La Redding Bank of Commerce è consapevole del valore della posta elettronica e dell’importanza di archiviarla in modo sicuro e di poterla recuperare facilmente. Date le norme di conformità da rispettare, l’archiviazione della posta elettronica non è un’opzione, ma una necessità assoluta. Ecco perché la banca ha scelto GFI Archiver® per poter soddisfare le rigorose norme di conformità e per offrire ai propri 180 dipendenti la possibilità di recuperare facilmente i messaggi smarriti o cancellati accidentalmente.
L’archiviazione custodisce i dati preziosi contenuti nelle e-mail della banca in un luogo sicuro
Rob McQueen, analista di sicurezza aggiunto presso Redding, ha dichiarato che la banca ha installato GFI Archiver nel 2005 per soddisfare i requisiti di audit e legali relativi alle proprie comunicazioni via e-mail.
L'archiviazione delle e-mail e dei file può evitare alle aziende multe salate per inadempienza normativa e sanzioni legali. Quando arrivano i revisori, è fondamentale avere tutte le comunicazioni elettroniche fondamentali a portata di mano.
Le priorità principali del signor McQueen sono gli audit, la conformità normativa e le questioni relative alle risorse umane: «GFI soddisfa i requisiti previsti per un istituto finanziario delle nostre dimensioni e della nostra tipologia. Di tanto in tanto sorgono questioni relative agli audit e alle risorse umane, e la soluzione GFI soddisfa o supera le nostre esigenze ogni volta».
Scegliere GFI
Sul mercato è disponibile un'ampia gamma di strumenti di archiviazione: cosa ha spinto Redding a scegliere GFI?
«Per la loro facilità d’uso, il tempo minimo da dedicare alla gestione del back-end dell’applicazione e del server, l’ottima percentuale di uptime, le funzionalità di reportistica e di ricerca», ha spiegato il signor McQueen.
La decisione si è rivelata vincente. «In qualità di responsabile della manutenzione della soluzione di archiviazione, l’ho trovata facile da implementare e da aggiornare, e raramente, se non mai, causa interruzioni di servizio per i miei utenti finali», ha aggiunto.
Il signor McQueen ha recentemente aggiornato la sua implementazione di GFI Archiver e l'ha installata su un nuovo server.
“Ciò ha richiesto lo smontaggio dei database, coordinando le operazioni in modo che non andassero persi messaggi e-mail durante la transizione. Sono riuscito a portare a termine l’operazione in più fasi, installando il software GFI Archiver sul nuovo server e pianificando il passaggio durante le ore non lavorative. Mi sono avvalso del supporto tecnico di GFI per farmi guidare attraverso il processo e sono stati in grado di rispondere rapidamente alle mie domande senza farmi perdere tempo, cosa che invece capita spesso quando si ha a che fare con l’assistenza aziendale. Il passaggio è andato come previsto e siamo piacevolmente sorpresi dall’ultima versione, in particolare dalle funzionalità di reportistica. I vertici aziendali apprezzano molto i report e le nuove funzionalità dell’ultima versione di GFI ci fanno fare davvero bella figura”, ha affermato il signor McQueen.
L'aggiornamento non è stato agevole solo per il reparto IT, ma anche per gli utenti finali. “I risultati immediati sono stati la continuità nell'archiviazione delle e-mail e l'assenza di perdite di informazioni. Non abbiamo ricevuto alcun reclamo da parte degli utenti che sono passati alla nuova versione.”
GFI-nomia
Dal punto di vista economico, GFI Archiver risulta vantaggioso sia per l'azienda che per il reparto IT.
“Il prodotto è conveniente e soddisfa le nostre esigenze nel rispetto del budget previsto. Quando dobbiamo far fronte a un’esigenza in materia di risorse umane o a un requisito di revisione contabile, l’utilizzo del prodotto riduce drasticamente il tempo necessario per reperire le informazioni di cui abbiamo bisogno”, ha affermato il signor McQueen. “Riteniamo che i costi di licenza siano competitivi e che il costo di archiviazione non rappresenti un problema, poiché si tratta di una spesa obbligatoria prevista da un requisito legale”.
Grazie al suo avanzato motore di ricerca basato sull’indicizzazione full-text, è possibile cercare parole all’interno del corpo delle e-mail, degli allegati e dei file utilizzando una serie di criteri. Il signor McQueen ritiene che questo tipo di ricerca sia estremamente pratico: «La possibilità di trovare rapidamente e-mail risalenti a 4-5 anni fa senza dover setacciare i backup di Exchange ci fa risparmiare ore di lavoro».
“GFI Archiver è una delle nostre applicazioni preferite da gestire perché richiede pochissima attenzione. Qualsiasi server o applicazione che non necessiti di un’attenzione costante è davvero vantaggiosa per qualsiasi data center aziendale. Quando valutiamo software per altre applicazioni, tendiamo a utilizzare ciò che sappiamo funzionare. GFI è uno di questi”, ha affermato il signor McQueen. “Fa davvero ciò che ci serve che faccia. A volte i software cercano di fare troppo, creando così dei problemi. La sua semplicità rende GFI Archiver praticamente a prova di errore per le nostre esigenze.”
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