ROHDE KG debe cumplir una serie de requisitos muy estrictos para poder desarrollar su actividad en Alemania. Debe archivar todos sus documentos durante una década completa. Esto incluye tanto los documentos en papel como los electrónicos. Karl-Heinz Rohde, director general de esta empresa que cuenta con 60 empleados, afirmó que su empresa lleva más de 15 años certificada para desarrollar su actividad, por lo que el cumplimiento de estas normas es imprescindible.
GFI Archiver ayuda a una empresa alemana a cumplir con una normativa muy estricta
«El artículo 257 del Código Mercantil alemán (HGB, por sus siglas en alemán) establece que todos los documentos comerciales deben conservarse (y estar disponibles en cualquier momento) durante un mínimo de 10 años. En el pasado, esto se aplicaba a la correspondencia en papel, lo cual no resultaba tan complicado. Sin embargo, resulta más complicado en el caso de toda la correspondencia electrónica, como los correos electrónicos», afirmó el Sr. Rohde. «En el caso de los correos electrónicos, esto no era posible sin una solución basada en software».
Tras analizar las opciones disponibles en el mercado y consultar a su administrador externo, la empresa se decantó por GFI Archiver®.
Guardar el correo a la antigua usanza resultaba engorroso e ineficaz: «Antes guardábamos todos los correos electrónicos importantes en Outlook. Con el tiempo, las cuentas de correo de todos se fueron llenando. Encontrar mensajes antiguos no era nada fácil y llevaba mucho tiempo. Ahora, con GFI Archiver®, es muy fácil. Fue una gran ventaja poder transferir todos los correos antiguos de las cuentas a GFI Archiver®. En nuestras cuentas solo conservamos los correos que estamos utilizando; el resto se eliminan al terminar la jornada laboral. Esto nos permite trabajar más rápido y de forma más eficaz».
Dado que la empresa fabrica recubrimientos higiénicos que vende a hospitales, a la industria farmacéutica y a laboratorios de alto riesgo, se le aplican normas más estrictas. GFI Archiver® fue de gran ayuda, pero además aportó a la empresa ese plus adicional.
«Al principio, GFI Archiver® no era más que una solución que nos ayudaba a cumplir con la normativa. Ahora también es una buena solución para tener una visión general de todos los correos electrónicos recibidos, incluidos los antiguos», explicó el Sr. Rohde.
Recuperar los correos electrónicos también supone una gran ventaja: «Casi todos los miembros de nuestro equipo utilizan la función para ordenar y buscar correos electrónicos. Esto nos ahorra tiempo y garantiza que la empresa no pierda ningún correo importante. Estamos muy satisfechos con la facilidad con la que podemos buscar correos archivados».
Instalación y manejo sencillos
La instalación y el funcionamiento de GFI Archiver® fueron muy sencillos y, tres años después, la empresa está más que satisfecha. Como dijo el Sr. Rohde: «La instalación de GFI Archiver la llevó a cabo nuestro administrador, de forma rápida y sin ningún problema. El software se ejecuta en segundo plano en el servidor de la empresa, por lo que no da ningún trabajo. Funcionó desde el primer momento sin ningún tipo de problema. Facilita y agiliza la gestión del correo electrónico».
¿Ha ayudado GFI Archiver® a su empresa a alcanzar sus objetivos, señor Rohde? «Perfectamente, al 100 %».
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