Redding Bank of Commerce es consciente del valor del correo electrónico y de la importancia de almacenarlo de forma segura y poder recuperarlo fácilmente. Dadas las normas de cumplimiento que deben respetarse, el archivado del correo electrónico no es una opción, sino una necesidad absoluta. Por eso, el banco ha elegido GFI Archiver® para poder cumplir con las estrictas normas de cumplimiento y ofrecer a sus 180 empleados la posibilidad de recuperar fácilmente los mensajes perdidos o borrados accidentalmente.
El archivado mantiene los activos valiosos del correo electrónico del banco a buen recaudo
Rob McQueen, analista adjunto de seguridad de Redding, afirmó que el banco instaló GFI Archiver en 2005 para cumplir con los requisitos legales y de auditoría relativos a sus comunicaciones por correo electrónico.
Tener archivados los correos electrónicos y los archivos puede evitar a las empresas multas cuantiosas por incumplimiento normativo y sanciones legales. Cuando lleguen los auditores, querrás tener a tu alcance todas las comunicaciones electrónicas fundamentales.
Las principales prioridades del Sr. McQueen son las auditorías, el cumplimiento normativo y las cuestiones relacionadas con los recursos humanos: «GFI cumple los requisitos establecidos para una entidad financiera de nuestro tamaño y tipo. De vez en cuando surgen auditorías y cuestiones relacionadas con los recursos humanos, y la solución de GFI cumple o supera nuestras expectativas una y otra vez».
Por qué elegir GFI
Hay una gran variedad de herramientas de archivado en el mercado, así que, ¿qué llevó a Redding a elegir GFI?
«Por su facilidad de uso, el tiempo mínimo que hay que dedicar a la gestión de la aplicación y el backend del servidor, su excelente porcentaje de disponibilidad, y sus funciones de generación de informes y búsqueda», explicó el Sr. McQueen.
La decisión ha dado sus frutos. «Como responsable del mantenimiento de la solución de archivado, me ha parecido fácil de implementar y de actualizar, y los usuarios finales casi nunca, por no decir nunca, se encuentran con interrupciones en el servicio», añadió.
El Sr. McQueen ha actualizado recientemente su instalación de GFI Archiver y la ha instalado en un nuevo servidor.
«Para ello fue necesario desmontar las bases de datos y coordinar el proceso de tal forma que no se perdieran correos electrónicos durante la transición. Pude llevarlo a cabo por etapas: primero instalé el software GFI Archiver en el nuevo servidor y, a continuación, planifiqué la migración fuera del horario laboral. Recurrí al personal de asistencia técnica de GFI para que me guiara a lo largo del proceso y fueron capaces de responder a mis preguntas rápidamente y sin darme largas, algo habitual cuando se trata de la asistencia técnica para empresas. La transición se desarrolló según lo previsto y estamos gratamente sorprendidos con la última versión, especialmente con las funciones de generación de informes. A la alta dirección le encantan los informes y las nuevas funciones de la última versión de GFI nos hacen quedar muy bien», afirmó el Sr. McQueen.
La actualización no solo se desarrolló sin problemas para el departamento de TI, sino también para los usuarios finales. «Los resultados inmediatos fueron que se siguió archivando el correo electrónico y no se perdió ninguna información. No hubo ninguna queja por parte de los usuarios que se pasaron a la nueva versión».
GFI-nomía
Los aspectos económicos de GFI Archiver son sólidos tanto desde el punto de vista empresarial como informático.
«El producto es asequible y se ajusta a nuestras necesidades dentro del presupuesto. Cuando surge una necesidad relacionada con los recursos humanos o un requisito de auditoría, el tiempo que dedicamos a buscar la información que necesitamos se reduce drásticamente gracias a este producto», afirmó el Sr. McQueen. «Consideramos que los costes de licencia son competitivos y que el coste de almacenamiento no supone un problema, ya que se trata de un gasto obligatorio por un requisito legal».
Gracias a su avanzado motor de búsqueda basado en la indexación de texto completo, es posible buscar palabras en el cuerpo de los correos electrónicos, en los archivos adjuntos y en otros archivos utilizando diversos criterios. El Sr. McQueen considera que este tipo de búsqueda supone una gran comodidad: «Poder encontrar rápidamente correos electrónicos de hace cuatro o cinco años sin tener que rebuscar en las copias de seguridad de Exchange nos ahorra muchas horas de trabajo».
«GFI Archiver es una de nuestras aplicaciones favoritas de gestionar porque rara vez requiere atención. Cualquier servidor o aplicación que no necesite una atención constante resulta realmente beneficioso para cualquier centro de datos empresarial. A la hora de buscar software para otras aplicaciones, solemos recurrir a lo que sabemos que funciona. GFI es uno de esos casos», afirmó el Sr. McQueen. «Realmente hace lo que necesitamos que haga. Hay ocasiones en las que el software intenta abarcar demasiado, lo que genera problemas. El hecho de que sea sencillo hace que GFI Archiver sea una solución prácticamente infalible para nuestras necesidades».
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