ROHDE KG deve soddisfare requisiti molto rigorosi per poter operare in Germania. È tenuta ad archiviare tutti i propri documenti per un intero decennio, sia quelli cartacei che quelli elettronici. Karl-Heinz Rohde, amministratore delegato dell’azienda che conta 60 dipendenti, ha affermato che la sua società è certificata per svolgere la propria attività da oltre 15 anni e che, pertanto, tali norme sono un requisito imprescindibile.
GFI Archiver aiuta un’azienda tedesca a rispettare normative rigorose
“Il § 257 del codice commerciale tedesco (HGB, ovvero Handelsgesetzbuch) stabilisce che tutti i documenti aziendali debbano essere conservati (e resi disponibili in qualsiasi momento) per un periodo minimo di 10 anni. In passato, ciò riguardava la corrispondenza cartacea, il che non era particolarmente difficile. La situazione è più complessa per tutta la corrispondenza elettronica, come le e-mail”, ha affermato il signor Rohde. “Per le e-mail ciò non era possibile senza una soluzione software.”
Dopo aver verificato le soluzioni disponibili sul mercato e aver consultato il proprio amministratore esterno, l’azienda ha scelto GFI Archiver®.
Archiviare le e-mail alla vecchia maniera era complicato e inefficiente: “In passato archiviavamo tutte le e-mail importanti in Outlook. Poi gli account di posta elettronica di tutti hanno iniziato a diventare troppo grandi. Trovare i messaggi più vecchi non era così facile e richiedeva molto tempo. Ora, con GFI Archiver®, è semplicissimo. È stato un enorme vantaggio trasferire tutte le vecchie e-mail dagli account a GFI Archiver®. Nei nostri account conserviamo solo le e-mail che utilizziamo; tutte le altre vengono eliminate al termine della giornata lavorativa. Questo ci permette di lavorare in modo più veloce ed efficace.”
Poiché l'azienda produce rivestimenti igienici che vende a ospedali, all'industria farmaceutica e a laboratori ad alto rischio, si applicano norme più rigorose. GFI Archiver® è stato di grande aiuto, ma ha anche offerto all'azienda quel qualcosa in più.
«All’inizio GFI Archiver® era solo una soluzione che ci aiutava a rispettare le normative. Ora è anche un ottimo strumento per avere una visione d’insieme di tutte le e-mail ricevute, comprese quelle del passato», ha spiegato il signor Rohde.
Anche la possibilità di recuperare le e-mail rappresenta un grande vantaggio: «La funzione che consente di ordinare e cercare le e-mail viene utilizzata da quasi tutti i membri del nostro team. Ciò ci fa risparmiare tempo e garantisce che l’azienda non perda nessuna e-mail importante. Siamo soddisfatti della facilità con cui possiamo cercare le e-mail archiviate».
Installazione e funzionamento semplici
L'installazione e l'utilizzo di GFI Archiver® sono stati semplicissimi e, a distanza di tre anni, l'azienda ne è più che soddisfatta. Come ha affermato il signor Rohde: «L'installazione di GFI Archiver è stata effettuata dal nostro amministratore, in modo rapido e senza alcun problema. Il software funziona in background sul server aziendale, quindi non crea alcun fastidio. Ha funzionato fin dal primo momento senza alcun problema. Rende la gestione delle e-mail più semplice e veloce».
GFI Archiver® ha aiutato la sua azienda a raggiungere i propri obiettivi, signor Rohde? «Perfettamente, al 100%».
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