Was tun Sie, wenn die Hälfte aller E-Mails, die Sie erhalten, Spam ist? Das Problem zu ignorieren, kostet die Mitarbeiter Zeit, belastet die Mailserver und stellt eine massive Sicherheitsbedrohung dar. Die Dane County Humane Society wusste, dass sie etwas unternehmen musste. Diese Lösung hieß GFI MailEssentials®.
Übersicht
„Es gab zwei Hauptprobleme. Erstens: die zunehmende Verbreitung von Spam, der heutzutage in ein System gelangt. Es kommt vor, dass 50 Prozent der E-Mails, die in unserem System eingehen, Spam irgendeiner Art sind. Das beansprucht nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität der Nutzer und macht sie anfälliger für Viren“, sagt Randy Viney, IT-Administrator bei der Dane County Humane Society. „Die Spamfilter von GFI reduzieren das. Das andere Problem ist die Zeit. Aufgrund der Kostenüberlegungen, die jede gemeinnützige Organisation anstellen muss, bin ich der Einzige, der unser Netzwerk betreut. Durch den Einsatz von Spamfiltern spare ich mir viele Stunden Arbeit, die ich hätte aufwenden müssen, wenn ein Nutzer den falschen Anhang geöffnet hätte.“
Sechs Jahre ohne Spam
Viney übernahm das vor sechs Jahren eingeführte GFI MailEssentials-System. Es leistet im Hauptsitz in Madison, Wisconsin, und für dessen 80 Mitarbeiter gute Dienste. „Es war bereits auf dem Server installiert, als ich vor Jahren hier anfing. Ich stellte schnell fest, dass es einfach zu verwalten ist und über einen erstklassigen Support verfügt. Es erfüllt meine Anforderungen zu angemessenen Kosten“, sagt Viney.
GFI MailEssentials wurde nicht einfach standardmäßig beibehalten. Es hat sich seinen Platz verdient. „Ich habe mir alternative Lösungen angesehen, wie zum Beispiel die E-Mail-Filterung von Securence, die ich bereits in anderen Unternehmen eingesetzt habe. Ich bin mit GFI MailEssentials und dem technischen Support so zufrieden, dass ich einen Wechsel nie auch nur in Betracht gezogen habe“, sagt Viney.
Spam ist weit mehr als nur ein Ärgernis. Experten schätzen, dass etwa drei Prozent aller Spam-E-Mails Malware enthalten. Wer Spam blockiert, verhindert auch diese Infektionen. „Das Programm blockiert sehr effektiv Spam, der möglicherweise einen Virus enthält, und senkt so das Infektionsrisiko für unsere Systeme. Jeder, der schon einmal mit den Folgen eines Virus zu tun hatte, weiß, dass dies viel Zeit und Geld kosten kann; dieser Schutz ist den Preis für das Produkt wert“, sagt Viney. „Durch die Verringerung des Risikos, dass ein Virus in unser System gelangt, und dank des benutzerfreundlichen Dashboards kann ich das E-Mail-System in kürzester Zeit warten.“
Spam kostet Zeit, und Zeit ist Geld
Wie lange dauert es, jede einzelne Spam-Nachricht zu bearbeiten, die es bis in den Posteingang schafft? Dreißig Sekunden? Eine Minute? Multiplizieren Sie das nun mit all den vielen Junk-E-Mails, die durchkommen, und schon sprechen wir von einem erheblichen Zeitaufwand für die Nutzer.
IT-Manager legen zwar Wert auf die Produktivität ihrer Mitarbeiter, aber auch auf die Effizienz der IT. Hier kommt ein wirksamer Spamschutz ins Spiel.
„GFI MailEssentials hilft mir dabei, das E-Mail-System effizient zu verwalten, sodass ich Zeit für andere Netzwerkprobleme habe. Wenn ein zusätzliches Problem auftritt, hat der technische Support dieses in den meisten Fällen innerhalb kürzester Zeit behoben. Dadurch kann ich meine Arbeit produktiver erledigen“, sagt Viney.
Funktioniert wie beschrieben
Es gibt unzählige Spamfilter, darunter solche, die von Internetdienstanbietern kostenlos mitgeliefert werden, und solche, die in E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook integriert sind. Für wirklich überzeugende Ergebnisse ist eine Spam-Abwehr in echter Unternehmensqualität der beste Ansatz – wie sie beispielsweise GFI MailEssentials bietet.
