Redding Bank of Commerce si uvědomuje hodnotu e-mailové korespondence i důležitost jejího bezpečného ukládání a snadného vyhledávání. Vzhledem k nutnosti dodržovat předpisy v oblasti compliance není archivace e-mailů pouhou možností – je to absolutní nutnost. Proto se banka rozhodla pro řešení GFI Archiver®, aby mohla splnit přísné předpisy v oblasti compliance a poskytnout svým 180 zaměstnancům možnost snadno vyhledat ztracené nebo omylem smazané zprávy.
Díky archivaci zůstávají cenné e-maily banky v bezpečí
Rob McQueen, pomocný bezpečnostní analytik společnosti Redding, uvedl, že banka nainstalovala v roce 2005 nástroj GFI Archiver, aby splnila auditní a právní požadavky týkající se své e-mailové komunikace.
Archivace e-mailů a souborů může firmám ušetřit obrovské pokuty za nedodržení předpisů a právní sankce. Až se ozvou auditoři, budete chtít mít veškerou klíčovou elektronickou komunikaci po ruce.
Mezi hlavní priority pana McQueena patří audity, dodržování předpisů a personální záležitosti: „GFI splňuje požadavky kladené na finanční instituci naší velikosti a typu. Audity a personální záležitosti se čas od času vyskytují a řešení GFI naše požadavky opakovaně splňuje nebo dokonce překračuje.“
Výběr společnosti GFI
Na trhu je k dispozici celá řada archivačních nástrojů, co tedy přimělo společnost Redding k tomu, aby si vybrala právě GFI?
„Kvůli jejich snadnému používání, minimální časové náročnosti na správu aplikace a serverového backendu, vysoké míře dostupnosti, funkcím pro vytváření reportů a vyhledávání,“ vysvětlil pan McQueen.
Toto rozhodnutí se vyplatilo. „Jako správce archivačního řešení mohu říci, že se snadno nasazuje, snadno aktualizuje a pro koncové uživatele je zřídka, pokud vůbec někdy, nedostupné,“ dodal.
Pan McQueen nedávno aktualizoval svou implementaci GFI Archiver a nainstaloval ji na nový server.
„To vyžadovalo odpojení databází a načasování tak, aby během přechodu nedošlo ke ztrátě e-mailů. Podařilo se mi to provést postupně: nejprve jsem nainstaloval software GFI Archiver na nový server a poté naplánoval přechod mimo pracovní dobu. Využil jsem podporu technického týmu společnosti GFI, který mě celým procesem provedl. Na mé dotazy mi vždy rychle odpověděli a nevodili mě za nos, což je u podnikové podpory běžné. Přechod proběhl podle plánu a jsme příjemně překvapeni nejnovější verzí, zejména funkcemi pro vytváření reportů. Vrcholové vedení miluje reporty a díky novým funkcím v nejnovější verzi GFI vypadáme opravdu dobře,“ uvedl pan McQueen.
Přechod proběhl hladce nejen pro IT oddělení, ale i pro koncové uživatele. „Okamžitým výsledkem bylo pokračování v archivaci e-mailů a žádná ztráta informací. Od uživatelů, kteří přešli na novější verzi, jsme nezaznamenali ani jednu stížnost.“
GFI-onomika
Ekonomická stránka produktu GFI Archiver je vyvážená jak z obchodního, tak z IT hlediska.
„Tento produkt je cenově dostupný a splňuje naše potřeby v rámci stanoveného rozpočtu. Když potřebujeme vyřídit záležitost v oblasti lidských zdrojů nebo splnit požadavky auditu, díky tomuto produktu se výrazně zkracuje čas potřebný k vyhledání potřebných informací,“ uvedl pan McQueen. „Ceny licencí považujeme za konkurenceschopné a náklady na úložiště nepředstavují problém, jelikož se jedná o povinné náklady vyplývající ze zákonných požadavků.“
Díky pokročilému vyhledávači založenému na indexování plného textu lze pomocí celé řady kritérií vyhledávat slova v těle e-mailů, přílohách i souborech. Pan McQueen považuje tento způsob vyhledávání za velmi praktický: „Možnost rychle najít e-maily staré 4–5 let, aniž bychom museli prohledávat zálohy Exchange, nám šetří hodiny času.“
„GFI Archiver je jednou z našich nejoblíbenějších aplikací, protože vyžaduje jen minimální péči. Jakýkoli server či aplikace, která nevyžaduje neustálou pozornost, je pro podnikové datové centrum skutečným přínosem. Při výběru softwaru pro jiné aplikace se obvykle držíme toho, o čem víme, že funguje. GFI je jednou z nich,“ řekl pan McQueen. „Opravdu dělá přesně to, co od něj potřebujeme. Stává se, že se software snaží dělat příliš mnoho, což vede k problémům. Díky své jednoduchosti je GFI Archiver pro naše potřeby prakticky bezchybný.“
Upozornění: Všechny názvy produktů a společností uvedené v tomto dokumentu mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Podle našich nejlepších znalostí byly všechny údaje v době zveřejnění správné; tyto informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.