courrier électronique et de l'importance de le stocker en toute sécurité et de pouvoir le retrouver facilement. Avec les règles de conformité à suivre, l'archivage des emails n'est pas une option - c'est une nécessité absolue. C'est pourquoi la banque a choisi GFI Archiver® pour être en mesure de répondre aux règles de conformité strictes et pour fournir à ses 180 employés la possibilité de récupérer facilement les messages perdus ou supprimés accidentellement.

L'archivage permet de conserver les e-mails de valeur d'une banque dans un coffre-fort

Rob McQueen, analyste adjoint de la sécurité pour Redding, a déclaré que la banque a installé GFI Archiver en 2005 pour répondre aux exigences légales et d'audit pour ses communications par courrier électronique.

L'archivage des e-mails et des fichiers peut éviter aux entreprises des amendes massives et des sanctions légales. Lorsque les auditeurs vous appellent, vous voulez avoir toutes les communications électroniques essentielles à portée de main.

Les priorités de M. McQueen sont les audits, la conformité et les préoccupations en matière de ressources humaines : "GFI répond aux exigences d'une institution financière de notre taille et de notre type. Les audits et les questions de ressources humaines se posent de temps en temps et la solution GFI répond à nos exigences, voire les dépasse, à chaque fois."

Choisir GFI

Il existe une multitude d'outils d'archivage sur le marché, alors qu'est-ce qui a poussé Redding à choisir GFI ?

"Pour sa facilité d'utilisation, le peu de temps passé à s'occuper de l'application/serveur backend, l'excellent pourcentage de disponibilité, les fonctions de reporting et de recherche", explique M. McQueen.

Cette décision s'est avérée payante. "En tant que responsable de la maintenance de la solution d'archivage, je l'ai trouvée facile à déployer et à mettre à niveau, et elle est rarement, voire jamais, indisponible pour mes utilisateurs finaux", a-t-il ajouté.

M. McQueen a récemment mis à jour son implémentation de GFI Archiver et l'a installée sur un nouveau serveur.

"Cela a nécessité le démontage des bases de données et un timing pour que le courrier électronique ne soit pas perdu pendant la transition. J'ai pu le faire par étapes en construisant et en installant le logiciel GFI Archiver sur le nouveau serveur, puis en planifiant le basculement en dehors des heures de travail. J'ai fait appel à l'équipe d'assistance de GFI pour me guider tout au long du processus et ils ont pu répondre rapidement à mes questions sans me faire tourner en rond, ce qui est courant lorsqu'on a affaire à l'assistance d'une entreprise. La transition s'est déroulée comme prévu et nous sommes agréablement surpris par la dernière version, en particulier par les fonctions de reporting. Les cadres supérieurs adorent les rapports et les nouvelles fonctionnalités de la dernière version de GFI nous font vraiment bien paraître", a déclaré M. McQueen.

La mise à niveau n'a pas été facile que pour le service informatique, mais aussi pour les utilisateurs finaux. "Nos résultats immédiats ont été l'archivage continu des courriels et aucune perte d'information. Il n'y a eu aucune plainte de la part de nos utilisateurs qui sont passés à la nouvelle version.

Aspects économiques de GFI

Les aspects économiques de GFI Archiver sont solides, tant du point de vue de l'entreprise que de celui de l'informatique.

"Le produit est abordable et répond à nos besoins tels qu'ils ont été budgétés. Lorsque nous sommes sollicités pour un besoin en ressources humaines ou pour un audit, le temps passé à trouver les informations dont nous avons besoin est considérablement réduit grâce à ce produit", a déclaré M. McQueen. "Nous pensons que les coûts de licence sont compétitifs et que les coûts de stockage ne sont pas un problème puisqu'il s'agit d'un coût imposé par une exigence légale.

Grâce à son moteur de recherche avancé basé sur l'indexation du texte intégral, il est possible de rechercher des mots dans le corps des courriels, les pièces jointes et les fichiers en utilisant toute une série de critères. M. McQueen estime que ce type de recherche est très pratique : "Le fait de pouvoir retrouver rapidement des emails datant de 4 à 5 ans sans avoir à fouiller dans les sauvegardes d'Exchange nous fait gagner des heures de temps".

"GFI Archiver est l'une de nos applications préférées à gérer parce qu'elle a rarement besoin d'attention. Tout serveur/application qui n'a pas besoin d'une attention constante est vraiment bénéfique pour tout centre de données d'entreprise. Lorsque nous cherchons des logiciels pour d'autres applications, nous avons tendance à utiliser ce que nous savons être efficace. GFI est l'un d'entre eux", a déclaré M. McQueen. "Il fait vraiment ce que nous voulons qu'il fasse. Il arrive que les logiciels essaient d'en faire trop, ce qui crée des problèmes. En gardant les choses simples, GFI Archiver répond parfaitement à nos besoins".

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