Redding Bank of Commerce comprende el valor del correo electrónico y la importancia de almacenarlo de forma segura y poder recuperarlo con facilidad. Con las normas de cumplimiento que se deben seguir, archivar el correo electrónico no es una opción, es una necesidad absoluta. Por eso, el banco eligió GFI Archiver® para poder cumplir las estrictas normas de cumplimiento y ofrecer a sus 180 empleados la posibilidad de recuperar con facilidad los mensajes perdidos o borrados accidentalmente.
El archivado mantiene en secreto el correo electrónico de los bancos
Rob McQueen, analista de seguridad adjunto de Redding, afirmó que el banco instaló GFI Archiver en 2005 para cumplir los requisitos legales y de auditoría de sus comunicaciones por correo electrónico.
Archivar el correo electrónico y los archivos puede salvar a las empresas de enormes multas y sanciones legales. Cuando llaman los auditores, quieres tener todas las comunicaciones electrónicas esenciales al alcance de la mano".
Las principales prioridades del Sr. McQueen son las auditorías, el cumplimiento de la normativa y las cuestiones de RR. HH.: "GFI cumple los requisitos establecidos para una entidad financiera de nuestro tamaño y tipo. Las auditorías y los problemas de RR. HH. aparecen de vez en cuando y la solución de GFI cumple o supera nuestros requisitos una y otra vez".
Elegir GFI
Existe una gran variedad de herramientas de archivado en el mercado, así que ¿qué llevó a Redding a elegir GFI?
"Por su facilidad de uso, el mínimo tiempo dedicado a la aplicación/servidor backend, el gran porcentaje de tiempo de actividad, los informes y las funciones de búsqueda", explicó McQueen.
La decisión ha merecido la pena. "Como responsable del mantenimiento de la solución de archivado, me ha resultado fácil de implantar y actualizar, y los usuarios finales rara vez o nunca tienen que dejar de usarla", añade.
El Sr. McQueen actualizó hace poco su implementación de GFI Archiver y la instaló en un nuevo servidor.
"Esto supuso desmontar bases de datos, y programarlo para que el correo electrónico no se perdiera durante la transición. Pude lograrlo por etapas creando e instalando el software GFI Archiver en el nuevo servidor, y luego planificando la transición durante horas no laborables. Recurrí al personal de soporte de GFI para que me guiara a lo largo del proceso y fueron capaces de responder a mis preguntas con rapidez y sin darme largas, algo habitual cuando se trata del soporte de una empresa. La transición fue según lo previsto y estamos gratamente sorprendidos con la última versión, especialmente con las funciones de informes. A la alta dirección le encantan los informes y las nuevas características de la última versión de GFI nos hacen quedar muy bien", afirmó el Sr. McQueen.
La actualización no solamente fue sencilla para el equipo de TI, sino también para los usuarios finales. "Nuestros resultados inmediatos fueron el archivado continuado del correo electrónico y la ausencia de pérdida de información. Nuestros usuarios no se quejaron en absoluto del cambio a la nueva versión".
GFI-onomics
Los aspectos económicos de GFI Archiver son sólidos tanto para la empresa como para TI.
"El producto resulta asequible y satisface nuestras necesidades según lo presupuestado. Cuando se nos solicita para una necesidad de RR. HH., o un requisito de auditoría, el tiempo empleado en encontrar la información que necesitamos se reduce de forma drástica usando el producto", dijo el Sr. McQueen. "Creemos que los costes de licencia son competitivos y el coste de almacenamiento no es un problema, puesto que es un coste obligatorio por un requisito legal".
Gracias a su avanzado motor de búsqueda basado en la indexación de texto completo, se pueden buscar palabras en el cuerpo de los correos electrónicos, archivos adjuntos y archivos usando una serie de criterios. El Sr. McQueen considera que este estilo de búsqueda resulta muy cómodo: "Poder encontrar rápidamente correos electrónicos de hace 4 o 5 años sin rebuscar en las copias de seguridad de Exchange nos ahorra horas de tiempo".
"GFI Archiver es una de nuestras aplicaciones favoritas a la hora de gestionar porque rara vez necesita atención. Cualquier servidor/aplicación que no necesite atención constante resulta verdaderamente beneficioso para cualquier centro de datos empresarial. Cuando buscamos software para otras aplicaciones tendemos a usar lo que sabemos que funciona. GFI es uno de ellos", dijo el Sr. McQueen. "Realmente cumple con nuestras necesidades. Hay veces que el software trata de hacer demasiado, lo que crea problemas. La sencillez hace que GFI Archiver sea prácticamente infalible para nuestras necesidades".
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