La Redding Bank of Commerce comprende il valore delle email e l'importanza di archiviarle in modo sicuro e di poterle recuperare facilmente. Con i requisiti di conformità da rispettare, l'archiviazione della posta elettronica non è un'opzione, per la Redding Bank of Commerce, ma un obbligo assoluto. Ecco perché la banca ha scelto GFI Archiver® per soddisfare le severe norme in materia di conformità e per offrire ai suoi 180 dipendenti la possibilità di recuperare facilmente i messaggi persi o eliminati per errore.
L'archiviazione mantiene al sicuro le email importanti della banca
Rob McQueen, assistente analista di sicurezza di Redding, ha detto che la banca ha installato GFI Archiver nel 2005 per soddisfare i requisiti di audit e legali in materia di comunicazioni tramite posta elettronica.
L'archiviazione di email e file mette le aziende al riparo dalle ingenti multe per le violazioni di conformità e dalle sanzioni legali. Quando i revisori chiamano, è fondamentale avere a portata di mano tutte le comunicazioni elettroniche.
Le principali priorità di McQueen sono gli audit, il rispetto dei requisiti di conformità e le preoccupazioni del dipartimento Risorse Umane: "GFI soddisfa tutti i requisiti di un istituto finanziario delle nostre dimensioni e del nostro tipo. Di tanto in tanto siamo sottoposti ad audit o ci sono problemi con le risorse umane e la soluzione GFI soddisfa sempre tutti i nostri requisiti, anche i più stringenti".
La scelta di GFI
Esiste un'ampia gamma di strumenti di archiviazione sul mercato, quindi cosa ha spinto Redding a scegliere GFI?
"La facilità d'uso, il tempo minimo da spendere con la gestione dell'applicazione e del server, l'ottima percentuale di uptime, le funzioni di reportistica e di ricerca", ha spiegato McQueen.
La decisione ha dato i suoi frutti. "Mi occupo personalmente della soluzione di archiviazione e l'ho trovata facile da implementare e facile da aggiornare e solo in casi eccezionali ha avuto problemi di funzionamento per i miei utenti finali", ha aggiunto.
McQueen ha recentemente aggiornato la sua implementazione di GFI Archiver e l'ha installata su un nuovo server.
“Questo ha richiesto la disconnessione dei database e una pianificazione perfetta per evitare che la posta elettronica andasse persa durante la transizione. Sono stato in grado di completare questa operazione in più fasi, configurando e installando il software GFI Archiver sul nuovo server, e pianificando la transizione in orari non lavorativi. Mi sono avvalso dell'assistenza di GFI: mi hanno guidato loro attraverso il processo e sono stati in grado di rispondere rapidamente a tutte le mie domande e di non farmi perdere tempo, cosa che talvolta accade con il supporto di altre aziende. La transizione è andata esattamente come previsto e siamo rimasti piacevolmente sorpresi dall'ultima versione, in particolare dalle funzioni di reportistica. I dirigenti adorano i report e le nuove funzioni dell'ultima versione di GFI ci hanno fatto fare bella figura", ha detto McQueen.
L'aggiornamento non è stato semplice solo per l'IT, ma anche per gli utenti finali. "I risultati immediati sono stati l'archiviazione continua della posta elettronica e l'assenza di perdita di informazioni. Non c'è stata alcuna lamentela da parte dei nostri utenti che sono passati alla nuova versione".
L'impatto economico di GFI
L'aspetto economico di GFI Archiver è solido sia dal punto di vista aziendale che da quello informatico.
"Il prodotto è conveniente e i costi rientrano nel nostro budget aziendale. Quando siamo chiamati a rispondere a un'esigenza delle risorse umane o a un audit, il tempo impiegato per trovare le informazioni di cui abbiamo bisogno si riduce drasticamente utilizzando il prodotto", ha detto McQueen. "Riteniamo che i costi di licenza siano competitivi e che il costo di archiviazione non sia un problema, poiché si tratta di un costo necessario per rispettare i requisiti legali".
Grazie al suo motore di ricerca avanzato basato sull'indicizzazione del testo completo, è possibile cercare le parole all'interno del testo delle email, degli allegati e dei file utilizzando una serie di criteri. McQueen ritiene che questo tipo di ricerca sia molto conveniente: "Essere in grado di trovare rapidamente email vecchie di 4-5 anni, senza dover andare a recuperare i backup di Exchange, ci fa risparmiare tantissimo tempo".
"GFI Archiver è una delle nostre applicazioni preferite da gestire perché raramente richiede attenzione. Qualsiasi server e applicazione che non richiede attenzione costante è davvero un vantaggio per i datacenter aziendali. Quando ci occorre software per altre applicazioni, tendiamo a usare ciò che già sappiamo funzioni bene. Il software GFI è uno di questi", ha detto McQueen. "Fa davvero quello che ci serve. A volte i prodotti software cercano di fare troppe cose tutte insieme, causando solo problemi. La semplicità rende GFI Archiver il prodotto perfetto per le nostre esigenze".
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