Společnost ROHDE KG musí splňovat velmi přísné požadavky, aby mohla podnikat v Německu. Musí archivovat všechny své dokumenty po dobu celých deseti let. To se týká jak papírových, tak elektronických dokumentů. Karl-Heinz Rohde, generální ředitel této společnosti s 60 zaměstnanci, uvedl, že jeho firma je certifikována pro výkon své činnosti již více než 15 let, a proto jsou tyto předpisy absolutní nutností.
GFI Archiver pomáhá německé firmě splnit přísné předpisy
„Německý zákoník obchodních společností (HGB) v § 257 stanoví, že veškeré obchodní dokumenty musí být uchovávány (a kdykoli k dispozici) po dobu minimálně 10 let. V minulosti se to týkalo korespondence v papírové podobě, což nebylo nijak složité. U veškeré elektronické korespondence, jako jsou e-maily, je to však složitější,“ uvedl pan Rohde. „U e-mailů to bez softwarového řešení nebylo možné.“
Po prozkoumání nabídky na trhu a konzultaci s externím správcem se společnost rozhodla pro GFI Archiver®.
Ukládání e-mailů starým způsobem bylo zdlouhavé a neefektivní: „Dříve jsme všechny důležité e-maily ukládali v Outlooku. Pak se ale e-mailové účty všech uživatelů značně zaplnily. Vyhledávání starších zpráv nebylo zrovna snadné a zabíralo spoustu času. Nyní je to díky GFI Archiver® velmi snadné. Přenos všech starých e-mailů z účtů do GFI Archiver® byl obrovskou výhodou. V našich účtech si ponecháváme pouze e-maily, které aktivně používáme – všechny ostatní e-maily po skončení práce mažeme. Díky tomu můžeme pracovat rychleji a efektivněji.“
Vzhledem k tomu, že společnost vyrábí hygienické nátěry, které prodává nemocnicím, farmaceutickému průmyslu a laboratořím s vysokým rizikem, platí pro ni přísnější pravidla. GFI Archiver® byl k tomu neocenitelnou pomocí, ale společnosti přinesl i něco navíc.
„Zpočátku byl GFI Archiver® pouze řešením, které nám pomáhalo splnit zákonné požadavky. Nyní je to také skvělý nástroj, díky kterému máme přehled o všech přijatých e-mailech – včetně těch starších,“ vysvětlil pan Rohde.
Velkou výhodou je také možnost získat e-maily zpět: „Funkci třídění a vyhledávání e-mailů využívají téměř všichni členové našeho týmu. Šetří to čas a zajišťuje, že společnosti neunikne žádný důležitý e-mail. Jsme spokojeni s tím, jak snadno můžeme vyhledávat archivované e-maily.“
Jednoduchá instalace a obsluha
Instalace a provoz programu GFI Archiver® byly hračkou a po třech letech je společnost více než spokojená. Jak uvedl pan Rohde: „Instalaci programu GFI Archiver provedl náš správce, a to rychle a bez jakýchkoli problémů. Software běží na pozadí na firemním serveru, takže s ním není žádná práce. Fungoval od samého začátku bez jakýchkoli potíží. Usnadňuje a zrychluje správu e-mailů.“
Pomohl program GFI Archiver® vaší společnosti dosáhnout jejích cílů, pane Rohde? „Naprosto – na 100 %.“
Upozornění: Všechny názvy produktů a společností uvedené v tomto dokumentu mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našich nejlepších znalostí byly všechny údaje v době zveřejnění správné; tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.