Die Redding Bank of Commerce ist sich des Wertes von E-Mails sowie der Bedeutung einer sicheren Speicherung und eines einfachen Zugriffs darauf bewusst. Angesichts der einzuhaltenden Compliance-Vorschriften ist die Archivierung von E-Mails keine Option, sondern ein absolutes Muss. Aus diesem Grund hat sich die Bank für GFI Archiver® entschieden, um strenge Compliance-Vorschriften zu erfüllen und ihren 180 Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, verlorene oder versehentlich gelöschte Nachrichten problemlos wiederzufinden.
Durch die Archivierung werden die wertvollen E-Mails der Bank sicher verwahrt
Rob McQueen, stellvertretender Sicherheitsanalyst bei Redding, erklärte, die Bank habe im Jahr 2005 GFI Archiver installiert, um die Prüfungs- und gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich ihrer E-Mail-Kommunikation zu erfüllen.
Die Archivierung von E-Mails und Dateien kann Unternehmen vor hohen Bußgeldern wegen Nichteinhaltung von Vorschriften und rechtlichen Sanktionen bewahren. Wenn Prüfer anrufen, sollten Sie alle wichtigen elektronischen Kommunikationsdaten sofort zur Hand haben.
Die wichtigsten Schwerpunkte von Herrn McQueen sind Audits, Compliance und Personalangelegenheiten: „GFI erfüllt die Anforderungen, die an ein Finanzinstitut unserer Größe und Art gestellt werden. Von Zeit zu Zeit treten Audits und Personalangelegenheiten auf, und die GFI-Lösung erfüllt oder übertrifft unsere Anforderungen immer wieder.“
Entscheidung für GFI
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Archivierungstools – was hat Redding also dazu bewogen, sich für GFI zu entscheiden?
„Wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit, des minimalen Zeitaufwands für die Administration der Anwendung bzw. des Server-Backends, der hervorragenden Verfügbarkeitsrate sowie der Berichts- und Suchfunktionen“, erklärte Herr McQueen.
Die Entscheidung hat sich ausgezahlt. „Als Verantwortlicher für die Archivierungslösung habe ich festgestellt, dass sie einfach zu implementieren und zu aktualisieren ist und für meine Endnutzer so gut wie nie ausfällt“, fügte er hinzu.
Herr McQueen hat kürzlich seine GFI Archiver-Installation aktualisiert und auf einem neuen Server installiert.
„Dazu mussten die Datenbanken abgetrennt werden, wobei der Zeitpunkt so gewählt werden musste, dass während der Umstellung keine E-Mails verloren gingen. Ich konnte dies schrittweise bewerkstelligen, indem ich die GFI Archiver-Software auf dem neuen Server installierte und anschließend die Umstellung außerhalb der Geschäftszeiten plante. Ich habe mich vom GFI-Support durch den Prozess begleiten lassen, und die Mitarbeiter konnten meine Fragen schnell beantworten, ohne mich hin und her zu schicken – was im Unternehmenssupport ja oft vorkommt. Die Umstellung verlief wie geplant, und wir sind von der neuesten Version angenehm überrascht, insbesondere von den Berichtsfunktionen. Die Geschäftsleitung liebt Berichte, und dank der neuen Funktionen in der aktuellen GFI-Version machen wir einen wirklich guten Eindruck“, sagte Herr McQueen.
Die Umstellung verlief nicht nur für die IT-Abteilung reibungslos, sondern auch für die Endnutzer. „Die unmittelbaren Ergebnisse waren die fortlaufende Archivierung von E-Mails und der vollständige Erhalt aller Informationen. Es gab keinerlei Beschwerden seitens unserer Nutzer, die auf die neuere Version umgestiegen sind.“
GFI-Ökonomie
Die Wirtschaftlichkeit von GFI Archiver ist sowohl aus geschäftlicher als auch aus IT-Sicht überzeugend.
„Das Produkt ist erschwinglich und entspricht unseren Anforderungen im Rahmen des Budgets. Wenn wir aufgrund von Personalangelegenheiten oder Prüfungsanforderungen darauf zurückgreifen müssen, lässt sich der Zeitaufwand für die Suche nach den benötigten Informationen durch den Einsatz des Produkts drastisch reduzieren“, sagte Herr McQueen. „Wir halten die Lizenzkosten für wettbewerbsfähig, und die Speicherkosten stellen kein Problem dar, da es sich um gesetzlich vorgeschriebene Kosten handelt.“
Dank der fortschrittlichen, auf Volltextindizierung basierenden Suchmaschine lassen sich Wörter anhand einer Vielzahl von Kriterien im Textkörper von E-Mails, in Anhängen und in Dateien suchen. Herr McQueen empfindet diese Art der Suche als große Erleichterung: „Die Möglichkeit, E-Mails, die vier bis fünf Jahre alt sind, schnell zu finden, ohne Exchange-Backups durchforsten zu müssen, spart uns viele Stunden Zeit.“
„GFI Archiver ist eine unserer Lieblingsanwendungen, da sie kaum Aufmerksamkeit erfordert. Jeder Server und jede Anwendung, die nicht ständig überwacht werden muss, ist für jedes Unternehmensrechenzentrum ein echter Gewinn. Bei der Suche nach Software für andere Anwendungen greifen wir in der Regel auf das zurück, von dem wir wissen, dass es funktioniert. GFI gehört dazu“, sagte Herr McQueen. „Es erfüllt wirklich genau die Anforderungen, die wir an es stellen. Manchmal versucht Software, zu viel zu leisten, was zu Problemen führt. Durch seine Einfachheit ist GFI Archiver für unsere Anforderungen nahezu ausfallsicher.“
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