ROHDE KG doit respecter des exigences très strictes pour pouvoir exercer ses activités en Allemagne. Elle est tenue d'archiver tous ses documents pendant une décennie entière, qu'il s'agisse de documents papier ou électroniques. Karl-Heinz Rohde, PDG de cette entreprise qui compte 60 salariés, a déclaré que sa société était certifiée pour exercer ses activités depuis plus de 15 ans et que ces réglementations constituaient donc une obligation absolue.
GFI Archiver aide une entreprise allemande à se conformer à une réglementation stricte
« L'article 257 du Code de commerce allemand (HGB, pour « Handelsgesetzbuch ») stipule que tous les documents commerciaux doivent être conservés (et accessibles à tout moment) pendant au moins 10 ans. Autrefois, cela concernait la correspondance papier, ce qui n'était pas si compliqué. C'est plus difficile pour toute la correspondance électronique, comme les e-mails », a déclaré M. Rohde. « Pour les e-mails, cela n'était pas possible sans une solution logicielle. »
Après avoir passé en revue les solutions disponibles sur le marché et consulté son administrateur externe, l'entreprise a choisi GFI Archiver®.
L’ancienne méthode de sauvegarde des e-mails était fastidieuse et peu efficace : « Avant, nous stockions tous les e-mails importants dans Outlook. Du coup, les comptes de messagerie de chacun ont fini par devenir très volumineux. Retrouver d’anciens messages n’était pas si simple et prenait beaucoup de temps. Désormais, avec GFI Archiver®, c’est très simple. Le transfert de tous les anciens e-mails depuis nos comptes vers GFI Archiver® a constitué un énorme avantage. Dans nos comptes, nous ne conservons que les e-mails que nous utilisons ; tous les autres sont supprimés à la fin de la journée de travail. Cela nous permet de travailler plus rapidement et plus efficacement. »
Comme l'entreprise fabrique des revêtements hygiéniques qu'elle commercialise auprès des hôpitaux, de l'industrie pharmaceutique et des laboratoires à haut risque, elle est soumise à des règles plus strictes. GFI Archiver® s'est révélé d'une aide précieuse, mais il a également apporté un petit plus à l'entreprise.
« Au départ, GFI Archiver® n’était qu’une solution destinée à nous aider à nous conformer à la réglementation. Aujourd’hui, c’est également un excellent outil qui nous permet de garder une vue d’ensemble de tous les e-mails reçus, y compris ceux du passé », a expliqué M. Rohde.
La possibilité de récupérer des e-mails constitue également un avantage considérable : « La fonctionnalité permettant de trier et de rechercher des e-mails est utilisée par la quasi-totalité des membres de notre équipe. Cela nous fait gagner du temps et garantit que l'entreprise ne perd aucun e-mail important. Nous apprécions particulièrement la facilité avec laquelle nous pouvons rechercher des e-mails archivés. »
Installation et utilisation simples
L'installation et l'utilisation de GFI Archiver® ont été un jeu d'enfant et, trois ans plus tard, l'entreprise en est plus que satisfaite. Comme l'a déclaré M. Rohde : « L'installation de GFI Archiver a été effectuée par notre administrateur, rapidement et sans aucun problème. Le logiciel fonctionne en arrière-plan sur le serveur de l'entreprise, ce qui évite toute complication. Il a fonctionné dès le premier instant, sans aucun souci. Il facilite et accélère la gestion des e-mails. »
GFI Archiver® a-t-il aidé votre entreprise à atteindre ses objectifs, M. Rohde ? « Parfaitement – à 100 %. »
Avertissement : Tous les noms de produits et d'entreprises mentionnés dans le présent document peuvent être des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. À notre connaissance, toutes les informations étaient exactes au moment de la publication ; ces informations sont susceptibles d'être modifiées sans préavis.