„Die Software funktioniert genau wie beworben. Und dank der verfügbaren Updates können wir sicher sein, dass wir das Produkt auf den neuesten Betriebssystemen nutzen. SpamTag hilft außerdem dabei, einen Teil der Verwaltung der Whitelist und Blockliste auf die Nutzer zu verlagern. Diese haben nun eine gewisse Kontrolle über blockierte E-Mails, ohne dass sie meine Hilfe benötigen, um das Problem für sie zu beheben“, sagt Viney.
Was genau ist dieses SpamTag? SpamTag ist ein Add-on für Microsoft Outlook, mit dem Benutzer fehlerhafte E-Mails direkt in Microsoft Outlook als Spam oder als „kein Spam“ kennzeichnen können. Außerdem ist es möglich, E-Mail-Adressen zur persönlichen Whitelist oder zur persönlichen Blockliste hinzuzufügen. Alle Aktionen, die Benutzer ausführen können, werden vom Administrator über die Hauptkonfiguration von GFI MailEssentials aktiviert oder deaktiviert, wodurch SpamTag in hohem Maße anpassbar ist.
IT-Fachleute legen Wert auf Funktionen und Leistungsmerkmale. Außerdem sind ihnen Installation, Verwaltbarkeit, Stabilität, Leistung und Effizienz wichtig. „Die Installation des Produkts könnte nicht einfacher sein. Ich hatte noch nie Probleme mit Installationen oder Upgrades. Ich habe GFI MailEssentials sowohl auf Exchange 2007- als auch auf Exchange 2013-Systemen eingesetzt. Es gab ein paar kleinere Probleme zu beheben, aber dabei handelte es sich hauptsächlich um Einstellungsfragen in der Software selbst. Der Support hat mir dabei geholfen, die richtigen Einstellungen vorzunehmen, damit das Produkt den Anforderungen unseres Unternehmens optimal gerecht wird. Selbst bei hohem E-Mail-Aufkommen scheint die Leistung das System nicht zu beeinträchtigen“, sagt Viney.
Es dauert nicht lange, bis sich GFI MailEssentials bewährt. „Ich hatte gerade eine Neuinstallation auf einem Exchange 2013-Server abgeschlossen, der E-Mails an den alten Exchange 2007-Server weiterleitete. Das Programm hat den Spam sofort erkannt und gestoppt. Ich habe sogar im Dashboard des 2007-Servers festgestellt, dass keine Spam-E-Mails mehr an diesen weitergeleitet wurden. Ja, ein wenig Feinabstimmung ist immer nötig, aber es wird definitiv einen sofortigen Effekt auf die Installation jedes E-Mail-Systems haben.“
Probleme gab es nur sehr selten – und in den seltenen Fällen, in denen sie auftreten, können entweder Viney oder GFI sie schnell lösen. „Wir hatten keine Probleme, abgesehen von einer gelegentlichen E-Mail, die falsch zugeordnet wurde, und das passiert bei jeder Lösung auf dem Markt. Aber dank des Dashboards, der Protokolldateien und des technischen Supports werden die Probleme immer schnell gelöst“, sagt Viney. „Ich schätze guten technischen Support. Ich habe im Laufe der Jahre viele Unternehmen kontaktiert, und es gibt nur eine Handvoll, die ich in Bezug auf Schnelligkeit, Zuverlässigkeit, Fachwissen und Umgangsformen in die Spitzenklasse einordnen kann. GFI gehört dazu.“
Fazit
Eine gemeinnützige Organisation wie die Dane County Humane Society muss jeden Cent zweimal umdrehen. Glücklicherweise ist der Preis für GFI MailEssentials genau richtig. „Die Kosten erscheinen im Vergleich zu anderen Lösungen sehr angemessen. Natürlich würden wir uns als gemeinnützige Organisation immer niedrigere Kosten wünschen, aber ich glaube, dass GFI uns ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet“, sagt Viney.
„Diese Software hat meine Erwartungen immer wieder erfüllt und sogar übertroffen. Deshalb sind wir seit jeher ein zufriedener GFI-Kunde und werden es auch weiterhin bleiben“, schloss Viney.
Links
Weitere Informationen zu GFI MailEssentials finden Sie aufunserer Produktübersichtsseite.
Hier können Siedie Software herunterladen
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