La Redding Bank of Commerce est consciente de la valeur des e-mails et de l'importance de les stocker en toute sécurité tout en pouvant les récupérer facilement. Compte tenu des règles de conformité à respecter, l'archivage des e-mails n'est pas une option, mais une nécessité absolue. C'est pourquoi la banque a choisi GFI Archiver® afin de se conformer à des règles de conformité strictes et de permettre à ses 180 employés de récupérer facilement les messages perdus ou supprimés par erreur.
L'archivage permet de conserver les e-mails importants de la banque en toute sécurité
Rob McQueen, analyste adjoint en sécurité à Redding, a déclaré que la banque avait installé GFI Archiver en 2005 afin de se conformer aux exigences légales et d'audit relatives à ses communications par e-mail.
L'archivage des e-mails et des fichiers peut éviter aux entreprises de se voir infliger des amendes colossales pour non-respect de la réglementation et des sanctions judiciaires. Lorsque les auditeurs vous contactent, vous devez pouvoir accéder immédiatement à l'ensemble de vos communications électroniques essentielles.
Les principales priorités de M. McQueen sont les audits, la conformité et les questions relatives aux ressources humaines : « GFI répond aux exigences fixées pour un établissement financier de notre taille et de notre type. Des audits et des problèmes liés aux ressources humaines surviennent de temps à autre, et la solution GFI satisfait, voire dépasse, nos exigences à chaque fois. »
Pourquoi choisir GFI ?
Il existe toute une gamme d'outils d'archivage sur le marché ; qu'est-ce qui a donc poussé Redding à choisir GFI ?
« Pour leur facilité d'utilisation, le temps minimal consacré à la gestion de l'application et du backend du serveur, leur excellent taux de disponibilité, ainsi que leurs fonctionnalités de reporting et de recherche », a expliqué M. McQueen.
Cette décision s'est avérée payante. « En tant que responsable de la maintenance de la solution d'archivage, je l'ai trouvée facile à déployer, facile à mettre à jour, et elle ne présente que très rarement, voire jamais, de pannes pour mes utilisateurs finaux », a-t-il ajouté.
M. McQueen a récemment mis à jour son installation de GFI Archiver et l'a installée sur un nouveau serveur.
« Cela a nécessité le démontage des bases de données, en veillant à ce qu’aucun e-mail ne soit perdu pendant la transition. J’ai pu mener cette opération par étapes en développant et en installant le logiciel GFI Archiver sur le nouveau serveur, puis en planifiant la bascule en dehors des heures de travail. Je me suis appuyé sur l’équipe d’assistance de GFI pour me guider tout au long du processus ; elle a su répondre rapidement à mes questions sans me faire tourner en rond, ce qui est souvent le cas avec les services d’assistance des grandes entreprises. La migration s’est déroulée comme prévu et nous sommes agréablement surpris par la dernière version, en particulier par les fonctionnalités de reporting. La direction adore les rapports et les nouvelles fonctionnalités de la dernière version de GFI nous permettent de faire très bonne figure », a déclaré M. McQueen.
La mise à niveau s'est déroulée sans encombre, tant pour le service informatique que pour les utilisateurs finaux. « Nous avons immédiatement constaté que l'archivage des e-mails se poursuivait sans interruption et qu'aucune information n'avait été perdue. Aucun de nos utilisateurs n'a formulé de réclamation lors du passage à la nouvelle version. »
GFI-onomics
Les aspects économiques de GFI Archiver sont solides, tant du point de vue commercial que du point de vue informatique.
« Ce produit est abordable et répond à nos besoins tout en respectant notre budget. Lorsque nous devons répondre à un besoin en matière de ressources humaines ou à une exigence d’audit, ce produit nous permet de réduire considérablement le temps passé à rechercher les informations dont nous avons besoin », a déclaré M. McQueen. « Nous estimons que les coûts de licence sont compétitifs et que le coût de stockage ne pose pas de problème, puisqu’il s’agit d’une dépense obligatoire en vertu d’une exigence légale. »
Grâce à son moteur de recherche avancé basé sur l'indexation en texte intégral, il est possible de rechercher des mots dans le corps des e-mails, les pièces jointes et les fichiers à l'aide de divers critères. M. McQueen trouve ce type de recherche très pratique : « Le fait de pouvoir retrouver rapidement des e-mails datant de 4 ou 5 ans sans avoir à fouiller dans les sauvegardes Exchange nous fait gagner des heures. »
« GFI Archiver est l’une de nos applications préférées à gérer, car elle ne nécessite que très peu d’intervention. Tout serveur ou application ne nécessitant pas une attention constante est un véritable atout pour le centre de données d’une entreprise. Lorsque nous recherchons des logiciels pour d’autres applications, nous avons tendance à opter pour ce dont nous savons qu’il fonctionne. GFI fait partie de ces solutions », a déclaré M. McQueen. « Il répond vraiment à nos besoins. Il arrive parfois que certains logiciels en fassent trop, ce qui engendre des problèmes. En misant sur la simplicité, GFI Archiver s’avère d’une fiabilité à toute épreuve pour nos besoins. »
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