Extraire l'intelligence économique de votre archive d'emails - GFI Archiver
MailInsights est l'outil de reporting des archives d'emails que vous recherchiez. Partie intégrante de GFI Archiver™, la solution primée de gestion des emails pour les entreprises, les rapports MailInsights peuvent vous aider à identifier les failles de sécurité potentielles, les risques juridiques et les problèmes de productivité en extrayant des données essentielles de votre archive d'emails. Les rapports peuvent être émis à la demande ou programmés et envoyés régulièrement dans votre boîte de réception.
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Protéger les données sensibles de l'entreprise
Réduire les risques juridiques
Vous êtes préoccupé par le fait que des personnes partagent des informations personnelles et professionnelles sensibles par courrier électronique ? Le rapport de détection des fuites de données vous aide à identifier les e-mails contenant des informations sensibles, notamment des numéros de sécurité sociale, des cartes de crédit et d'autres informations sensibles susceptibles de vous exposer à un risque juridique ou financier.
Modèles de messagerie
MailInsights les identifie
Vous êtes préoccupé par le fait que des employés parlent illicitement à la concurrence ? Le rapport sur les flux de communication vous indique avec qui vos employés, ou groupes d'employés, communiquent régulièrement. Ces informations peuvent aider la direction à identifier les utilisateurs les plus productifs et vous montrer les réseaux de communication qui se développent au sein de l'entreprise. Ainsi, si un employé quitte soudainement votre entreprise, son remplaçant peut reprendre le travail là où il l'a laissé.
Vitesse d'étourdissement
Sachez sur qui vous pouvez compter
Certains de vos employés en sont conscients. D'autres peuvent perdre des opportunités ou nuire à votre réputation durement acquise en ne répondant pas aux e-mails dans les délais impartis. Le rapport sur la réactivité aux e-mails de MailInsights vous aidera à identifier les personnes les plus rapides et les plus lentes à répondre au sein d'un groupe, tout en calculant le taux de réponse moyen.
De quoi tout le monde parle-t-il ?
Créer des rapports basés sur le contenu des e-mails
Le courrier électronique peut vous en apprendre beaucoup sur ce que pensent vos employés. Mesurez le sentiment et analysez le contenu sur la base de mots clés ou de phrases définis par l'utilisateur. Le rapport de recherche de phrases vous permet de trouver et d'analyser des e-mails portant sur un sujet particulier ou relatifs à un projet particulier.
Suivi de l'activité en dehors des heures de travail
Repérer les tendances suspectes au fur et à mesure qu'elles se produisent
Le rapport sur les activités en dehors du bureau est un outil utile qui vous permet de suivre et de détecter les pics d'activité en dehors des heures de bureau, afin que vous puissiez enquêter et résoudre tout problème, tel qu'une fuite de données ou une activité illicite, avant qu'il ne soit trop tard.
Prévenir les failles de sécurité
Découvrir les comptes de messagerie inactifs
Les comptes de messagerie inactifs constituent une menace pour la sécurité de votre système, car chacun d'entre eux offre un point d'entrée inutile dans votre réseau. Les boîtes de réception qui ne sont pas utilisées représentent également une quantité importante d'espace de stockage qui pourrait être alloué aux utilisateurs actifs. Le rapport sur les comptes inactifs met en évidence ces comptes, ce qui vous permet de prendre des mesures correctives immédiates.
Réduction des coûts de stockage du courrier électronique
Ne stocker que l'essentiel
Même si le coût du stockage diminue, la taille moyenne des fichiers envoyés par email augmente. GFI Archiver vous offre des politiques de rétention basées sur le type et la taille des fichiers, et le rapport sur le stockage des emails dans MailInsights vous montre ce qui est stocké dans l'archive et par qui. Utilisez ce rapport pour alerter les utilisateurs et pour créer les politiques de rétention appropriées et reprendre le contrôle de vos coûts de stockage.
Vos employés sont-ils heureux?
Qui est à la recherche d'un nouvel emploi?
Le rapport sur la recherche d'emploi est un outil utile pour évaluer l'état d'esprit de votre personnel. Il peut vous indiquer qui envoie des courriels aux recruteurs et reçoit des alertes des sites de recherche d'emploi, ce qui vous permet de traiter directement tout problème de ressources humaines avant qu'il ne soit trop tard.
Garder les e-mails propres
Les mots de vos employés sont importants
Les e-mails inappropriés peuvent mettre votre entreprise dans l'eau chaude avec des poursuites pour harcèlement. Les mots utilisés dans les e-mails en disent long sur les utilisateurs et leurs habitudes. C'est pourquoi le rapport sur les mots inappropriés de MailInsights vous aidera à repérer et à gérer les contrevenants.
Mesurer la performance des employés
Comprendre les habitudes de travail des employés à partir de la façon dont ils utilisent les e-mails
Le rapport sur les indicateurs de performance de la messagerie électronique permet aux responsables d'évaluer les performances professionnelles en comprenant mieux la manière dont les employés utilisent leur messagerie électronique au bureau. Ce rapport classe les travailleurs en fonction de ceux qui utilisent le plus souvent le courrier électronique, de ceux qui répondent le plus rapidement aux courriels et de ceux qui communiquent avec le plus grand nombre de destinataires.
D'où viennent tous ces courriers électroniques ?
Prenez le contrôle de votre flux d'e-mails
Qui envoie et reçoit le plus d’e-mails ? D'où viennent-ils tous ? Qu'il s'agisse de spammeurs internes ou de clients externes, le rapport sur le trafic des utilisateurs permet aux entreprises de déterminer le nombre d'e-mails envoyés ou reçus, en interne ou depuis l'extérieur de l'entreprise. Ce rapport permet aux entreprises de mieux comprendre leur flux d'e-mails et aide les responsables à prendre des décisions et à identifier les problèmes, en se basant sur des données réelles concernant les tendances en matière d'e-mails.
Trouver et arrêter les "spammeurs" internes
Nous recevons suffisamment de courrier indésirable
Certaines personnes ont besoin de communiquer régulièrement des messages à un large public, mais d'autres incluent de nombreux collègues dans les CC, même s'ils ne sont pas directement concernés. Ces courriels supplémentaires constituent une perte de temps considérable et nuisent à la productivité des personnes qui les reçoivent. Le rapport sur les spammeurs internes vous aidera à identifier les pertes de temps potentielles et à protéger vos ressources.
Suivez les e-mails volumineux
Détectez et gérez le nombre de fichiers volumineux envoyés par courrier électronique
Le rapport sur les e-mails volumineux permet aux administrateurs de détecter et de gérer le nombre de fichiers volumineux envoyés par e-mail. Ce rapport peut être utile pour identifier les utilisateurs qui mettent à rude épreuve votre infrastructure de messagerie et pour identifier le type de fichiers qu'ils envoient.
Quel est le dernier sujet d'actualité en matière de courrier électronique ?
Quelle est l'humeur dans votre entreprise aujourd'hui ?
Le rapport Email Topics identifie les mots-clés les plus fréquemment utilisés et mesure les sentiments positifs et négatifs à l'égard des e-mails dans l'ensemble de l'entreprise, fournissant aux responsables des informations précieuses sur ce qui motive l'utilisation des e-mails par les employés et les clients.
Archivage des e-mails, des fichiers et des calendriers pour une meilleure productivité, une meilleure gestion et une limitation des risques juridiques grâce à la mise en conformité.